Nota kredit, pengembalian dana, dan laporan rekening pelanggan

Nota kredit menarik kembali seluruh atau sebagian faktur: barang yang dikembalikan, harga yang disepakati turun setelah faktur, atau kesalahan. Nilainya menjadi kredit bagi pelanggan. Anda dapat memakai kredit itu pada faktur yang sama atau faktur terbuka lain milik pelanggan tersebut, atau membayarkannya kembali sebagai pengembalian dana. Laporan rekening mencantumkan semua yang mengubah saldo pelanggan dalam suatu periode. Halaman-halamannya ada di modul Keuangan: Nota kredit, Pengembalian dana, dan Laporan rekening pelanggan.

Tulis nota kredit

1. Buka faktur (harus sudah dikirim atau dibayar) dan tekan Nota kredit. Atau buka Nota kredit, tekan Nota kredit baru, lalu pilih pelanggan dan fakturnya.
2. Pilih apa yang akan dikreditkan:- Seluruh faktur: semua yang belum dikreditkan.- Baris yang dipilih: ketik berapa banyak dari setiap baris yang ditarik kembali (misalnya 3 dari 10 kursi). Harganya mengikuti faktur.- Suatu jumlah: ketik jumlah sebelum pajak, misalnya diskon yang disepakati belakangan. Pajak faktur ditambahkan.
3. Ketik Alasan. Alasan dicetak pada nota kredit. Anda dapat menekan salah satu alasan siap pakai.
4. Periksa Tanggal nota kredit. Jika faktur masih menunggu pembayaran, biarkan Saat diterbitkan, pakai pada faktur ... tercentang: faktur itu lalu terutang lebih sedikit.
5. Tekan Simpan dan terbitkan, atau Simpan sebagai draf untuk menyelesaikannya nanti.

Anda tidak pernah dapat mengkreditkan lebih dari nilai faktur, termasuk nota kredit sebelumnya (draf juga). Nota kredit diberi nomor CN-0001, CN-0002, dan seterusnya.

Persetujuan untuk nota kredit besar

Jika administrator telah menambahkan aturan untuk Nota kredit di Aturan persetujuan (misalnya kredit di atas 50.000), nota kredit di atas batas itu menampilkan Menunggu persetujuan saat Anda menekan Terbitkan nota kredit. Penyetuju memutuskan di Persetujuan, dari email, atau dengan Setujui atau tolak pada nota kredit. Setelah disetujui, nota kredit langsung diterbitkan. Yang ditolak kembali ke Draf beserta alasannya. Lihat Persetujuan: siapa yang memutuskan, dan bagaimana.

Kirim ke pelanggan

Buka nota kredit dan tekan Kirim ke pelanggan, pilih kontak, lalu tekan Kirim. Nota kredit dikirim sebagai PDF. Tekan Unduh PDF untuk mencetaknya.

Pakai kredit pada faktur

1. Buka nota kredit dan tekan Pakai pada faktur.
2. Pilih salah satu faktur terbuka pelanggan dalam mata uang yang sama, ketik jumlahnya, lalu tekan Pakai kredit.
3. Faktur itu kini terutang lebih sedikit. Faktur yang seluruhnya tertutup kredit ditandai Lunas.

Salah memakainya? Di bawah Dipakai pada faktur, tekan ikon lepas tautan di sampingnya, selama faktur itu belum lunas.

Kembalikan kredit sebagai uang

1. Buka nota kredit dan tekan Kembalikan dana.
2. Ketik Jumlah yang dikembalikan, Tanggal dibayar, Cara (transfer bank, tunai, cek, kartu, pembayaran online, atau lainnya), dan Referensi seperti nomor transfer. Tekan Catat pengembalian dana.
3. Di bawah Pengembalian dana, tekan Lampirkan bukti untuk menambahkan slip bank atau tangkapan layar (PDF atau gambar, hingga 25 MB).

Pengembalian dana memakai kredit pelanggan sebesar itu. Salah memasukkan? Tekan ikon tempat sampah di sampingnya. Buka Pengembalian dana untuk melihat setiap pengembalian dana, mencari dan menyaringnya, serta mengunduhnya ke Excel.

Status

• Draf: sedang ditulis; belum dihitung di mana pun.
• Menunggu persetujuan: sebuah aturan meminta persetujuan terlebih dahulu.
• Diterbitkan: sudah diberikan kepada pelanggan, dengan kredit yang masih tersisa untuk dipakai.
• Diterapkan: seluruhnya sudah dipakai pada faktur.
• Dikembalikan: seluruhnya sudah dipakai, sebagian besar dibayarkan kembali.
• Batal: dibatalkan. Tekan Batalkan pada nota kredit yang sudah diterbitkan dan belum dikembalikan dananya. Jika nota itu dipakai pada faktur yang masih menunggu pembayaran, faktur-faktur itu kembali terutang penuh.

Di Nota kredit, gunakan tab, kotak pencarian, filter pelanggan dan tanggal, lalu tekan judul kolom untuk mengurutkan. Tekan Ekspor ke Excel untuk mengunduh daftarnya.

Laporan rekening pelanggan

1. Buka Laporan rekening pelanggan. Anda melihat setiap pelanggan yang masih berutang atau memiliki kredit yang belum dipakai, dengan apa yang Belum jatuh tempo, terlambat 1-30 hari, 31-60 hari, 61-90 hari, dan Lebih dari 90 hari, Kredit belum dipakai, dan Saldo. CR berarti pelanggan memiliki kredit. Pilih tanggal lain untuk melihat saldo pada hari itu, lalu tekan Excel atau PDF untuk mengunduhnya.
2. Tekan nama pelanggan untuk melihat laporan rekeningnya. Pilih periodenya (Bulan ini, Bulan lalu, Tahun ini, 12 bulan terakhir, atau tanggal Anda sendiri).
3. Laporan rekening menampilkan Saldo awal, setiap faktur, pembayaran, nota kredit, dan pengembalian dana dengan saldo berjalan, Saldo akhir, serta apa yang terutang menurut lamanya keterlambatan.
4. Tekan Unduh PDF, atau Kirim email ke pelanggan untuk mengirimnya sebagai PDF.

Cara saldo dihitung: faktur menaikkannya, pembayaran dan nota kredit menurunkannya, dan pengembalian dana menaikkannya lagi (karena membayar kembali kredit). Memakai nota kredit pada faktur hanya memindahkan kredit, jadi tidak mengubah saldo. Saldo yang sama tampil di halaman pelanggan, di Faktur, dan di Dasbor keuangan.

Laporan rekening bulanan otomatis

• Untuk semua orang: di Laporan rekening pelanggan, tekan Laporan rekening bulanan, centang Kirim otomatis setiap bulan, pilih harinya, lalu tekan Simpan. Setiap pelanggan menerima laporan rekening bulan lalu di alamat emailnya (atau milik kontak utamanya).
• Untuk satu pelanggan: di laporan rekeningnya, tekan Laporan rekening bulanan. Anda dapat mengetik alamat lain. Jadwal milik pelanggan sendiri berlaku di atas jadwal untuk semua orang; jika dimatikan, ia tidak menerima apa pun.

Nota kredit dalam angka proyek dan pesanan

• Nota kredit untuk sebuah proyek mengurangi jumlahnya dari nilai kontrak proyek di Laba dan tab Biaya; pengembalian dana mengurangi uang yang sudah diterima.
• Kredit yang dipakai pada faktur pembayaran proyek menurunkan apa yang masih terutang pada pembayaran itu. Saat sisanya dibayar, hanya uang yang benar-benar masuk yang dicatat.
• Nota kredit untuk baris-baris pesanan penjualan membebaskan jumlah tersebut: pesanan menampilkannya sebagai belum difakturkan, dan dapat difakturkan lagi. Nota kredit berupa jumlah menurunkan nilai yang dihasilkan pesanan. Tidak ada yang dihitung dua kali.

Siapa yang dapat melakukan apa

Di Peran & hak akses, di bawah Keuangan: Lihat nota kredit dan pengembalian dana membuka halaman-halamannya. Buat nota kredit dan catat pengembalian dana menulis, menerbitkan, mengirim, memakai, mengembalikan, dan membatalkannya. Setujui nota kredit memutuskan nota kredit saat aturan menyatakan "siapa saja yang boleh menyetujui". Laporan rekening memerlukan Melihat faktur; mengirimnya lewat email dan laporan rekening bulanan memerlukan Tulis dan kirim faktur. Manajer memiliki ketiga hak nota kredit sejak awal.