Enregistrer et suivre les paiements

Paiements montre le côté financier de vos projets. Chaque projet a des paiements (aussi appelés échéances ou conditions de paiement). Chacun passe par des étapes jusqu'à ce que l'argent arrive en banque. Vos conditions de paiement proviennent normalement du contrat : vous les saisissez donc rarement de zéro.

Les étapes d'un paiement

1. En attente de validation : le client n'a pas encore validé le travail.
2. Validé : le client l'a validé. Le paiement est maintenant prêt à être facturé.
3. Facturé : vous avez envoyé la facture.
4. Reçu : l'argent est sur votre compte bancaire. Un paiement peut arriver en plusieurs fois ; voir Paiements partiels ci-dessous.

Travailler sur vos paiements

1. Ouvrez Paiements dans le module Finance du menu. Tous les paiements de tous les projets sont dans une seule liste.
2. Les quatre encadrés en haut (En attente de validation, Validé, Facturé, Reçu) indiquent combien d'argent se trouve à chaque étape. Appuyez sur un encadré pour afficher ou masquer cette étape. Les paiements reçus sont masqués au départ : la liste n'affiche donc que ce qui demande encore votre attention. Appuyez sur Afficher les paiements reçus pour les voir aussi.
3. Pour faire avancer un paiement, appuyez sur le bouton au bout de sa ligne (Marquer comme validé, Marquer comme facturé ou Marquer comme reçu), ou choisissez l'étape dans la liste Étape. Kaam360 y inscrit la date du jour. Modifiez la Date si la date réelle était différente.
4. Cliquez sur un Montant, le nom d'un paiement ou une Note pour les modifier. Ajoutez dans la note des éléments comme le numéro de facture ou la personne à relancer.
5. Utilisez la zone de recherche, Responsable du projet et Regrouper par pour cibler. Regroupez par Responsable du projet pour voir quel responsable attend quels paiements, avec leurs totaux en haut de chaque groupe. Regroupez par Projet pour voir le montant du contrat d'un projet et le modifier.
6. Pour facturer un paiement, appuyez sur Rédiger une facture pour ce paiement au bout de sa ligne. Lorsqu'un paiement a déjà une facture, son numéro s'affiche à la place. Voir Créer et envoyer des factures.
7. Appuyez sur le bouton de téléchargement pour Exporter vers Excel la liste que vous consultez.

Preuve de validation

Un paiement ne peut pas quitter En attente de validation tant qu'une preuve de la validation du client n'est pas conservée avec lui : une photo, un scan, un PDF ou tout autre fichier (les programmes ne sont pas autorisés, 25 Mo maximum).

• Lorsque vous appuyez sur Marquer comme validé (ou choisissez une autre étape) sur un paiement sans preuve, son panneau s'ouvre et demande le fichier. Choisissez-le et appuyez sur Joindre et passer à la suite ; le paiement avance alors de lui-même.
• Appuyez sur Preuves (n) · Remarques (n) au bout d'une ligne pour voir, ouvrir, ajouter ou retirer les fichiers d'un paiement. Un paiement validé ou plus avancé conserve toujours au moins une preuve : joignez d'abord le nouveau fichier, puis retirez l'ancien.
• Il en va de même lorsque vous ajoutez un paiement déjà Validé, Facturé ou Reçu : il est ajouté comme en attente de validation, et le panneau demande la preuve.
• Un client qui valide dans le portail client n'a besoin d'aucun fichier : sa propre validation fait foi.

Remarques

Chaque paiement conserve une liste de remarques datées, pour que son histoire soit consignée au fil de l'eau : « chèque reçu, encaissement lundi », « le client a demandé une nouvelle facture ». C'est surtout utile au service comptable.

• Appuyez sur Preuves (n) · Remarques (n) au bout de la ligne d'un paiement, trouvez Remarques, saisissez la note et appuyez sur Ajouter une remarque.
• Les remarques s'affichent de la plus récente à la plus ancienne, chacune avec son auteur et sa date. Elles ne peuvent plus être modifiées ni retirées ensuite : en cas d'erreur, ajoutez une nouvelle remarque qui la corrige.
• Il vous faut le droit Ajouter des remarques de paiement pour en écrire une (les managers l'ont ; un administrateur peut le donner à d'autres, comme l'équipe comptable, dans Rôles). Toutes les personnes qui peuvent voir les paiements peuvent les lire.

Paiements partiels

Les clients ne paient pas toujours un paiement en une seule fois. Enregistrez chaque montant à son arrivée et Kaam360 tient le solde.

• Appuyez sur Preuves (n) · Remarques (n) au bout de la ligne d'un paiement et trouvez Argent reçu. Il affiche le Montant, ce qui a été Reçu à ce jour et le Solde.
• Une fois le paiement Validé ou Facturé, saisissez le Montant reçu, vérifiez la Date, ajoutez une Référence (par exemple un numéro de chèque ou de virement) et appuyez sur Enregistrer un encaissement. Vous pouvez saisir moins que le solde, mais jamais plus.
• Le paiement reste à son étape et la ligne affiche « Reçu ... · solde ... ». Les totaux, le tableau de bord, la prévision de trésorerie et le bénéfice ne comptent que ce qui est réellement arrivé, et seul le solde reste à encaisser.
• Lorsque les encaissements atteignent le montant total, le paiement devient Reçu le jour où le dernier montant est arrivé. Appuyer sur Marquer comme reçu enregistre ce qui reste dû comme encaissement final. Marquer une facture comme payée fait de même pour son paiement.
• Chaque encaissement écrit aussi une ligne dans les Remarques du paiement. Pour corriger un encaissement enregistré par erreur, appuyez sur Retirer à côté : le solde revient, et un paiement entièrement reçu revient à son étape précédente. Un paiement sur lequel de l'argent a été reçu ne peut pas revenir en attente de validation, ni voir son montant réduit sous ce qui est arrivé, tant que les encaissements ne sont pas retirés.
• Lorsque le paiement a une facture, l'argent enregistré ici compte aussi sur la facture : elle ne réclame que ce qui reste dû, les relances et les pénalités de retard s'arrêtent dès que plus rien n'est dû, et un paiement entièrement reçu marque sa facture comme payée. Retirer un encaissement rend la facture de nouveau due. L'argent enregistré avant l'envoi de la facture compte sur celle-ci lors de son envoi. Un encaissement provenant d'un chèque, d'un acompte, de Payer maintenant ou d'un avoir est annulé à sa source (le chèque, l'acompte, un remboursement dans Stripe, ou l'avoir), et un encaissement enregistré avec Enregistrer un paiement reçu sur la facture est annulé sur la facture.

Ajouter ou retirer un paiement

• Appuyez sur Ajouter un paiement, choisissez le projet, saisissez le montant et un nom facultatif (par exemple À la mise en production), choisissez l'Étape et appuyez sur Ajouter. Si le projet a un montant de contrat, Kaam360 indique combien n'est pas encore planifié et propose de l'utiliser.
• Utilisez Retirer au bout d'une ligne pour supprimer un paiement. Une confirmation vous est demandée.

Si les paiements d'un projet n'atteignent pas le montant de son contrat, Kaam360 vous indique combien n'est pas encore planifié (lorsque vous regroupez par Projet).

Les autres pages de Finance

• Tableau de bord : l'argent en un coup d'œil. Quatre chiffres (Prêt à encaisser, En attente de validation, Reçu au cours des 30 derniers jours et Valeur du contrat), une barre montrant où se trouve l'argent, un tableau par responsable de projet avec ce qu'il attend, et une courte Liste de relance. Appuyez sur un chiffre ou sur le nom d'un responsable pour ouvrir les paiements correspondants.
• Rapports : des rapports simples sur l'argent, un par onglet. Qui détient quel argent liste les projets de chaque responsable avec l'argent à chaque étape. Depuis combien de temps l'argent attend montre l'argent validé ou facturé mais non payé, réparti en jusqu'à 30, de 31 à 60, de 61 à 90 et plus de 90 jours. Reçu chaque mois montre ce qui est entré au cours des 12 derniers mois. Dépenses par responsable (pour les personnes qui peuvent voir les coûts des projets) montre ce que les projets de chaque responsable ont coûté jusqu'ici et devraient coûter, par rapport à l'argent des contrats. Prévision de trésorerie (dans l'offre Business) montre quand l'argent devrait arriver au cours des 6, 12 ou 18 prochains mois. Choisissez un Responsable du projet pour restreindre un rapport, et appuyez sur le bouton de téléchargement pour l'ouvrir dans Excel.

Les anciennes pages Par projet, Conditions de paiement, À échoir et Feuille de calcul font désormais toutes partie de Paiements. Les anciens liens fonctionnent toujours et vous y mènent.

En cas de problème

Dans la feuille de calcul, mettre un montant à 0 supprime cette échéance. Saisissez de nouveau le montant pour la faire revenir.