Lire automatiquement les reçus et les factures fournisseurs

Saisir les reçus à la main prend du temps. Kaam360 peut lire une photo ou un PDF d'un reçu ou d'une facture fournisseur et remplir pour vous le montant, la taxe, la date, le fournisseur et la devise. Vous vérifiez toujours les suggestions d'abord : rien n'est enregistré tant que vous n'appuyez pas sur le bouton d'enregistrement du formulaire.

La lecture se fait sur le propre serveur de Kaam360. Vos reçus ne sont jamais envoyés à une autre entreprise, et aucun service ni compte extérieur n'est nécessaire.

Lire un reçu pour une dépense

1. Ouvrez Dépenses dans le module Finance.
2. En haut, dans l'encadré Lire un justificatif, appuyez sur Choisissez des photos ou des PDF de vos justificatifs. Sur un téléphone, vous pouvez prendre la photo immédiatement. Vous pouvez en choisir plusieurs à la fois (jusqu'à 10).
3. Chaque fichier attend son tour et est lu, généralement en quelques secondes. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce temps : l'encadré affiche En attente, Lecture puis Prêt.
4. Lorsqu'une lecture est prête, ses suggestions s'ouvrent à côté de l'image. Chacune indique le degré de certitude du lecteur (Sûr, Plutôt sûr ou À vérifier) et la ligne du reçu dont elle provient. Ouvrez Ce que le lecteur a vu pour voir chaque ligne, avec les lignes utilisées surlignées.
5. Cochez ce qu'il faut copier. Si le total n'est pas le bon, choisissez un autre montant trouvé sur le reçu. Si le jour et le mois peuvent être inversés (03/04/2025), choisissez la bonne date.
6. Appuyez sur Remplir le formulaire. Le formulaire de droite est rempli : Payé à, Montant, Taxe incluse, Date, Devise et Type.
7. Vérifiez chaque champ, ajoutez À quoi a-t-elle servi ? et le projet, et appuyez sur Soumettre. La photo ou le PDF est joint comme justificatif de la dépense.

Ce n'est pas le bon ? Appuyez sur Abandonner (le fichier est supprimé), ou sur Ne pas l'utiliser au-dessus du formulaire.

Pour lire un justificatif déjà joint à l'une de vos dépenses en attente, appuyez sur Lire le justificatif et remplir les informations à côté de celle-ci sous Mes dépenses.

Lire la facture d'un fournisseur

1. Ouvrez Factures fournisseurs dans le module Achats et appuyez sur Saisir une facture.
2. Dans l'encadré Lire la facture du fournisseur, appuyez sur Choisissez une photo ou un PDF de la facture.
3. Vérifiez les suggestions et appuyez sur Remplir le formulaire. Le fournisseur est reconnu par son numéro fiscal, son e-mail ou son site web, ou son nom ; Leur numéro de facture, la Date de la facture, l'Échéance et la Devise sont remplis, ainsi que, pour une facture sans commande, une ligne avec le montant hors taxe et le taux de taxe.
4. Si le fournisseur ne figure pas encore dans votre liste, appuyez sur Ajouter comme fournisseur (vous pourrez compléter ses informations plus tard).
5. Vérifiez les lignes et appuyez sur Enregistrer la facture. Le PDF ou la photo est conservé avec la facture et sur la page du fournisseur.

Sur une facture existante, appuyez sur Modifier : sous Ou lire un fichier déjà conservé avec cette facture, choisissez l'un de ses fichiers pour le lire.

Il apprend de vous

Chaque fois que vous enregistrez une dépense ou une facture issue d'une lecture, Kaam360 retient, pour ce fournisseur ou ce commerce : son nom, la ligne qui contient son total et sa taxe, s'il écrit les dates avec le jour ou le mois en premier, sa devise et le type de dépense. Son prochain reçu est mieux lu. Il n'apprend que de ce que les gens ont enregistré, jamais des suggestions écartées.

Ce qu'il lit bien, et ce qu'il ne lit pas

• Les photos (JPG, PNG, TIFF, BMP, GIF) et les PDF, jusqu'à 15 Mo. Le texte propre au PDF est utilisé lorsqu'il en a (exact et instantané) ; un PDF scanné est lu à partir de son image. Seules les 3 premières pages sont lues.
• Les totaux intitulés Total, Grand total, Amount due, Net payable, Balance due et équivalents, en anglais, français, allemand, espagnol, portugais, indonésien, turc, arabe et ourdou ; les taxes comme VAT, GST, sales tax, TVA, MwSt, KDV, PPN ou ٹیکس ; les montants écrits 1,234.56, 1.234,56 ou avec des chiffres arabes et ourdous ; les dates dans la plupart des formats, y compris avec le nom des mois ; les devises à partir de leur code (AED, GBP...), de leur symbole (£, €, $, ₹) ou de leur nom local (Rs, Dhs, د.إ).
• Ne sont pas lus : l'écriture manuscrite, les photos très floues ou sombres, les photos WEBP et HEIC (prenez plutôt la photo en JPG), et les lignes détaillées d'une longue facture (seulement ses totaux). Lorsque quelque chose ne peut pas être lu, la raison vous est indiquée, et vous pouvez quand même joindre le fichier et saisir les informations.
• Astuce : prenez la photo bien à plat, par le dessus, avec une bonne lumière et le reçu entier dans le cadre.

Pour les administrateurs : Paramètres › Lecture des justificatifs

Ouvrez Paramètres et choisissez Lecture des justificatifs (administrateurs, ou toute personne disposant du droit Gérer la lecture des reçus). Vous pouvez y :

• activer ou désactiver la lecture pour toute l'organisation ;
• choisir de lire aussi les mots en Arabe ou en Ourdou (les chiffres arabes et ourdous sont toujours compris) ;
• voir ses résultats sur les 30 derniers jours, et chaque lecture : qui, quand, quel fichier, combien de temps elle a pris et ce que les gens ont modifié (jamais les mots des reçus) ;
• voir ce qu'il a appris sur chaque fournisseur, et appuyer sur Oublier ce fournisseur ou Tout oublier ;
• appuyer sur Télécharger la liste pour obtenir un tableur des lectures.

Bon à savoir

• Seule la personne qui a envoyé un reçu voit sa lecture. Les personnes qui peuvent soumettre des dépenses peuvent lire des reçus ; les personnes disposant du droit Acheter auprès des fournisseurs peuvent lire des factures fournisseurs.
• Les fichiers comptent dans le stockage de votre espace de travail. Une lecture que personne n'utilise est supprimée au bout d'une semaine, avec son fichier ; les mots lus sur les reçus utilisés sont effacés au bout de 30 jours.
• Les lectures se font chacune à leur tour, une à la fois, pour que le site reste rapide pour tout le monde. Une lecture peut prendre au plus une minute ; une personne peut en avoir 10 en attente à la fois.
• L'envoi, l'utilisation et l'abandon des lectures, ainsi que les modifications des paramètres, figurent dans le Journal d'activité.