Portal do cliente: cotações, aprovações e arquivos compartilhados

O portal do cliente é onde as pessoas dos seus clientes entram para acompanhar o trabalho que fazem com você. Ele mostra o logotipo e a cor de e-mail da sua empresa (defina-os em Empresas nas Configurações). Além dos projetos, ele pode mostrar as cotações dos clientes, as entregas esperando aprovação e os arquivos que você compartilha com eles. Veja Dê aos seus clientes o próprio acesso (usuários do cliente) para adicionar pessoas.

Mostre cotações a um usuário do cliente

1. Abra Usuários na seção Administração, escolha a aba Usuários do cliente e abra a pessoa.
2. Em Em todo o portal do cliente, marque Ver cotações. Você precisa da permissão para ver o CRM.
3. Pressione Salvar.

Agora a pessoa vê Cotações no portal: todas as cotações da empresa dela que foram enviadas. Rascunhos nunca aparecem. Ela pode ler, pressionar Baixar PDF, Aceitar a cotação (digitando o nome completo e marcando que concorda) ou Pedir alterações com um comentário.

Quando um cliente responde

• Aceito: a cotação é marcada como Aceita na hora, e o negócio dela assume o valor, como quando você mesmo a marca.
• Alterações pedidas: a cotação continua como Enviada. Altere-a e envie de novo.
• Em ambos os casos, o responsável pela cotação e quem a escreveu recebem uma notificação e um e-mail.
• Na cotação, Respostas do portal do cliente mostra quem respondeu, quando, de qual endereço de internet, o valor que a pessoa viu e o comentário dela. O registro de atividades guarda o mesmo histórico.

Entregas para aprovar

Coloque o arquivo em revisão com Revisão de arquivos e marque Mostrar ao cliente no portal do cliente (ele pode comentar) e Pedir também a aprovação do cliente. Os usuários do cliente com Revisar arquivos naquele projeto recebem um e-mail, e a entrega aparece em Aprovações no portal deles. Cada nova versão pede de novo. Quando eles aprovam ou pedem alterações, o nome, o horário e o endereço de internet ficam guardados com aquela versão. Veja Revisão de arquivos: comente imagens, PDFs e vídeos e aprove cada versão.

Compartilhe arquivos com o cliente

1. Abra o projeto e a aba Documentos.
2. Pressione o botão de loja (Compartilhar com o cliente no portal dele) ao lado de um arquivo. Ele recebe a etiqueta Compartilhado com o cliente.
3. Pressione de novo para parar de compartilhar.

Os arquivos compartilhados aparecem em Arquivos compartilhados na página do projeto no portal, para usuários do cliente e links do portal. Os Marcos do projeto também aparecem ali, com as datas.

Faturas e extratos

1. Abra o usuário do cliente como acima.
2. Em Em todo o portal do cliente, marque Ver faturas e extratos. Você precisa da permissão para ver faturas.
3. Pressione Salvar.

Agora a pessoa vê Faturas: todas as faturas que você emitiu para a empresa dela (enviadas ou pagas; rascunhos e faturas canceladas nunca aparecem), com o que ainda falta pagar, e Ver extrato para o extrato da conta. Ambos podem ser baixados em PDF. Cada fatura mostra Como pagar com as instruções de pagamento da fatura. O pagamento online ainda não é oferecido no portal.

Suporte em um só lugar

Os usuários do cliente que podem abrir chamados em qualquer um dos seus projetos veem Suporte: os chamados de todos esses projetos juntos, uma busca nos seus artigos de ajuda e Abrir um chamado com a escolha do projeto. Os chamados chegam em Chamados como sempre. Veja Deixe os clientes abrirem chamados no portal deles.

Se algo der errado

• O cliente não vê Faturas: marque Ver faturas e extratos para a pessoa e confira se a fatura foi enviada para a empresa dela.
• O cliente não vê Cotações: marque Ver cotações para a pessoa e confira se a cotação é para a empresa dela e foi enviada.
• Uma cotação não pode ser aceita: ela pode ter expirado (a data em Válido até passou) ou já ter sido aceita.
• O cliente não vê uma entrega: ela precisa estar visível no portal, e a pessoa precisa de Revisar arquivos no projeto.
• O cliente não vê uma fatura ou um orçamento de um projeto: ele vê só os dos projetos que recebeu (e os que não pertencem a nenhum projeto). Marque o projeto para ele.
• Ver extrato não mostra nada: o extrato soma todas as faturas da empresa, por isso todos os projetos da empresa precisam estar marcados para ele.