Scope Guard : plus de travail gratuit hors du contrat

Scope Guard aide les équipes de services à être payées pour le travail en plus. Sur un projet qui a un contrat signé, Kaam360 compare le nouveau travail avec ce que couvre le contrat et prévient votre équipe quand quelque chose en sort. Votre client ne voit rien de tout cela.

Ce qui est vérifié

• Le nouveau travail qui attend dans le Tri, les tâches que votre client demande dans l'onglet Demandes du client du projet et les demandes clients sur le projet sont vérifiés tout seuls en quelques minutes.
• Toute tâche peut être vérifiée à la demande : ouvrez la tâche et appuyez sur Vérifier par rapport au contrat dans son encadré Scope Guard.

Chaque travail reçoit un petit badge :

• Dans le périmètre : le contrat le couvre. La clause est indiquée, par exemple « Schedule A, A3, page 9 ».
• Hors du périmètre : le contrat l'exclut. La raison et la clause sont indiquées.
• Incertain : le contrat ne le dit pas clairement. Une personne doit décider.

Quand l'assistant IA est activé dans votre organisation, l'IA compare le travail avec le contrat et doit citer la clause sur laquelle elle s'appuie : une réponse sans clause est affichée comme Incertain. Sans l'IA, Kaam360 compare les mots du travail avec les livrables et les exclusions du contrat. Il ne dit Hors du périmètre que lorsqu'une exclusion du contrat nomme le travail ; sinon il dit Incertain.

Changer un verdict

1. Appuyez sur Changer le verdict dans l'encadré Scope Guard.
2. Choisissez Dans le périmètre, Hors du périmètre ou Incertain et écrivez pourquoi.
3. Appuyez sur Enregistrer. Votre nom, votre raison et le verdict précédent sont conservés, et écrits dans l'Activité du projet et le journal d'audit.

Il faut le droit de modifier les projets pour vérifier du travail, changer un verdict ou faire une demande de modification.

Une demande de modification en un clic

1. Sur un travail Hors du périmètre ou Incertain, appuyez sur Faire une demande de modification. Dans l'onglet Modifications du projet, vous pouvez aussi cocher plusieurs travaux et appuyer une seule fois sur Faire une demande de modification pour tous.
2. Kaam360 remplit le titre et les détails à partir du travail, et :- les Heures supplémentaires : la médiane des heures que des tâches similaires terminées ont vraiment prises, sinon l'estimation propre du travail. Si rien de similaire n'a été terminé avant, saisissez votre estimation dans Heures supplémentaires.- le Prix supplémentaire : les heures multipliées par le taux de facturation du projet. Le taux est la moyenne des personnes prévues dans l'onglet Ressources du projet, sinon la moyenne des taux de facturation propres des personnes du projet. Le formulaire indique lequel a été utilisé. Les taux de facturation ne sont montrés qu'aux personnes qui peuvent voir les coûts du projet ; les autres saisissent le prix.- les Jours supplémentaires sur la date de fin : les heures en jours ouvrés, arrondies au supérieur.
3. Changez ce que vous voulez et appuyez sur Enregistrer comme brouillon.
4. Suivez ensuite les étapes habituelles dans l'onglet Modifications : Envoyer au client, enregistrer la réponse, puis La facturer. Voir Gérer les modifications, le budget et la clôture d'un projet.

Quand le client approuve, la valeur du contrat et la date de fin sont mises à jour comme d'habitude, et le travail qui n'était pas encore une tâche (un élément du Tri, une demande du client ou une demande client) est ajouté au plan, dans une liste de tâches appelée « Change requests ».

Travail gratuit

L'encadré Travail gratuit, dans les onglets Modifications et Coûts du projet, montre les heures saisies sur du travail marqué Hors du périmètre qu'aucune demande de modification approuvée ne couvre encore. Les personnes qui peuvent voir les coûts du projet voient aussi ce que valent ces heures : chaque heure au taux de facturation de la personne qui l'a saisie (sinon au taux habituel du projet). Le Portefeuille montre le même chiffre dans sa colonne Travail gratuit.

Pour le faire baisser, faites une demande de modification pour ce travail, ou marquez le travail Dans le périmètre si le contrat le couvre bien.

Engagements du contrat

Dans l'onglet Modifications, Engagements du contrat liste ce que le contrat promet, d'après sa synthèse : les livrables et jalons avec leurs dates, les délais de réponse et les clauses de pénalité. Chaque livrable ou jalon montre combien de ses tâches sont terminées, et s'il est Dans les temps, À risque (échéance dans les deux semaines et en retard sur le travail), En retard ou Terminé. Une clause de pénalité montre ce qu'elle pourrait coûter quand le contrat donne un montant ou un pourcentage de la valeur du contrat (seulement pour les personnes qui peuvent voir les coûts du projet).

Le responsable du projet est prévenu dans la cloche quand un engagement est à risque ou en retard, au plus une fois par jour pour chaque engagement.

En cas de problème

• Il n'y a pas d'encadré Scope Guard : le projet n'a pas de contrat signé. Scope Guard fonctionne pour les projets créés en signant un contrat sur la page Contrats.
• Presque tout est Incertain : Kaam360 a peu d'éléments pour comparer. Écrivez les livrables et ce qui n'est pas inclus dans les notes du contrat, ou vérifiez et enregistrez la synthèse avec Plan à partir du contrat.
• Aucun prix n'est rempli : aucun taux de facturation n'est défini pour les personnes du projet, ou vous ne pouvez pas voir les coûts du projet. Saisissez le prix.