Retenue à la source : codes, factures, factures fournisseurs et certificats

Dans de nombreux pays, un client garde une partie de ce qu'il vous doit (il la retient) et verse cette part à l'administration fiscale pour vous. Il vous remet un certificat de retenue, et vous déduisez ce montant de vos propres impôts. Cela fonctionne aussi dans l'autre sens : vous retenez une partie de la facture d'un fournisseur, la versez à l'administration fiscale et remettez un certificat au fournisseur. Kaam360 enregistre les deux, pour que ce qui est dû, la comptabilité et les rapports restent justes.

1. Ajouter vos codes de retenue à la source

1. Ouvrez Retenue à la source dans le menu Finance.
2. À droite, sous Ajouter un code de retenue à la source, choisissez l'Entreprise (si vous en avez plusieurs), saisissez un Nom (par exemple « Services 10 % ») et le Taux (%).
3. Cochez où il peut être utilisé : Sur les factures (un client vous la retient), Sur les factures fournisseurs (vous la retenez à un fournisseur), ou les deux.
4. Cochez La calculer sur le total TTC (et non sur le montant HT) uniquement lorsque votre administration fiscale le demande.
5. Facultatif : choisissez le Compte du grand livre (facultatif) (vide, ce sont les comptes tout prêts Withholding tax receivable et Withholding tax payable qui sont utilisés) et une Référence de l'administration fiscale (facultatif).
6. Appuyez sur Ajouter. Modifiez un code avec le crayon. Un code utilisé sur des documents ne peut pas être supprimé : décochez plutôt Peut être choisi sur les nouveaux documents.

2. Sur une facture (le client retient)

1. Rédigez la facture comme d'habitude. Sous les lignes, choisissez le code dans Retenue à la source (facultatif). Vous voyez ce que le client retient et ce qu'il paie.
2. La facture et son PDF affichent la Retenue à la source et le Montant net à payer.
3. Lorsque l'argent arrive, appuyez sur Enregistrer un paiement reçu : le montant proposé est le montant net. Sa réception marque la facture comme entièrement payée ; la part retenue n'est plus due par le client.
4. Lorsque le client envoie le certificat, ouvrez la facture et, dans l'encadré Retenue à la source, appuyez sur le crayon à côté de Certificat, saisissez son numéro et sa date et appuyez sur la coche.

3. Sur une facture fournisseur (vous retenez)

1. Saisissez la facture comme d'habitude et choisissez le code dans Retenue à la source (facultatif).
2. La facture affiche le Montant net à payer. Payez ce montant au fournisseur : la facture est alors entièrement payée.
3. Versez la part retenue à l'administration fiscale, puis enregistrez le numéro du certificat remis au fournisseur dans l'encadré Retenue à la source de la facture.

4. La comptabilité

Avec les écritures automatiques activées (voir Grand livre), une facture avec retenue comptabilise la part retenue sur Withholding tax receivable au lieu du solde du client, et une facture fournisseur la comptabilise sur Withholding tax payable au lieu du solde du fournisseur. Le paiement du montant net solde alors exactement le client ou le fournisseur.

5. Le rapport et les certificats

1. Sur Retenue à la source, sous Rapport des retenues, choisissez la période (par exemple Le mois dernier), la société, ce qu'il faut Afficher et, si vous le souhaitez, une partie du nom d'un client ou d'un fournisseur.
2. Vous voyez les totaux Retenu par les clients et Retenu sur les fournisseurs, un tableau Par client et par fournisseur, et chaque document avec son certificat. Manquant signale un certificat pas encore enregistré : vous pouvez l'enregistrer directement à cet endroit.
3. Appuyez sur Excel pour télécharger la liste (chaque document, puis les totaux par client et par fournisseur) pour votre déclaration de retenues ou votre comptable.

La feuille de calcul de la déclaration de taxe présente les totaux de retenue de la période sur deux lignes distinctes : voir Déclarations de taxe.