Folhas de esforço: divida seu tempo entre seus projetos a cada semana ou mês

Nem todo mundo registra horas todos os dias. Responsáveis de projeto, gestores e outras pessoas que trabalham em vários projetos podem preencher uma Folha de esforço: uma vez por semana ou por mês, dizem que parte do seu tempo foi para cada projeto e adicionam as outras despesas do período. Quando fecham o período, ele passa a fazer parte do custo de cada projeto.

Preencher sua folha de esforço

1. Abra Folhas de esforço no menu, em Gestão de projetos, Tempo.
2. A folha do período atual é aberta. Use as setas para ir a outro período.
3. Em Seu tempo em cada projeto, escolha um projeto em Adicionar um projeto e clique em Adicionar. Digite a Parte do seu tempo de cada projeto. No total, no máximo 100%: o resto é tempo fora de projetos.
4. Em Outras despesas do período, escolha o Projeto, a Data, a Categoria e o Valor, adicione uma nota e um comprovante se tiver, e clique em Adicionar despesa.
5. Clique em Salvar para guardar seu trabalho.
6. Quando o período terminar, clique em Fechar o período e depois em Sim, fechar.

As listas de projetos mostram os projetos de que é responsável ou membro. Para escolher outro projeto, marque Mostrar todos os projetos.

Depois de fechada, a folha fica bloqueada. Se algo estiver errado, peça a quem gerencia as folhas de esforço que a abra outra vez.

Como é custeada

Para cada projeto, sua parte das suas horas de trabalho no período (seu turno, menos férias e feriados) é contada pelo seu custo por hora habitual, menos as horas que você já registrou nesse projeto (essas já contam como mão de obra). Aparece na aba Custos do projeto em Gestão do projeto, e em Lucro e Portfólio. As despesas entram nas Despesas do projeto. Um período fechado nunca é cobrado de novo como tempo de responsável ou por uma parte do seu mês. Veja Veja quanto um projeto realmente custa.

Lembretes

Quando um período terminou e sua folha não está fechada, o Kaam360 lembra você no sino e por e-mail, e mais uma vez alguns dias depois se ainda estiver aberta. Para parar os e-mails, desmarque "Enviar um e-mail quando minha folha de esforço estiver pendente" em Meu perfil. Os gestores podem desligar os lembretes para todos em Quem e com que frequência.

Para gestores

Quem tem permissão para gerenciar folhas de esforço vê mais duas abas em Folhas de esforço:

• Todos: a folha de cada pessoa no período, Aberta, Fechado ou Atrasada, com sua parte em projetos e despesas. Clique no olho para abrir uma folha. Para abrir outra vez uma folha fechada, preencha Por que é aberta outra vez? e clique em Abrir outra vez. O motivo vai para o registro de auditoria e a pessoa é avisada. Ninguém pode abrir outra vez a própria folha: outra pessoa que gerencia as folhas de esforço, ou um administrador, precisa fazer isso.
• Quem e com que frequência: escolha Semanal (segunda a domingo) ou Mensal, ligue ou desligue os lembretes e marque as pessoas que preenchem folhas de esforço.

Se algo der errado

• Folhas de esforço não aparece no menu: peça a quem gerencia as folhas de esforço que marque seu nome.
• Você não consegue salvar: as partes somam mais de 100%; reduza-as.
• Uma despesa é recusada: a data precisa estar dentro do período da folha.