Conecte o QuickBooks ou o Xero

Se o seu contador trabalha no QuickBooks Online ou no Xero, o Kaam360 pode enviar a ele o que você faz aqui: cada fatura emitida, o cliente dela, as notas de crédito e os pagamentos recebidos. Isso acontece sozinho a cada minuto mais ou menos, em um só sentido: do Kaam360 para o programa de contabilidade. Se quiser, também as contas de fornecedores, o que você paga nelas e as despesas que reembolsa à sua equipe.

Quem pode usar: administradores e qualquer pessoa cuja função tenha a permissão Conectar software de contabilidade (veja Crie suas próprias funções). Faz parte do pacote Business.

1. Conecte

1. Pressione Configurações e depois o cartão Contabilidade (em Finanças).
2. Se você tem várias empresas, escolha primeiro a Empresa. Cada empresa conecta a sua própria empresa do QuickBooks ou organização do Xero.
3. Pressione o botão para conectar o QuickBooks ou o Xero.
4. Entre no QuickBooks ou no Xero, escolha a sua empresa (no Xero, marque a sua organização) e pressione Conectar ou Allow access.
5. Você volta ao Kaam360. No Xero, se o seu acesso alcança várias organizações, escolha a certa e pressione Usar esta organização.

Você pode conectar os dois, por exemplo enquanto muda de um para o outro. Cada um recebe tudo.

2. Escolha as correspondências

Logo depois de conectar, Correspondências e configurações se abre (você pode abri-lo de novo a qualquer momento):

1. Conta de vendas (Xero) ou Produto ou serviço (QuickBooks): para onde vão as linhas das faturas. No QuickBooks é usada a conta de receita do produto.
2. Conta bancária para pagamentos: onde os pagamentos recebidos são registrados.
3. Enviar documentos emitidos a partir de: documentos mais antigos ficam como estão, porque geralmente já estão na sua contabilidade. Começa no primeiro dia deste mês.
4. Marque ou desmarque Enviar pagamentos recebidos (também parciais e online), Enviar notas de crédito e onde foram usadas e a opção de marcar como pagas no Kaam360 as faturas pagas integralmente no QuickBooks (ou no Xero).
5. Em Alíquotas de imposto, escolha para cada alíquota do Kaam360 a alíquota correspondente no programa de contabilidade, mais Sem imposto e Faturas mais antigas com uma única alíquota. O Kaam360 sugere uma correspondência (marcada como Sugerido): confira.
6. Pressione Salvar. O envio começa em até um minuto.

3. O que é enviado

• Clientes: associados pelo nome (no Xero também pelo e-mail); se não houver, o cliente é adicionado.
• Faturas assim que são emitidas (enviadas ou marcadas como enviadas), nunca rascunhos. Com número, datas, referência, linhas, imposto e moeda. Os totais são os mesmos do Kaam360, ao centavo.
• Notas de crédito, e as faturas em que foram usadas.
• Pagamentos recebidos, incluindo parciais e pagos online. Se um pagamento for removido no Kaam360, ele também é removido lá. Um reembolso feito no Stripe reduz ou remove esse pagamento lá, então uma fatura reaberta também fica aberta lá (o reembolso em si não é registrado como reembolso lá: registre-o no seu programa de contabilidade se precisar).
• Faturas e notas de crédito Anulada também são anuladas lá (no QuickBooks, uma nota de crédito anulada é excluída).
• Nada é enviado duas vezes: o Kaam360 lembra no que cada registro se transformou e procura uma fatura com o mesmo número antes de adicionar uma.
• Se uma fatura foi paga integralmente direto no QuickBooks ou no Xero, o Kaam360 a marca como paga aqui uma vez (quando a caixa está marcada). O Registro de atividades informa isso.

Contas e despesas

Em Contas e despesas, dentro de Correspondências e configurações, você também pode enviar o que gasta. As duas opções ficam desligadas até você marcá-las:

1. Marque Enviar as contas de fornecedores e os pagamentos delas. Cada fornecedor é adicionado lá (no QuickBooks como fornecedor; se um cliente já tem o mesmo nome, ele se chama "Nome (supplier)"), e cada conta com número, referência do fornecedor, datas, linhas, frete, imposto e moeda. Os pagamentos que você registra numa conta são enviados como pagamentos de conta; um pagamento removido também é removido lá, e uma conta anulada é apagada (QuickBooks) ou anulada (Xero).
2. Marque Enviar as despesas depois de reembolsadas à pessoa. Uma despesa é enviada quando é marcada como reembolsada: no QuickBooks como compra (Expense), no Xero como transação de saída de dinheiro (Spend Money), pelo valor reembolsado e com o nome da pessoa. Se o reembolso for desfeito, ela é removida lá.
3. Escolha a Conta de despesas: as linhas das contas vão para ela, e também as despesas cujo tipo não tem conta própria.
4. Escolha a Conta bancária de onde são pagas contas e despesas.
5. Em Imposto em contas e despesas, escolha a alíquota de compra correspondente a cada alíquota usada nas contas, a sem imposto e ao imposto das despesas.
6. Em Tipo de despesa você pode dar a cada tipo de despesa (por exemplo Viagens) uma conta própria. Deixe A conta de despesas acima para usar a principal.
7. Clique em Salvar.

4. Acompanhe

O cartão de cada programa mostra quando sincronizou pela última vez, o que foi Enviados no último dia, o que está Aguardando e o que Falhou.

• Sincronizar agora envia na hora o que está esperando.
• Registro de sincronização lista cada registro com o seu status. Marque Somente problemas para ver só o que falhou, com a explicação do próprio programa de contabilidade (por exemplo um período bloqueado ou uma alíquota que falta).
• Uma falha é tentada de novo sozinha depois de 1, 5 e 30 minutos, 2 horas e 12 horas. Depois disso, espera por você: corrija a causa e pressione Tentar novamente na linha ou Tentar novamente tudo o que falhou. Salvar Correspondências e configurações também tenta de novo tudo o que falhou.
• Pausar o envio interrompe o envio por um tempo; Retomar o envio continua de onde parou.

Desconecte

Pressione Desconectar (duas vezes, para confirmar). O Kaam360 retira a permissão dele no QuickBooks ou no Xero e esquece as chaves. O que já foi enviado fica no seu programa de contabilidade. Se você conectar a mesma empresa de novo mais tarde, nada é enviado duas vezes.

Se algo der errado

• Ainda não disponível: as pessoas que operam o Kaam360 ainda não ativaram aquele programa. Peça ao suporte.
• Precisa reconectar: a permissão expirou (no QuickBooks depois de 100 dias sem uso, no Xero depois de 60) ou alguém a retirou no programa de contabilidade. Pressione Reconectar; nada do que já foi enviado é enviado duas vezes.
• Uma linha no Registro de sincronização diz que uma alíquota não tem correspondência: escolha-a em Alíquotas de imposto em Correspondências e configurações e pressione Salvar.
• Você só precisa de um arquivo para o seu contador? Veja Crie e envie faturas para o download (uma planilha ou um arquivo para Xero ou QuickBooks), que continua funcionando.