Terima pembayaran online dengan Bayar sekarang (kartu atau bank, dengan Stripe)

Dengan pembayaran online, pelanggan Anda dapat membayar faktur dengan kartu atau bank dalam beberapa klik: tombol Bayar sekarang muncul di email faktur, di pengingat pembayaran, di halaman online faktur, dan di portal pelanggan. Uangnya langsung masuk ke akun Stripe Anda sendiri (Stripe adalah perusahaan pembayaran yang menerima pembayaran). Kaam360 tidak pernah melihat detail kartu atau bank, dan menandai faktur lunas sendiri saat Stripe mengonfirmasi pembayaran.

Siapa yang dapat menyiapkannya: administrator, dan siapa pun yang perannya memiliki hak Atur pembayaran online (lihat Buat peran Anda sendiri). Fitur ini termasuk dalam paket Team dan Business.

1. Buka akun Stripe

1. Buka stripe.com dan buat akun (gratis untuk dibuka; Stripe mengambil biaya kecil dari setiap pembayaran).
2. Stripe memulai Anda dalam test mode: tidak ada yang sungguhan, jadi Anda dapat mencoba semuanya dengan aman. Untuk menerima pembayaran sungguhan nanti, Stripe meminta detail usaha dan bank Anda (Activate payments).

2. Hubungkan ke Kaam360 (mulai dalam mode uji)

1. Di Stripe, buka Developers > API keys. Pastikan Test mode menyala (sakelar di bagian atas).
2. Di samping Secret key, tekan Reveal test key lalu salin. Kunci ini diawali sk_test_.
3. Di Kaam360, tekan Pengaturan, lalu kartu Pembayaran online.
4. Tempel kunci ke Kunci rahasia dan tekan Hubungkan. Kaam360 memeriksa kunci dengan Stripe dan menampilkan Terhubung serta Mode uji.

Kunci disimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan lengkap lagi; hanya empat karakter terakhirnya yang ditampilkan agar Anda dapat mengenalinya. Jangan pernah menempelkan publishable key (pk_...): Kaam360 meminta secret key.

3. Tambahkan webhook (agar pembayaran tercatat dengan sendirinya)

Webhook adalah cara Stripe memberi tahu Kaam360 bahwa "faktur ini sudah dibayar". Tanpa webhook, Bayar sekarang tidak ditawarkan.

1. Di Pembayaran online, di bawah Webhook, tekan Salin di samping URL endpoint.
2. Di Stripe, buka Developers > Webhooks dan tekan Add endpoint (di tampilan Stripe yang lebih baru: Add destination, pilih Your account dan Webhook endpoint).
3. Tempel alamatnya ke Endpoint URL.
4. Di bawah Select events, pilih persis event yang tercantum di halaman Kaam360: checkout.session.completed, checkout.session.async_payment_succeeded, checkout.session.async_payment_failed, checkout.session.expired, payment_intent.succeeded, payment_intent.payment_failed, dan charge.refunded, payout.paid, payout.failed. Tekan Add endpoint.
5. Di halaman endpoint di Stripe, di bawah Signing secret, tekan Reveal lalu salin. Rahasia ini diawali whsec_.
6. Kembali ke Kaam360, tempel ke Rahasia penandatanganan dan tekan Simpan. Lencananya berubah menjadi Rahasia penandatanganan disimpan.

4. Pilih apa yang dilihat pelanggan

Di bawah Yang dilihat pelanggan:

• Tawarkan Bayar sekarang di faktur: nyalakan atau matikan pembayaran online kapan saja.
• Cara membayar: Kartu (dengan Apple Pay dan Google Pay jika pelanggan memilikinya), dan debit bank jika berlaku: Rekening bank AS (ACH Direct Debit) untuk dolar AS, SEPA Direct Debit untuk euro, Bacs Direct Debit (Inggris) untuk pound. Nyalakan juga masing-masing di Stripe (Settings > Payment methods). Biarkan semuanya tidak dicentang untuk menawarkan persis apa yang menyala di Stripe.
• Pembayaran sebagian: centang Pelanggan boleh membayar sebagian faktur agar mereka dapat mengetik jumlah (tidak pernah lebih dari yang masih terutang), dan atur Pembayaran sebagian terkecil.
• Biaya membayar online: mati (0%) secara bawaan. Beberapa negara dan jaringan kartu melarang atau membatasi biaya semacam ini, jadi periksa dulu sebelum menambahkannya. Pelanggan melihatnya sebelum membayar, dan biaya ini tidak ditambahkan ke faktur.
• Faktur mana: hanya mata uang tertentu (misalnya USD, EUR), dan, jika Anda memiliki beberapa perusahaan, hanya sebagian dari perusahaan itu.

Tekan Simpan.

5. Coba dengan kartu uji

1. Kirim faktur kepada diri sendiri (atau buka faktur yang sudah diterbitkan dan tekan Terbuka di samping Halaman online faktur).
2. Tekan Bayar sekarang. Halaman pembayaran Stripe terbuka.
3. Bayar dengan kartu uji Stripe 4242 4242 4242 4242, tanggal apa pun di masa depan, dan tiga digit apa pun.
4. Anda kembali ke faktur, yang kini tampil sebagai lunas. Di halaman faktur di Kaam360, kartu Pembayaran online mencantumkan pembayarannya, dan Anda mendapat notifikasi serta email.

6. Mulai sungguhan

1. Di Stripe, matikan Test mode dan selesaikan Activate payments.
2. Salin secret key live (sk_live_...). Di Pembayaran online, tekan Ubah kunci, tempel kuncinya, lalu tekan Hubungkan. Lencananya menampilkan Live.
3. Tambahkan webhook lagi dalam mode live (langkah 3: Stripe memisahkan webhook uji dan live) lalu simpan rahasia penandatanganan barunya.

Apa yang dilihat pelanggan Anda

• Email faktur dan pengingat memiliki tombol Bayar sekarang. Di pengingat Anda juga dapat memakai kata {pay_link}.
• Halaman online faktur: alamat pribadi yang dibuat untuk setiap faktur, tempat pelanggan melihat faktur, mengunduh PDF, dan membayar, tanpa masuk. Di halaman faktur, kartu Pembayaran online menampilkan alamatnya dengan Salin; pesan WhatsApp menyertakannya.
• Portal pelanggan: pada faktur yang masih terutang, Bayar sekarang ada di bawah Cara membayar.

Instruksi pembayaran Anda sendiri (detail bank) tetap ada di bawah Bayar sekarang, sehingga pelanggan tetap dapat membayar dengan cara biasa.

Apa yang terjadi setelah pembayaran

• Pembayaran kartu langsung dikonfirmasi: faktur ditandai lunas (atau lunas sebagian, dengan menampilkan sisa yang terutang), dan pembayaran proyek yang ditagihnya ikut bergerak.
• Debit bank memerlukan beberapa hari. Sampai bank mengonfirmasi, pembayaran menampilkan Dalam proses dan tidak ada yang dapat membayar jumlah yang sama dua kali. Jika bank menolaknya, pembayaran menampilkan Gagal dan Anda diberi tahu.
• Biaya Stripe ditampilkan di samping setiap pembayaran saat Stripe melaporkannya.
• Pelanggan mendapat kuitansi lewat email, atas nama perusahaan Anda.
• Anda mendapat notifikasi (lonceng) dan email; begitu pula orang yang menulis faktur.

Pengembalian dana

Lakukan pengembalian dana di dasbor Stripe Anda (buka pembayaran dan tekan Refund). Kaam360 mengikutinya sendiri: pembayaran menampilkan jumlah yang dikembalikan dan faktur kembali terutang sebesar itu. Jika pelanggan tidak akan membayarnya lagi, buat nota kredit untuknya (lihat Nota kredit, pengembalian dana, dan laporan rekening pelanggan).

Jika pelanggan membayar dua kali (misalnya di dua tab browser), pembayaran kedua dicatat sebagai lebih dari yang terutang dan Anda diminta mengembalikan selisihnya di Stripe.

Pencairan ke bank Anda

Setiap beberapa hari Stripe mengirim uang yang dikumpulkannya ke bank Anda, dikurangi biaya dan pengembalian dana: sebuah pencairan. Kaam360 membaca setiap pencairan beserta isinya secara otomatis saat Stripe mengirim payout.paid.

1. Di Pembayaran online, cari Pencairan ke bank Anda. Setiap pencairan menampilkan tanggal tiba, pembayaran, pengembalian dana dan biaya Stripe di dalamnya, serta jumlah yang masuk ke bank Anda.
2. Tekan Tampilkan untuk melihat setiap baris pencairan: setiap pembayaran Bayar sekarang dengan fakturnya, setiap pengembalian dana dan setiap biaya. Pembayaran yang tidak dibuat dengan Bayar sekarang di Kaam360 ditandai Bukan dari Kaam360.
3. Tekan Ambil pencairan untuk membaca ulang pencairan 60 hari terakhir dari Stripe (misalnya tepat setelah Anda menambahkan webhook).

Status menunjukkan posisi setiap pencairan: Dalam proses, Dibayar, belum dicatat, Sudah dicatat, baris bank belum dicocokkan atau Sudah direkonsiliasi.

Di buku besar (dengan jurnal otomatis aktif), pembayaran Bayar sekarang yang ada dalam pencairan masuk dulu ke akun Stripe clearing. Pada hari pencairan tiba, Kaam360 memindahkan jumlah bersih dari Stripe clearing ke bank Anda dan biaya Stripe ke Bank charges; biaya pembayaran online yang ditambahkan pelanggan masuk ke Other income. Saat Anda mengimpor rekening koran, baris bank untuk pencairan itu cocok dengan total pencairan: cocokkan di Rekening koran dan pencairan menampilkan Sudah direkonsiliasi.

Periksa bahwa semuanya berfungsi

Di Pembayaran online:

• Pembayaran online mencantumkan setiap pembayaran, dengan status, biaya, dan pelanggannya.
• Pesan dari Stripe mencantumkan setiap pesan yang dikirim Stripe dan apa yang dilakukan Kaam360 dengannya. Pesan yang dikirim dua kali hanya dipakai sekali.
• Jika Anda melihat peringatan bahwa sebuah pesan memiliki tanda tangan yang tidak cocok, rahasia penandatanganan yang disimpan di Kaam360 bukan milik webhook itu (atau dari mode yang lain). Salin lagi dari Stripe dan tekan Simpan.

Siapa yang dapat melakukan apa

Di Peran & hak akses, di bawah Keuangan: Atur pembayaran online menghubungkan akun dan mengubah pilihan (hanya administrator, sampai Anda memberikannya kepada orang lain). Melihat faktur menampilkan pembayaran online sebuah faktur dan halaman online-nya. Menghubungkan, mengubah, dan memutuskan koneksi dicatat di log audit, begitu pula setiap pembayaran dan pengembalian dana.