Políticas de despesas: limites, recibos, diárias e quilometragem

Em Políticas de despesas você escreve as regras com que cada despesa é verificada no momento em que alguém a envia: quanto por despesa, por dia ou por mês, quando um recibo é exigido e que tipos de despesa algumas pessoas não podem pedir. Você também mantém os valores de diária e quilometragem que as pessoas escolhem. Quem aprova, e em quantas etapas conforme o valor, continua em Regras de aprovação.

Adicionar uma regra

1. Abra Políticas de despesas no menu Finanças (você precisa do direito Definir regras de despesas).
2. Pressione Nova regra e dê um Nome, por exemplo "Refeições: no máximo 50 por dia".
3. Escolha o Tipo de despesa a que ela se refere, ou Todos os tipos.
4. Opcional: escolha Só para a função (opcional) ou Só para a equipe (opcional). Em branco, a regra vale para todos.
5. Preencha um ou mais de Limite por despesa (opcional), Limite por dia (opcional), Limite por mês (opcional) e Recibo exigido acima de (opcional) (digite 0 para exigir sempre um recibo). Os valores estão na sua moeda principal; despesas em outras moedas são convertidas.
6. Em Quando a regra for descumprida escolha Avisar (a despesa ainda pode ser enviada, e o aprovador vê o aviso) ou Bloquear (ela não pode ser enviada).
7. Ou marque Este tipo não é permitido para estas pessoas: essa despesa é sempre bloqueada.
8. Pressione Salvar.

O que as pessoas veem

Em Despesas, o formulário verifica as regras enquanto as pessoas o preenchem. Uma caixa amarela diz o que o aprovador verá; uma caixa vermelha diz por que a despesa não pode ser enviada como está. Os avisos ficam na despesa: os aprovadores os veem na lista e em Aprovações.

Diária e quilometragem

1. Em Valores de diária e quilometragem pressione Novo valor.
2. Escolha o Tipo: Diária (um valor por dia, por exemplo por cidade ou país) ou Quilometragem (um valor por quilômetro ou milha, por exemplo "Carro próprio").
3. Digite o Nome, o valor e a Moeda, e pressione Salvar.

As pessoas então escolhem o tipo Diária ou Quilometragem em uma despesa, escolhem o valor e digitam os Dias ou a Distância: o montante é calculado para elas. Um valor já usado não pode ser excluído; ele é desativado.

Aprovações por valor

Para que despesas grandes sejam aprovadas por mais pessoas (por exemplo acima de 1.000: o gestor e depois o financeiro), abra Regras de aprovação em Configurações e adicione uma regra para Despesa com um valor mínimo e as etapas. As regras se aplicam em ordem; vale a primeira que se encaixar.

Reembolsar juntas

Em Despesas, quem aprova despesas vê Reembolsar juntas: todas as despesas aprovadas ainda não reembolsadas, por pessoa. Marque as que você reembolsou de uma vez, escolha a data, a forma e uma referência, e pressione Reembolsar as marcadas. Cada despesa é marcada como reembolsada e cada pessoa é avisada. Em Pagamentos anteriores, Lista para o banco baixa o que cada pessoa recebeu, para o pagamento em lote do seu banco.