Suivre le stock : ce que vous avez, où, et quand recommander

Si vous vendez des marchandises, Kaam360 peut suivre combien vous avez de chaque article et où. Le stock diminue de lui-même lorsque vous livrez un client et augmente lorsque des marchandises arrivent d'un fournisseur. Vous le corrigez et le comptez à la main si besoin, le déplacez d'un endroit à l'autre, et vous êtes prévenu lorsqu'un article vient à manquer. Les pages se trouvent dans le module Inventaire : Stock, Mouvements de stock et Entrepôts.

Choisir les articles à suivre

Le stock est tenu pour les articles de votre liste Produits (sous Ventes). Les services et les autres articles ne sont jamais comptés.

1. Ouvrez Stock et appuyez sur Suivre un article.
2. Choisissez l'article. Saisissez combien vous en avez actuellement sous En stock actuellement (facultatif) : c'est enregistré comme un comptage.
3. Saisissez un Niveau de réapprovisionnement si vous voulez être prévenu lorsque le stock devient bas, ainsi que le Coût d'une unité.
4. Appuyez sur Commencer le suivi.

Désormais, chaque ligne de commande client et de bon de commande choisie dans Produits fait bouger son stock. Une ligne que vous avez saisie vous-même (non choisie dans la liste) ne le fait pas.

Ce qu'affiche la page Stock

Pour chaque article suivi :

• En stock : combien vous en avez dans tous vos emplacements réunis. Sous le nom, vous voyez combien il y en a dans chaque emplacement, lorsqu'il y en a plusieurs.
• Engagé : combien les commandes clients confirmées doivent encore livrer.
• Disponible : le stock moins l'engagé : ce que vous pouvez encore promettre.
• Niveau de réapprovisionnement et Valeur au coût (le stock multiplié par le coût d'une unité, dans votre devise principale).

Les articles au niveau de réapprovisionnement ou en dessous sont marqués Basse, et les articles sous zéro En dessous de zéro. Cochez Uniquement le stock bas pour ne voir que ceux-ci. Appuyez sur Exporter vers Excel pour télécharger la liste. Appuyez sur un article pour ouvrir sa propre page : son stock dans chaque emplacement, les commandes clients auxquelles il est promis, ses réglages et son historique complet.

Comment le stock bouge tout seul

• Livraison : lorsque vous enregistrez une livraison sur une commande client, les quantités livrées quittent l'emplacement par défaut. Annuler la livraison les y remet. Avec plusieurs emplacements, choisissez-en un autre sous Depuis l'entrepôt sur le formulaire de livraison.
• Réception : lorsque vous appuyez sur Réceptionner les marchandises sur un bon de commande, les quantités arrivées entrent dans l'emplacement par défaut. Supprimer une réception les retire de nouveau. Avec plusieurs emplacements, choisissez-en un autre sous Vers l'entrepôt sur le formulaire.
• Coût : chaque fois que des marchandises arrivent sur un bon de commande, le coût d'une unité devient la moyenne entre ce que vous aviez et ce qui est arrivé (au prix de la commande après remise, dans votre devise principale).

Corriger, compter et déplacer le stock

Il vous faut le droit Gérer le stock. Sur Stock, ou sur la page d'un article :

1. Appuyez sur Corriger le stock pour ajouter du stock retrouvé ou retirer du stock abîmé ou perdu. Saisissez la variation (par exemple 5 ou -5) et indiquez pourquoi.
2. Appuyez sur Compter le stock après avoir compté les rayonnages. Saisissez combien vous en avez réellement : Kaam360 enregistre la différence.
3. Appuyez sur Déplacer du stock pour déplacer des marchandises d'un emplacement à un autre, par exemple de l'entrepôt vers une boutique.

Chacune de ces opérations reçoit une référence (ADJ-0001 pour les corrections et les comptages, TR-0001 pour les déplacements) et est conservée dans l'historique avec la date, la note et son auteur.

Mouvements de stock

Mouvements de stock liste chaque modification du stock, des plus récentes aux plus anciennes : livraisons, réceptions, corrections, comptages et déplacements entre emplacements, avec le stock restant après chacun et son auteur. Filtrez par type, emplacement et dates, recherchez par article, référence ou note, et appuyez sur Exporter vers Excel. Appuyez sur un numéro de bon de livraison ou de réception pour ouvrir le document d'origine.

Entrepôts et autres emplacements

Ouvrez Entrepôts pour lister les endroits où vous gardez du stock : un entrepôt, une boutique, une camionnette. Kaam360 vous fait démarrer avec un emplacement appelé Main warehouse. Appuyez sur Nouvel emplacement pour en ajouter un autre. Un emplacement est Par défaut : les marchandises reçues et livrées y entrent et en sortent. Un emplacement qui contient du stock ne peut pas être désactivé : déplacez d'abord le stock. Les formulaires de livraison et de réception démarrent sur l'emplacement par défaut, et vous pouvez y en choisir un autre.

Lorsque le stock passerait sous zéro

Toujours sur Entrepôts, choisissez ce qui se passe lorsqu'une livraison, une correction, un déplacement ou une réception supprimée ferait passer le stock sous zéro :

• L'autoriser, mais avertir (le choix habituel) : le formulaire de livraison vous avertit d'abord, le mouvement est marqué En dessous de zéro dans l'historique, et les personnes qui gèrent le stock sont prévenues.
• L'autoriser sans avertissement : pour les entreprises qui livrent avant d'enregistrer l'entrée des marchandises.
• Le refuser : la livraison (ou l'autre mouvement) n'est pas enregistrée tant qu'il n'y a pas assez de stock.

Alertes de stock bas

Une fois par jour, Kaam360 vérifie les articles qui ont un niveau de réapprovisionnement. Lorsque le stock d'un article est descendu à ce niveau ou en dessous, toutes les personnes qui peuvent gérer le stock sont prévenues dans la cloche des notifications et par e-mail. Vous êtes prévenu une fois à chaque baisse : lorsque le stock remonte au-dessus du niveau (par exemple après l'arrivée de marchandises), la baisse suivante est de nouveau signalée.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Inventaire : Voir le stock ouvre les pages. Gérer le stock permet de choisir les articles suivis, les niveaux de réapprovisionnement et les coûts, de corriger, compter et déplacer le stock, de gérer les emplacements et le réglage ci-dessus, et de recevoir les alertes de stock bas. Les managers ont les deux au départ. L'inventaire fait partie des formules qui incluent les Ventes.