Persetujuan: siapa yang memutuskan, dan bagaimana

Beberapa hal memerlukan persetujuan orang lain sebelum berlaku: pengeluaran sebelum diganti, cuti sebelum hari-harinya menjadi libur, dan penawaran harga dengan diskon besar sebelum dikirim ke pelanggan. Kaam360 menangani semuanya dengan cara yang sama, di Persetujuan.

Melihat apa yang menunggu Anda

1. Buka Persetujuan di menu kiri (dekat Hari saya). Angka kecil di sampingnya menunjukkan berapa permintaan yang menunggu Anda.
2. Tab Menunggu persetujuan saya mencantumkannya, yang paling lama lebih dulu. Masing-masing menampilkan siapa yang meminta, berapa jumlahnya, tentang apa, dan sedang di langkah mana, misalnya "Langkah 1 dari 2".
3. Ketik komentar jika mau dan tekan tanda centang untuk Setujui, atau tanda silang untuk Tolak. Saat menolak, komentar wajib diisi agar orang itu tahu apa yang harus diperbaiki.
4. Untuk menyetujui beberapa sekaligus, centang semuanya (atau Pilih semua) dan tekan tombol untuk menyetujui yang dipilih.
5. Tekan sebuah judul untuk membuka permintaan beserta semua langkah dan riwayatnya.

Memutuskan langsung dari email

Saat ada yang menunggu Anda, Anda menerima email dengan tombol Setujui dan Tolak. Menekan salah satunya membuka halaman singkat berisi detailnya. Belum ada yang diputuskan: periksa, tambahkan komentar jika mau (wajib untuk menolak), lalu tekan Konfirmasi: setujui atau Konfirmasi: tolak. Anda tidak perlu masuk. Tautannya hanya untuk Anda, berlaku sekali, dan tidak berfungsi lagi setelah 14 hari.

Mengikuti apa yang Anda minta

Tab Permintaan saya mencantumkan semua yang Anda ajukan untuk disetujui, beserta posisinya: Menunggu (dan menunggu siapa), Disetujui, Tidak disetujui, atau Ditarik kembali. Anda menerima email saat permintaan disetujui atau tidak disetujui, beserta komentarnya. Kemajuan yang sama ditampilkan di bawah setiap pengeluaran di halaman Pengeluaran dan di bawah setiap permintaan di halaman Cuti.

Mengatur aturan (administrator)

Buka Aturan persetujuan (di bawah Pengaturan). Untuk setiap jenis catatan Anda dapat menambahkan aturan:

1. Tekan Tambah aturan di bawah Pengeluaran, Cuti, atau Diskon penawaran harga.
2. Beri nama, misalnya "Pengeluaran besar".
3. Di bawah Kapan berlaku? isi hanya yang penting, misalnya jumlah lebih dari 50.000. Untuk cuti Anda dapat memakai Lebih dari sekian hari kerja dan jenis cutinya; untuk penawaran harga Item dengan diskon lebih dari (%). Jumlah dalam mata uang utama Anda; mata uang lain dikonversi terlebih dahulu.
4. Di bawah Siapa yang menyetujui, berurutan pilih setiap langkah: Atasan peminta (pemimpin timnya), Manajer proyek (pemilik proyek), Orang tertentu, Siapa pun dalam suatu peran (misalnya peran "Keuangan"), atau Siapa pun yang boleh menyetujui (orang yang perannya punya hak menyetujui). Tekan Tambah langkah untuk langkah kedua atau ketiga.
5. Tekan Simpan aturan.

Aturan dicoba dari atas: aturan pertama yang cocok yang dipakai. Gunakan panah untuk mengubah urutan. Gunakan Coba untuk memeriksa siapa yang akan menyetujui, misalnya, pengeluaran sebesar 75.000.

Jika tidak ada aturan yang cocok, pengeluaran dan cuti dikirim ke pemimpin tim orang itu atau siapa pun dengan hak "Setujui pengeluaran" atau "Setujui cuti", seperti sebelumnya. Penawaran harga tanpa aturan yang cocok tidak memerlukan persetujuan.

Penawaran harga dengan diskon besar

Ketika sebuah aturan menangkap penawaran harga, penawaran itu menampilkan spanduk dan tidak dapat dikirim lewat email, ditandai terkirim, atau ditandai diterima. Tekan Minta persetujuan. Setelah disetujui, penawaran dapat dikirim. Jika Anda mengubah harga atau diskon setelahnya, minta lagi.

Pesanan pembelian

Di bawah Pesanan pembelian pada Aturan persetujuan, Anda dapat menambahkan aturan untuk pesanan ke pemasok, misalnya jumlah lebih dari 100.000, atau hanya untuk satu proyek. Pesanan yang tertangkap aturan menunggu persetujuan setelah Kirim untuk disetujui dan tidak dapat dikirim ke pemasok sampai disetujui. Tanpa aturan yang cocok, pesanan langsung disetujui. Penyetuju dengan hak "Setujui pesanan pembelian" memutuskan ketika sebuah langkah bertuliskan Siapa pun yang boleh menyetujui. Lihat Beli dari pemasok: pesanan pembelian, tagihan, dan pembayaran.

Pesanan penjualan

Di bawah Pesanan penjualan pada Aturan persetujuan, Anda dapat menambahkan aturan untuk pesanan dari pelanggan, misalnya jumlah lebih dari 500.000, diskon di atas persentase tertentu, atau hanya untuk satu proyek. Pesanan yang tertangkap aturan menunggu persetujuan setelah Konfirmasi pesanan, dan tidak ada yang dapat dikirim atau ditagih sampai pesanan disetujui. Tanpa aturan yang cocok, pesanan langsung dikonfirmasi. Penyetuju dengan hak "Setujui pesanan penjualan" memutuskan ketika sebuah langkah bertuliskan Siapa pun yang boleh menyetujui. Lihat Pesanan penjualan dan surat jalan: dari penawaran harga ke faktur.

Nota kredit

Di bawah Nota kredit pada Aturan persetujuan, Anda dapat menambahkan aturan untuk nota kredit kepada pelanggan, misalnya jumlah lebih dari 50.000, atau hanya untuk satu proyek. Nota kredit yang tertangkap aturan menunggu persetujuan setelah Terbitkan nota kredit, dan tidak dapat dipakai, dikembalikan dananya, atau dikirim sampai disetujui; setelah disetujui, nota langsung diterbitkan. Penyetuju dengan hak Setujui nota kredit memutuskan ketika sebuah langkah bertuliskan Siapa pun yang boleh menyetujui. Lihat Nota kredit, pengembalian dana, dan laporan rekening pelanggan.

Pengingat

Di bawah Pengingat pada Aturan persetujuan, pilih setelah berapa jam seorang penyetuju diingatkan lewat email, dan berapa pengingat paling banyak. Pengingat hanya dikirim pada siang hari. Gunakan 0 untuk mematikannya. Jika sebuah langkah masih belum diputuskan setelah jumlah jam di Beri tahu ketua timnya setelah (jam, 0 = tidak pernah) (96 jam di awal), ketua tim dari orang-orang yang seharusnya memutuskan menerima satu email tentang hal itu; jika mereka tidak punya ketua tim, email dikirim ke orang-orang yang mengelola persetujuan. Ini terjadi sekali per langkah dan dicatat di riwayat permintaan.

Pengganti selama Anda tidak ada

1. Buka Persetujuan dan tab Penyetuju cadangan.
2. Pilih orang yang boleh memutuskan atas nama Anda. Isi Hari pertama dan Hari terakhir, atau biarkan kosong: dengan begitu cadangan berlaku pada setiap hari Anda sedang cuti yang disetujui.
3. Tekan Simpan cadangan saya.

Selama berlaku, cadangan Anda melihat dan boleh memutuskan semua yang menunggu Anda, dan riwayat mencatat "atas nama" Anda. Administrator dapat mengatur cadangan untuk orang lain di Atur cadangan untuk seseorang.

Semuanya tercatat

Setiap permintaan, langkah, keputusan, pengingat, perubahan aturan, dan cadangan dicatat di Log aktivitas (pilih Persetujuan di Tampilkan). Orang dengan hak "Kelola aturan persetujuan" juga melihat tab Semua permintaan, dengan pencarian, filter, ringkasan, dan Unduh.