Utiliser le tableau de bord CRM, les rapports et les documents

Trois pages de la section CRM vous aident à avoir une vue d'ensemble : Tableau de bord CRM, Rapports CRM et Documents CRM.

Tableau de bord CRM

Ouvrez Tableau de bord CRM. Il comporte trois parties, et chaque chiffre n'apparaît qu'une fois. Le tableau de bord sert à consulter ; pour ajouter des prospects ou des affaires, utilisez Prospects et Affaires.

Résultats commerciaux : choisissez une période en haut à droite (Ce mois-ci, 30 derniers jours, Ce trimestre, Cette année ou L'an dernier).

• Huit vignettes : Valeur gagnée, Affaires gagnées, Taux de réussite, Affaire gagnée moyenne, Prospects ajoutés, Taux de conversion, Jours pour gagner (moyenne) et Devis acceptés. Les flèches comparent avec la période de même durée qui précède : le vert est meilleur, le rouge moins bon. Les montants sont affichés dans votre propre devise d'affichage.
• Objectif de ventes : appuyez sur l'icône drapeau, saisissez un montant et appuyez sur Enregistrer. Cochez L'utiliser pour chaque mois pour garder le même objectif chaque mois. Laissez la case vide et enregistrez pour supprimer l'objectif. La vignette Valeur gagnée affiche la progression vers l'objectif (et, pour ce mois-ci, ce qu'il faut réaliser par jour). Seules les personnes qui peuvent modifier le CRM peuvent le changer.
• En dessous : Valeur gagnée par mois (votre objectif apparaît en pointillés), Prospects par mois, Résultats par personne, D'où viennent les prospects et Pourquoi des affaires ont été perdues. Appuyez sur Exporter vers Excel pour télécharger ces chiffres.

Pipeline et suivi (la situation actuelle) :

• Quatre vignettes : Pipeline ouvert, Prévision pondérée (chaque affaire comptée selon la probabilité de gain de son étape), Devis en attente de réponse et Activités en retard. Appuyez sur une vignette pour ouvrir la page correspondante.
• Demande de l'attention : les affaires ouvertes dont la date de clôture prévue est dépassée, les affaires ouvertes que personne n'a touchées depuis trois semaines, et les nouveaux prospects qui attendent depuis trois jours sans que personne ne s'en occupe. Les plus importants viennent en premier.
• Pipeline ouvert par étape et Clôture prévue (les affaires ouvertes par mois de clôture prévu).

Activités et nouveaux prospects : Mes activités ouvertes, Réunions et appels cette semaine, Prospects ouverts par statut et Prospects les plus récents.

Rapports CRM

Pour les rapports tout prêts et ceux que vous créez vous-même, voir Lancer et créer des rapports CRM.

Documents CRM

1. Ouvrez Documents CRM. La page liste votre bibliothèque CRM et chaque fichier joint à un prospect, un client, une affaire, un devis ou un contrat.
2. Appuyez sur Importer des fichiers pour ajouter des brochures, des grilles tarifaires ou des modèles. Saisissez d'abord une catégorie si vous le souhaitez, par exemple Brochure. Chaque fichier peut faire jusqu'à 25 Mo.
3. Utilisez la zone de recherche, ou la liste en haut, pour n'afficher que la bibliothèque, les fichiers des devis ou les fichiers des contrats.
4. Appuyez sur le nom d'un fichier ou sur l'icône de téléchargement pour l'ouvrir. La personne qui a ajouté un fichier, ou toute personne autorisée à supprimer dans le CRM, peut le retirer avec l'icône de corbeille. Les fichiers des devis et des contrats se retirent depuis leurs propres pages.

Vous pouvez aussi joindre un fichier à un prospect, un client ou une affaire : sur sa page, appuyez sur Joindre des fichiers dans l'encadré Pièces jointes. Il apparaît alors aussi dans Documents CRM.

En cas de problème

• Si vous ne voyez pas ces pages, votre rôle n'inclut peut-être pas le CRM. Demandez au propriétaire de votre espace de travail.
• Un fichier de plus de 25 Mo est ignoré.
• Supprimer un prospect, un client ou une affaire supprime aussi les fichiers qui y sont joints.

Objectifs par personne et commissions

Ouvrez Objectifs de vente dans le module Ventes, ou appuyez sur Objectifs et commissions dans Résultats par personne sur le Tableau de bord CRM.

• Saisissez un objectif mensuel pour chaque personne sous Objectif chaque mois. Le tableau de bord ajoute alors les colonnes Objectif et Atteint : ce que la personne a gagné sur la période, en part de son objectif pour ces mois.
• Sous Commission, saisissez le Pourcentage de la valeur gagnée et, si vous le souhaitez, le Pourcentage supplémentaire sur ce qui est gagné au-delà de l'objectif de la personne. Le tableau de bord affiche alors la Commission de chaque personne. Par exemple, avec 5 % et 3 %, une personne qui a un objectif de 100 000 et qui gagne 150 000 reçoit 5 % de 150 000 plus 3 % des 50 000 au-delà de l'objectif.

Les objectifs sont exprimés dans votre devise d'affichage. Seules les personnes autorisées à supprimer dans le CRM peuvent les modifier. La commission affichée est une indication calculée à partir des affaires gagnées sur la période consultée : vérifiez-la avant de payer qui que ce soit.

Relevés de commissions

Ouvrez Relevés de commissions dans le module Ventes (ou appuyez sur le lien sous Commission sur Objectifs de vente). Il affiche la commission d'une personne mois par mois.

1. Choisissez la Personne (les managers peuvent choisir n'importe qui ; les autres ne voient que leur propre relevé) et les mois sous De et À.
2. Le tableau Mois par mois indique les affaires gagnées, la valeur gagnée, l'objectif, la Commission, ce qui a été Payé et ce qui Reste dû. En dessous figurent les Affaires sur lesquelles repose la commission et les Paiements enregistrés.
3. Un manager appuie sur Marquer comme payée sur un mois, saisit la date Payé le et une Note, et appuie de nouveau sur Marquer comme payée. Cela enregistre seulement que la commission a été payée (par exemple avec le salaire) : aucun argent n'est déplacé et aucun montant n'est modifié. Un marquage fait par erreur peut être annulé avec l'icône d'annulation.
4. Appuyez sur Excel ou PDF pour télécharger le relevé.

La commission est calculée pour chaque mois séparément, à partir des affaires de la personne gagnées ce mois-là, avec la règle et les objectifs tels qu'ils sont définis actuellement. Rien sur cette page ne modifie la règle, un objectif ou une affaire. Les affaires gagnées dans des pipelines que vous ne pouvez pas voir comptent quand même dans les montants, mais ne sont indiquées que par un nombre, sans leur nom.