Liens de partage : montrer un projet, une tâche, une page ou un document à des personnes sans compte

Un lien de partage est une adresse web privée qui montre un seul élément, en lecture seule, à une personne sans compte : un projet (sous forme de tableau Kanban, de liste, de diagramme de Gantt, de tableau ou de tableau de bord), une tâche, une page de wiki, un document de projet, un formulaire de tâche, une épreuve ou un enregistrement d'écran. Il n'affiche que ce que vous cochez, et rien d'autre de votre organisation.

Partager un élément

1. Trouvez l'élément à partager :- un projet : ouvrez-le, appuyez sur les trois points en haut et choisissez Partager avec un lien ;- une tâche : ouvrez-la et appuyez sur l'icône de partage en haut ;- une page de wiki : ouvrez-la, appuyez sur les trois points et choisissez Partager avec un lien ;- un document : ouvrez l'onglet Documents du projet et appuyez sur l'icône de partage à côté du fichier ;- un formulaire de tâche : ouvrez-le et appuyez sur Partager avec un lien ;- une épreuve : ouvrez-la et appuyez sur l'icône de partage en haut (voir Épreuves) ;- un enregistrement : ouvrez-le et appuyez sur Partager avec un lien (voir Enregistrements).
2. Appuyez sur Nouveau lien et donnez-lui un nom visible uniquement par votre équipe, par exemple son destinataire.
3. Pour un projet, cochez les Vues consultables.
4. Sous Afficher aussi, choisissez si les responsables, les descriptions, les heures et (avec le droit de voir les coûts) le coût des heures sont affichés. Pour une tâche, vous pouvez aussi afficher ses commentaires.Pour une épreuve, cochez Voir les commentaires déjà faits, et cochez Commenter le fichier pour permettre au visiteur d'épingler des commentaires sous le nom qu'il saisit (et d'approuver ou de demander des modifications, lorsque l'approbation du client est demandée).
5. Choisissez si vous le souhaitez un Dernier jour de validité et un Mot de passe (6 caractères ou plus).
6. Appuyez sur Créer le lien, puis sur Copier pour copier l'adresse. Elle ne s'affiche qu'une fois, par sécurité ; si vous la perdez, créez un nouveau lien.

Ce que voient les visiteurs

Les visiteurs ouvrent l'adresse dans n'importe quel navigateur. S'il y a un mot de passe, ils le saisissent une fois. Ils voient les vues que vous avez autorisées, avec une mention indiquant que la page est en lecture seule. Dans la vue Gantt, les jalons du projet ont leur propre ligne en haut, sous forme de losanges à leur date : violets tant qu'ils sont à venir, verts une fois atteints et rouges quand la date est dépassée. Les coûts, les champs personnalisés, les autres projets et tout ce que vous n'avez pas coché ne sont jamais affichés. Les moteurs de recherche sont priés de ne pas référencer ces pages.

Suivre et modifier vos liens

• Dans le panneau de partage, chaque lien indique s'il fonctionne, sa date de fin, son nombre de visites et leur date. Appuyez sur Visites pour la liste des visites (quand, ce qui a été consulté, de quel site venait le visiteur).
• Appuyez sur Modifier pour changer ce qu'il affiche, sa date de fin ou son mot de passe (un nouveau mot de passe est redemandé à chaque visiteur).
• Appuyez sur Désactiver pour l'arrêter immédiatement. Un lien désactivé peut ensuite être supprimé.
• Liens de partage dans le module Gestion de projet du menu liste tous les liens de votre organisation. Recherchez, filtrez (actifs, avec mot de passe, jamais ouverts, désactivés), triez et appuyez sur Télécharger en CSV.

En cas de problème

• Le visiteur voit « Ce lien n'est pas actif » : le lien a été désactivé, a dépassé son dernier jour, ou l'élément partagé a été supprimé.
• Une page de wiki ne peut pas être partagée : seules les pages publiées peuvent être partagées, par des personnes qui peuvent écrire dans l'espace de la page.
• Les coûts ne peuvent pas être cochés : afficher les coûts demande le droit de voir les coûts des projets, et les heures doivent aussi être affichées.