Tambahkan prospek, impor dari Excel, dan ubah menjadi pelanggan dan peluang

Prospek adalah orang yang mungkin menjadi pelanggan, tetapi belum menjadi pelanggan. Simpan prospek Anda di Prospek pada bagian CRM di menu kiri. Saat prospek sudah siap, Anda mengonversinya, dan Kaam360 membuat pelanggan, kontak, dan peluang untuk Anda, sehingga tidak ada yang mengetik data yang sama dua kali.

Tambahkan prospek

1. Buka Prospek dan tekan Buat Prospek.
2. Ketik Nama Belakang. Hanya kotak ini yang wajib diisi. Anda juga dapat memilih sapaan seperti Bpk. atau Ibu dan mengetik Nama Depan.
3. Isi apa yang Anda ketahui: perusahaan, jabatan, email, telepon, ponsel, faks, situs web, Twitter, ID Skype, dan email kedua. Centang Tidak Menerima Email jika orang itu meminta untuk tidak dikirimi email.
4. Pilih Sumber Prospek (dari mana orang itu datang), Status Prospek, Industri, Jumlah Karyawan, Pendapatan Tahunan, dan Penilaian (Panas, Hangat, atau Dingin).
5. Pemilik Prospek adalah rekan kerja yang menindaklanjuti prospek ini. Awalnya Anda sendiri.
6. Tambahkan alamat dan deskripsi.
7. Tekan Simpan, atau Simpan dan Baru untuk langsung menambahkan prospek lain.

Administrator dapat mengubah kolom mana yang ditampilkan, dan urutannya, dengan Ubah tata letak halaman (sama dengan Pengaturan, Tata letak halaman, di bawah Prospek). Lihat Tata letak halaman: atur kolom di halaman.

Temukan dan urutkan prospek Anda

• Ketik di kotak pencarian untuk menemukan prospek berdasarkan nama, perusahaan, email, atau telepon.
• Tekan Filter untuk membuka panel filter. Centang satu atau beberapa kotak Status, Sumber Prospek, atau Penilaian, pilih Pemilik Prospek, atau batasi daftar pada prospek yang dibuat dalam 7, 30, atau 90 hari terakhir. Angkanya menunjukkan berapa banyak prospek di setiap pilihan. Hapus semua filter memulai lagi.
• Gunakan kotak urutan untuk menampilkan prospek terbaru, terlama, atau menurut abjad lebih dulu.
• Beralih antara Daftar dan Kanban. Papan memiliki satu kolom per status. Seret prospek ke kolom lain untuk mengubah statusnya.

Kerjakan beberapa prospek sekaligus

Centang kotak di awal setiap baris (atau kotak di judul untuk seluruh halaman). Muncul bilah berisi Ubah pemilik…, Ubah status…, Ekspor yang dipilih, dan Hapus. Prospek yang sudah dikonversi tidak diubah. Menghapus meminta Anda mengonfirmasi.

Buka prospek

Tekan nama prospek. Bagian atas menampilkan pemilik, email, telepon, ponsel, dan statusnya. Di bawah detailnya Anda menemukan Catatan, Aktivitas Terbuka, dan Aktivitas Selesai milik prospek. Lihat Rencanakan tugas, rapat, dan panggilan, serta gunakan kalender CRM. Bilah di bawah judul adalah jalur status: tekan sebuah langkah untuk memindahkan prospek ke sana. Kirim Email membuka program email Anda dengan alamat prospek (disembunyikan jika prospek tidak ingin menerima email). Ubah mengubah prospek.

Impor prospek dari Excel atau CSV

1. Di halaman Prospek tekan Impor.
2. Tekan Unduh file contoh jika Anda ingin melihat kolom-kolomnya. Lalu pilih file Excel (.xlsx) atau CSV Anda sendiri. Baris pertama harus berisi judul kolom, dan hingga 2.000 baris dapat diimpor sekaligus.
3. Kaam360 mencocokkan kolom Anda dengan kolom prospek berdasarkan judulnya. Ubah pencocokan yang tampak salah. Nama belakang adalah satu-satunya kolom yang diperlukan. Jika file Anda hanya memiliki satu kolom nama, pilih sebagai Nama belakang.
4. Pilih Pemilik prospek untuk baris yang tidak menyebut siapa pun, serta Sumber prospek dan Status prospek untuk baris yang tidak memilikinya.
5. Baca ringkasannya: berapa prospek yang akan ditambahkan, berapa yang dilewati karena sudah ada (prospek dengan email yang sama, atau nama dan perusahaan yang sama jika tidak ada email), dan baris mana yang bermasalah serta alasannya.
6. Tekan Impor.

Kata-kata dari sistem lain dipahami: misalnya Web Download menjadi Situs web, Trade Show menjadi Acara, Not Contacted menjadi Baru, dan Junk Lead menjadi Tidak cocok. Baris yang bermasalah tidak diimpor. Anda dapat mengunduhnya sebagai file dengan alasan di samping setiap baris, memperbaikinya, dan mengimpor file itu lagi. Untuk mengeluarkan prospek Anda, tekan Ekspor semua prospek di menu ... pada halaman Prospek. File ini dapat diimpor lagi.

Konversikan prospek

1. Buka prospek dan tekan Konversikan. (Di daftar Anda juga dapat menekan ikon panah kecil.)
2. Di bawah Pelanggan, pilih Buat pelanggan baru, Tambahkan ke pelanggan yang sudah ada, atau Jangan buat pelanggan.
3. Centang Buat kontak dan Buat peluang jika Anda menginginkannya. Kontak dan peluang selalu menjadi milik pelanggan, jadi keduanya memerlukan pelanggan baru atau yang sudah ada.
4. Jika Anda membuat peluang, Anda dapat mengetik namanya, jumlahnya, dan perkiraan tanggal penutupannya. Semua hal lain disalin dari prospek.
5. Tekan Konversikan.

Semuanya dibuat bersamaan. Jika satu langkah ditolak, misalnya karena kolom yang ditandai wajib oleh organisasi Anda masih kosong, tidak ada yang dibuat dan Anda melihat alasannya. Prospek tetap ada di daftar dengan status Dikonversi, dan halamannya menautkan ke pelanggan dan peluang.

Jika terjadi masalah

• Jika Anda tidak dapat melihat Prospek, peran Anda mungkin tidak mencakup CRM. Tanyakan kepada pemilik ruang kerja Anda.
• Prospek yang sudah dikonversi tidak dapat dikonversi lagi. Buka peluang atau pelanggannya saja.
• File Excel lama (.xls) tidak dapat dibaca. Buka file di Excel, pilih Simpan sebagai, lalu pilih Buku Kerja Excel (.xlsx) atau CSV.
• Menghapus prospek meminta Anda mengonfirmasi. Ini tidak dapat dibatalkan, tetapi pelanggan dan peluang yang dibuat darinya tetap ada.

Hindari duplikat, bagikan prospek secara adil, dan baca skornya

• Kemungkinan duplikat. Saat Anda mengetik alamat email, nomor telepon, atau nama dan perusahaan yang sudah ada sebagai prospek, pelanggan, atau kontak, kotak Kemungkinan duplikat muncul beserta tautannya, sehingga Anda dapat memeriksa sebelum menyimpan. Kotak ini juga muncul di halaman prospek itu sendiri.
• Gabungkan duplikat. Di halaman prospek, tekan Gabungkan ke prospek ini di samping prospek duplikat lalu konfirmasi. Catatan, tugas, email, dan filenya pindah ke prospek ini, detail yang kosong diisi, dan duplikatnya dihapus. Ini memerlukan hak menghapus di CRM, dan tidak satu pun prospek boleh sudah dikonversi.
• Bagikan prospek baru. Buka menu Lainnya di Prospek, pilih Pengaturan prospek, centang Serahkan setiap prospek baru ke orang berikutnya dalam daftar ini, secara bergiliran, pilih orang-orangnya, lalu tekan Simpan. Prospek yang masuk tanpa pemilik (diketik, diimpor, atau dikirim dari formulir situs web) diberikan kepada setiap orang secara bergiliran.
• Skor. Setiap prospek memiliki Skor dari 0 hingga 100, yang ditampilkan di daftar dan di halaman prospek. Skor menjumlahkan detail kontak, penilaian, sejauh mana prospek telah berkembang, dan apa yang sudah dilakukan dengannya. Pengaturan prospek mencantumkan aturan persisnya. 60 atau lebih berarti tinggi, 30 sampai 59 sedang, dan di bawah 30 rendah.