Petite caisse : caisses, dépenses avec justificatifs, réapprovisionnements et comptages

La Petite caisse correspond aux espèces qu'un bureau ou une personne garde pour les petites dépenses : timbres, taxi, thé pour une réunion. Chaque caisse a un gardien qui en est responsable. Kaam360 tient ce qui devrait se trouver dans la caisse, chaque dépense avec son justificatif, les réapprovisionnements et les comptages.

Ajouter une caisse

1. Ouvrez Petite caisse dans le menu Finance (il vous faut le droit Gérer la petite caisse) et appuyez sur Nouvelle caisse.
2. Saisissez le Nom (par exemple « Bureau de Karachi ») et, si vous le souhaitez, le bureau ou l'agence.
3. Choisissez qui en a la charge sous Suivi par. Seules les personnes dont le rôle a le droit Tenir une petite caisse sont listées.
4. Choisissez la Devise, le Montant habituel (fonds de caisse) auquel la caisse est réapprovisionnée, et les Espèces actuellement en caisse.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Enregistrer une dépense

1. Ouvrez la caisse et appuyez sur Enregistrer une dépense.
2. Pour gagner du temps, utilisez Lire un justificatif : choisissez une photo ou un PDF du reçu et cochez ce qu'il faut copier dans le formulaire (la même lecture que pour les dépenses).
3. Vérifiez la Date, le Montant, le Type et À quoi a-t-elle servi ?, et joignez le justificatif s'il n'a pas été lu.
4. Appuyez sur Enregistrer. Le solde diminue. Une dépense ne peut jamais dépasser ce qui devrait se trouver dans la caisse.

Demander un réapprovisionnement

Appuyez sur Demander un réapprovisionnement. Le montant suggéré ramène la caisse à son montant habituel. Appuyez sur Envoyer pour approbation : le réapprovisionnement part chez les approbateurs choisis dans Règles d'approbation (par défaut le chef d'équipe du gardien, ou toute personne disposant du droit Approuver les réapprovisionnements de petite caisse). Les espèces comptent une fois le réapprovisionnement approuvé.

Compter les espèces

Appuyez sur Compter les espèces, saisissez les espèces comptées et appuyez sur Enregistrer le comptage. S'il y a un écart avec ce qui devrait s'y trouver, la différence est enregistrée (espèces manquantes, ou plus que prévu) et le solde suit le comptage. Chaque comptage est listé sous Comptages.

Corrections et rapports

Une personne qui gère la petite caisse peut annuler une dépense ou un réapprovisionnement saisi par erreur (la flèche d'annulation). Un gardien peut annuler son propre réapprovisionnement tant qu'il est en attente. Exporter vers Excel télécharge les écritures de la caisse avec le solde après chacune.