Formulaires de tâches : laisser les gens envoyer des demandes qui deviennent des tâches

Un formulaire de tâche est un formulaire de demande. Chaque fois que quelqu'un le remplit, Kaam360 crée une tâche dans le projet choisi, place les réponses dans les champs de la tâche et prévient les bonnes personnes. Utilisez-le pour les demandes informatiques, les demandes de design, les signalements de bugs, les demandes de modification des clients et tout ce qui arrive sous la forme « pourriez-vous s'il vous plaît... ».

Créer un formulaire

1. Appuyez sur Formulaires de tâches dans le module Gestion de projet du menu, puis sur Nouveau formulaire. (Ou ouvrez un projet, appuyez sur les trois points en haut et choisissez Formulaires de tâches.)
2. Donnez au formulaire un nom (visible uniquement par votre équipe) et le titre que les gens verront.
3. Sous Qui peut le remplir, choisissez Toute personne disposant du lien pour des personnes extérieures à votre équipe, ou Uniquement les personnes connectées à votre Kaam360 pour votre propre équipe.
4. Cochez Le proposer aussi aux clients dans le portail client du projet si vos clients doivent l'utiliser dans leur portail.
5. Choisissez si vous demandez le nom et l'e-mail de l'expéditeur, et si les gens peuvent joindre des fichiers.

Ajouter les questions

1. Chaque question a un choix Remplit : le nom de la tâche, la description, la priorité, la date de début, l'échéance, les heures estimées ou l'un de vos champs personnalisés de tâche.
2. Une question doit remplir le nom de la tâche. Sinon, la tâche porte le nom du formulaire et de l'expéditeur.
3. Les réponses qui ne remplissent aucun champ sont listées dans la description de la tâche : rien n'est perdu.
4. Choisissez le type de réponse (texte court, texte long, nombre, date, liste déroulante, case à cocher, adresse e-mail ou numéro de téléphone). Une question qui remplit un champ prend d'elle-même le type et les choix de ce champ.
5. Utilisez les flèches pour changer l'ordre, et cochez Une réponse est nécessaire pour les questions obligatoires.

Choisir à quoi ressemble la tâche

• Projet et Liste de tâches : où vont les tâches. Type : le type de tâche, par exemple Demande ou Bug.
• Priorité et Échéance, en jours après l'arrivée : utilisés quand aucune question ne les demande.
• À qui va la tâche : personne, toujours la même personne, À tour de rôle entre plusieurs personnes (l'une après l'autre) ou le responsable du projet.
• Prévenir le responsable du projet de chaque nouvelle demande et Envoyer à l'expéditeur une copie de ce qu'il a envoyé.

Appuyez sur Enregistrer.

Partager le formulaire

1. Après l'enregistrement, la partie droite affiche le Lien du formulaire et, pour un formulaire public, le Code à coller sur votre site web.
2. Appuyez sur Copier le lien et envoyez-le, ou collez le code dans votre site web.
3. Pour protéger un formulaire par mot de passe ou lui donner une date de fin, appuyez sur Partager avec un lien (voir Liens de partage).

Dans le portail client

Les clients voient le formulaire sous Envoyer une demande dans leur portail lorsque le formulaire est proposé dans le portail et que leur lien ou leur utilisateur client est autorisé à envoyer des demandes (cochez Autoriser le client à envoyer des demandes sur le lien du portail, ou Envoyer des demandes pour un utilisateur client). Leur demande devient une tâche dans leur projet.

Voir ce qui est arrivé

Ouvrez le formulaire et appuyez sur Réponses. Vous voyez qui a envoyé chaque réponse, quand, par quel moyen (le formulaire, le portail client ou un lien de partage), et la tâche créée. Appuyez sur Télécharger en CSV pour obtenir un tableur. Sur la tâche elle-même, un encadré Arrivé par un formulaire affiche les mêmes informations.

Quand le projet du formulaire utilise le Tri, une réponse attend dans le tri jusqu'à ce que quelqu'un l'accepte, et ne devient une tâche qu'à ce moment.

Protection contre le spam

Les formulaires publics contiennent un piège invisible pour les robots, limitent le nombre de demandes qu'un visiteur et un formulaire peuvent envoyer en une heure, refusent les demandes remplies d'adresses web, et refusent les programmes et les fichiers trop volumineux. Aucune énigme à résoudre pour les humains.

En cas de problème

• Le formulaire indique qu'il n'est pas disponible : il est désactivé. Ouvrez-le et cochez Le formulaire est actif.
• Les clients ne le voient pas dans le portail : le formulaire doit être proposé dans le portail et le lien du portail (ou l'utilisateur client) doit être autorisé à envoyer des demandes.
• Les réponses arrivent au mauvais endroit : vérifiez Projet et Liste de tâches, ainsi que la question qui remplit chaque champ.