Razão geral: plano de contas, lançamentos contábeis e relatórios financeiros

O Razão geral mantém os livros da sua empresa em partidas dobradas, dentro do Kaam360. Cada valor é registrado duas vezes: uma vez como débito em uma conta e outra como crédito em outra, então os livros sempre fecham. Com esses lançamentos o Kaam360 monta a Demonstração de resultados, o Balanço patrimonial e o Balancete.

Você precisa da permissão Ver o razão geral para abri-lo, Manter a contabilidade para escrever lançamentos e alterar contas, e Fechar os livros para fechar um período. Os gerentes têm as duas primeiras; fechar os livros fica com os administradores até que a deem a alguém.

O plano de contas

1. Abra Razão geral no menu Finanças e escolha Plano de contas.
2. Na primeira vez, o Kaam360 oferece um plano de contas pronto, organizado em níveis como na maioria das normas contábeis: uma classe (por exemplo 1 Assets), um grupo (11 Current assets), um subgrupo (111 Cash and bank) e as contas propriamente ditas (1000 Bank). As classes são 1 Ativo, 2 Passivo, 3 Patrimônio líquido, 4 Receitas, 5 Custo das vendas e 6 Despesas operacionais.
3. Classes, grupos e subgrupos são títulos: apenas somam as contas abaixo deles. Os lançamentos vão sempre para uma conta.
4. Clique em Adicionar uma conta para criar uma, por exemplo 6150 Internet como Despesa, e escolha o título em Fica sob. Se ficar vazio, ela vai para a classe do seu tipo.
5. Clique em Adicionar um título para criar seu próprio grupo ou subgrupo, por exemplo 631 Custos de TI sob 6 Operating expenses.
6. Clique no lápis para renomear uma conta ou um título ou mudar o código. Marque É uma conta de banco ou de caixa nas suas contas bancárias e caixas.

Uma conta com lançamentos não pode ser removida: marque Arquivada: não é mais usada em novos lançamentos e o histórico fica nos relatórios. As contas usadas pelos lançamentos automáticos do Kaam360 (contas a receber, vendas, impostos, banco) podem ser renomeadas, mas não removidas. Um título pode ser removido quando não houver mais nada abaixo dele.

Escrever um lançamento contábil

1. Clique em Novo lançamento contábil.
2. Escolha a Data, digite uma Descrição (por exemplo "O dono colocou dinheiro na empresa") e, se quiser, uma Referência.
3. Em cada linha escolha a Conta e digite o valor em Débito ou Crédito. Os títulos aparecem em cinza na lista para orientar, mas só é possível escolher contas. Clique em Adicionar uma linha para mais linhas.
4. Observe os totais: o lançamento só pode ser registrado quando mostra Equilibrado (débitos iguais aos créditos).
5. Clique em Registrar nos livros, ou em Salvar como rascunho para terminar depois. Um rascunho não muda nada nos relatórios.

Todo lançamento é um comprovante, e o Kaam360 identifica o tipo pelas linhas:

• um comprovante de recebimento (RV-0001) quando entra dinheiro numa conta de banco ou caixa;
• um comprovante de pagamento (PV-0001) quando sai dinheiro de uma;
• um comprovante de transferência (CV-0001) quando o dinheiro só se move entre suas próprias contas de banco e caixa;
• um comprovante de diário (JV-0001) para todo o resto, como uma venda a prazo.

Cada tipo tem sua própria numeração, sem falhas. Os lançamentos anteriores aos tipos de comprovante mantêm os números JE-. No diário, escolha um tipo em Todos os comprovantes para ver só esses.

Lançamentos registrados não podem ser alterados nem excluídos. Para corrigir um, abra-o e clique em Estornar: o Kaam360 registra um novo lançamento com cada débito e crédito trocados, e os dois se anulam. Depois registre o lançamento correto.

Débito e crédito em resumo: ativos e despesas aumentam com débito; passivos, patrimônio e receitas aumentam com crédito. Dinheiro entrando no banco é um débito em Bank; uma venda é um crédito em Sales.

Relatórios

Escolha Relatórios, depois o relatório, a empresa (se tiver várias) e o período, e clique em Mostrar.

• Demonstração de resultados: as receitas, depois o Custo das vendas e o Lucro bruto, depois outras receitas e as despesas, com o lucro ou prejuízo líquido. Marque Comparar com o período anterior para ver ao lado o período imediatamente anterior.
• Balanço patrimonial: o que a empresa tem (ativo), deve (passivo) e a parte dos donos (patrimônio líquido) num dia. O lucro deste exercício e o de exercícios anteriores aparecem separados, então você nunca precisa de um lançamento de encerramento de fim de ano. Marque Comparar com um ano antes para ver o mesmo dia um ano antes.
• Balancete: o saldo de cada conta num dia, numa coluna de débito e outra de crédito com totais iguais, com o total de cada título.
• Razão de uma conta: cada linha registrada de uma conta num período, com o saldo inicial, o saldo acumulado e o saldo final. Clique no nome de uma conta em qualquer relatório ou no plano de contas para abri-lo. Clique num título para ver as linhas de todas as contas abaixo dele.

Escolha quanto detalhe mostrar: Todas as contas, Até subgrupos ou Só grupos. Cada título mostra o total das contas abaixo dele, e os totais do relatório nunca mudam. Clique em Excel ou PDF para baixar qualquer relatório como aparece. Os relatórios só contam lançamentos registrados, os de cada empresa separadamente, na moeda principal dessa empresa.

Fechamento dos livros

Quando um período terminar (por exemplo, após o fechamento anual do seu contador), abra Fechamento dos livros, escolha a data em Fechar até e clique em Salvar. Nenhum lançamento com essa data ou anterior poderá mais ser registrado ou estornado. Para reabrir um período fechado, escolha uma data anterior (ou apague-a), escreva um motivo e clique em Salvar: o motivo fica no registro de atividades. Aqui você também escolhe o mês em que O exercício começa em (por exemplo julho), usado pelo balanço e pelo período Este exercício.

Lançamentos automáticos

O Kaam360 lança seus documentos no razão sozinho, para você não digitá-los duas vezes. Numa empresa que nunca escolheu, foi ligado a partir do dia em que isto chegou ao Kaam360. Alguém com a permissão Fechar os livros pode mudar:

1. Abra Razão geral e escolha Lançamentos automáticos.
2. Em Lançar documentos com data a partir de, escolha o primeiro dia a lançar (por exemplo, o dia seguinte aos seus saldos de abertura), ou deixe vazio para desligar os lançamentos automáticos.
3. Se quiser, escolha para onde As vendas vão para, para onde O dinheiro recebido e pago vai para, para onde As contas de fornecedores vão para, e uma conta para cada tipo de despesa. Deixando A conta padrão, o Kaam360 usa as contas do plano pronto.
4. Clique em Salvar. Os documentos a partir desse dia são lançados na hora e depois a cada poucos minutos.

O que é lançado, cada um como um comprovante equilibrado na moeda principal da empresa:

• Uma fatura quando é enviada: o que o cliente deve, as vendas e o imposto cobrado.
• Dinheiro recebido numa fatura (marcada como paga, um pagamento parcial, Pagar agora ou um cheque depositado): um comprovante de recebimento no banco, abatendo o que o cliente deve.
• Dinheiro recebido num pagamento de projeto ainda não faturado: um comprovante de recebimento no banco, guardado em Advances from customers. Quando o pagamento é faturado, o mesmo comprovante passa para o que o cliente deve.
• Um adiantamento de cliente: um comprovante de recebimento no banco, guardado em Advances from customers. Quando é usado numa fatura, um comprovante de diário o passa para a fatura; só o resto da fatura conta como dinheiro novo. Devolver um adiantamento é um comprovante de pagamento.
• Um adiantamento pago a um fornecedor: um comprovante de pagamento do banco, em Advances paid to suppliers. Quando é usado numa conta do fornecedor, quita a conta sem mexer no banco.
• Uma nota de crédito quando é emitida, e o dinheiro devolvido dela como reembolso.
• Uma conta de fornecedor: a despesa, o imposto pago e o que você deve ao fornecedor; e cada pagamento feito nela (um cheque emitido quando o banco o paga).
• Uma despesa quando é aprovada (devida à pessoa), e de novo quando é reembolsada.
• Caixa pequeno (petty cash): o dinheiro inicial de uma caixa, cada reforço vindo do banco, cada gasto (sua conta de despesa e o imposto) e cada diferença de contagem, na conta Petty cash.
• Pagamentos Pagar agora que chegam ao banco num repasse da Stripe: primeiro para Stripe clearing; no dia em que o repasse chega, o líquido vai para o banco e as tarifas da Stripe para Bank charges (veja Receba online com Pagar agora).
• Um ganho ou perda cambial realizado (um pagamento, reembolso ou nota de crédito a uma taxa diferente da do seu documento): para Exchange gains and losses, que a Demonstração de resultados mostra em Outras receitas. Só para dinheiro movimentado a partir do dia em que isto foi acrescentado, para nada do que já está nos livros mudar.

Documentos com data anterior ao primeiro dia fazem parte dos seus saldos de abertura, por isso não são lançados. O dinheiro que chega sobre eles a partir desse dia é lançado, para que esses saldos de abertura fiquem quitados. Cada lançamento é convertido às taxas de câmbio da data do seu documento, por isso os lançamentos já no razão não mudam quando as taxas são atualizadas.

Os lançamentos automáticos aparecem como Automático no diário e acompanham seu documento: se o documento muda, é anulado ou excluído, o Kaam360 corrige o lançamento. Você não pode alterá-los nem estorná-los; altere o documento. Um lançamento num período fechado nunca muda: a correção é lançada no período aberto (na data do documento se estiver aberta; senão, no dia seguinte à data de fechamento; para um documento anulado ou removido, no dia em que isso é percebido).

Conciliação bancária

Compare o razão com o extrato do banco, para saber que cada pagamento está registrado e que nada aparece duas vezes.

1. Abra Razão geral e escolha Conciliação bancária.
2. Escolha a conta de banco ou de caixa. As contas de banco e caixa que você cadastrou na Previsão de fluxo de caixa aparecem sozinhas no plano de contas (em Bank e Cash, com códigos como 1000.1), então você nunca mantém duas listas.
3. Escolha a Data do extrato e digite o Saldo final do extrato.
4. Marque cada linha que aparece no extrato. Diferença em relação ao extrato mostra o que ainda falta.
5. Quando a diferença for zero, clique em Concluir a conciliação.

A próxima conciliação começa no saldo deste extrato. Uma linha do extrato que ainda não está no razão (uma tarifa bancária, juros) normalmente ainda precisa ser registrada: faça um lançamento e depois marque-a. Em Conciliações anteriores você pode desfazer a última. Uma linha já marcada nunca é reescrita pelos lançamentos automáticos; se o documento dela mudar, a mudança é lançada como correção.

Para escolher qual conta bancária os lançamentos automáticos usam, selecione-a em O dinheiro recebido e pago vai para, em Lançamentos automáticos.

Ativos imobilizados

Distribua o custo de equipamentos, veículos e máquinas pelos anos em que você os usa.

1. Abra Razão geral, escolha Ativos imobilizados e depois Adicionar um ativo.
2. Digite o Nome, a data em Comprado em, o Custo, o Valor no fim da vida útil (0 serve) e a Vida útil (meses), por exemplo 60 para cinco anos.
3. Escolha o Método: Linear deprecia o mesmo valor todo mês; Saldo decrescente um percentual anual do que ainda vale, ou seja, mais nos primeiros anos.
4. Em Pago com, escolha o banco (ou Accounts payable, ou Opening balances para algo que você já tinha). Escolha Já está nos livros se a compra foi lançada de outra forma.
5. Clique em Salvar.

O Kaam360 lança a compra e, no fim de cada mês, uma depreciação em Depreciation e Accumulated depreciation, para o balanço mostrar o ativo pelo que ainda vale. Clique no nome de um ativo para ver o cronograma mês a mês. Ao vendê-lo ou baixá-lo, edite-o e preencha Vendido ou baixado: o ativo sai dos livros e o ganho ou perda é lançado.

Orçamentos

1. Abra Razão geral e escolha Orçamentos.
2. Escolha o exercício. Digite um orçamento para cada conta de receita e despesa mês a mês, ou digite um valor anual em Ano inteiro para distribuí-lo igualmente.
3. Clique em Salvar o orçamento.

Abaixo do orçamento, Orçado versus realizado compara com o que realmente aconteceu do início do ano até este mês, com a diferença e o percentual usado. Uma conta de despesa que já gastou mais que o orçamento é marcada como Acima do orçamento, e um aviso aparece no diário.

O que ainda não inclui

Ganhos e perdas cambiais não são lançados automaticamente: registre-os com um lançamento. Para ver quem lhe deve dinheiro e há quanto tempo, use Extratos de clientes e os relatórios de pagamentos (a página de relatórios também tem os links); para o que você deve a fornecedores, use os relatórios de compras. O Kaam360 não entrega nada à Receita: confira seus livros com seu contador.