Lembretes de pagamento: cobre faturas não pagas automaticamente

O Kaam360 pode lembrar seus clientes de faturas não pagas por você: um aviso cordial alguns dias antes do vencimento, outro no dia e depois avisos mais firmes enquanto a fatura continuar em aberto. Em uma etapa que você escolher, o responsável pela conta recebe uma tarefa de acompanhamento e uma multa por atraso pode ser cobrada. Sua equipe também pode ser lembrada das contas de fornecedores a pagar. As páginas são Lembretes de pagamento (no módulo Finanças) e Lembretes de contas (no módulo Compras).

Ative os lembretes

1. Abra Lembretes de pagamento e clique em Configurações e planos.
2. Marque Lembre os clientes automaticamente sobre faturas não pagas.
3. Escolha quando os lembretes podem sair: De e Até (no fuso horário da sua organização), e No máximo esta quantidade por dia. Marque Somente em dias úteis se não quiser lembretes nas folgas semanais ou nos feriados.
4. Clique em Salvar.

Só são cobradas as faturas enviadas por e-mail pelo Kaam360, no endereço para onde foram. Marque Lembrar também das faturas marcadas como enviadas manualmente para usar o e-mail do cliente (ou do contato principal dele) nas demais.

Planos de lembretes

Um plano é a lista de etapas, contadas a partir do vencimento de cada fatura. Os espaços de trabalho novos começam com: 3 dias antes, no dia do vencimento e depois com 3, 7, 14 e 30 dias de atraso.

1. Em Planos de lembretes, clique em um plano para alterá-lo, ou clique em Novo plano.
2. Para cada etapa, escolha Antes do vencimento, No dia do vencimento ou Após o vencimento, e o número de dias.
3. Após o vencimento, escolha o tom: Cordial, Firme ou Último aviso.
4. Marque Anexar a fatura (PDF) e, se quiser, Anexar o extrato do cliente (PDF).
5. Clique em + Adicionar etapa para mais etapas (até 12), ou na lixeira para remover uma. Clique em Salvar plano.

Um plano é O plano padrão: todos os clientes o seguem, a menos que tenham recebido outro. Para dar outro plano a um cliente (por exemplo um mais suave para clientes importantes), abra o cliente no CRM e clique em Alterar no cartão Lembretes de pagamento.

O texto, no idioma de cada cliente

• Deixe o texto em branco para usar o texto pronto de cada etapa. Ele é traduzido para o idioma do cliente: o idioma definido no contato do cliente ou, se não houver, o Idioma quando o cliente não tem um do plano.
• Para escrever o seu, abra Texto em uma etapa. Qualquer idioma é usado para todos; clique em um idioma para escrever uma versão para os clientes que falam esse idioma.
• Você pode usar estas palavras entre chaves, preenchidas para cada fatura: {customer}, {invoice}, {amount} (o que ainda está em aberto, depois das notas de crédito), {due_date}, {days_late}, {organization}, {late_fee} e {fee_invoice}. {pay_link} é a página on-line da fatura, onde o cliente pode pagá-la, depois que o pagamento on-line estiver configurado (veja Receba online com Pagar agora); até lá, fica vazio.
• Escolha um idioma e clique em Pré-visualização para ver o lembrete como o cliente o receberia.
• A Frase extra em cada lembrete é acrescentada ao fim de cada um.

Acompanhamentos e multas por atraso

• Marque Pedir ao responsável pela conta que faça o acompanhamento (uma tarefa e um e-mail) em uma etapa após o vencimento. O responsável pelo cliente (ou a pessoa escolhida em Quem faz o acompanhamento quando um cliente não tem responsável pela conta) recebe uma tarefa em Atividades para aquele dia e um e-mail.
• Escolha uma Multa por atraso em uma etapa após o vencimento: um valor ou % do que é devido. A multa é cobrada em uma fatura própria (a fatura do cliente nunca muda), com vencimento em Dias para pagar uma multa por atraso. Ela é anexada ao lembrete. Nunca se cobra multa sobre multa.
• Para cancelar uma multa, abra a fatura e clique em Retirar ao lado dela no cartão Lembretes de pagamento. A fatura da multa é anulada.
• Uma etapa alcançada mais de 7 dias depois da data dela (por exemplo depois de uma pausa, ou quando os lembretes acabaram de ser ativados) ainda envia o lembrete, mas nunca pede acompanhamento nem cobra multa.

Quando os lembretes param

• Eles param sozinhos quando a fatura é paga, totalmente creditada ou anulada.
• Na fatura, marque Pausar lembretes para esta fatura, ou O cliente contesta esta fatura (sem lembretes e sem multa até você desmarcar), e clique em Salvar.
• Na página do cliente, clique em Alterar e marque Pausar lembretes para este cliente, com uma data de término se quiser.
• Um cliente nunca recebe mais de um lembrete por fatura por dia, e nunca fora do seu horário de envio.

Acompanhe o que acontece

Em Lembretes de pagamento:

• Próximos: o que sai nos próximos dias, com a etapa e se pede acompanhamento ou cobra multa.
• Enviado: cada lembrete, acompanhamento e multa. Pesquise, filtre por tipo e datas, e clique em Excel ou PDF para baixar.
• Em espera: faturas contestadas e pausadas, e clientes pausados.
• Relatório: lembretes enviados por etapa, quantas faturas foram pagas dentro dos dias que você escolher após o último lembrete, a média de dias para pagar e o valor recebido. Clique em Excel ou PDF para baixá-lo.

Cada fatura mostra os próprios lembretes no cartão Lembretes de pagamento.

Lembretes de contas de fornecedores

1. Abra Lembretes de contas.
2. Marque Lembrar a equipe das contas de fornecedores a pagar. Escolha os Dias antes do vencimento, se quer lembrar Também no dia do vencimento, e Quando vencida: no dia seguinte, depois a cada (dias).
3. Escolha Quem é lembrado: O responsável pela conta (a pessoa que cuida do fornecedor, ou quem lançou a conta), Todos que podem comprar de fornecedores ou Ambos.
4. Marque o resumo diário para receber um único e-mail por dia listando todas as contas, em vez de um e-mail por conta. Clique em Salvar.

As abas Próximos e Enviado mostram o que está planejado e o que já saiu. A página de cada conta mostra os lembretes dela. Os lembretes param quando a conta é paga por completo ou anulada.

Quem pode fazer o quê

Em Funções e permissões, na seção Finanças: Ver faturas abre Lembretes de pagamento e o relatório. Configurar lembretes de pagamento os ativa, altera os planos, o texto, as multas e o horário de envio, e dá outro plano a um cliente. Escrever e enviar faturas pausa faturas e clientes, marca faturas como contestadas e cancela multas. Lembretes de contas exigem Ver compras; alterá-los exige Comprar de fornecedores. Cada alteração é gravada no registro de auditoria.