Rappels de paiement : relancer automatiquement les factures impayées

Kaam360 peut relancer vos clients pour leurs factures impayées à votre place : un message aimable quelques jours avant l'échéance, un autre le jour même, puis des messages plus fermes tant qu'elle reste impayée. À l'étape de votre choix, le chargé de compte reçoit une tâche de suivi et une pénalité de retard peut être facturée. Votre équipe peut aussi recevoir des rappels pour les factures fournisseurs à payer. Les pages sont Rappels de paiement (dans le module Finance) et Rappels de factures (dans le module Achats).

Activer les rappels

1. Ouvrez Rappels de paiement et appuyez sur Paramètres et plans.
2. Cochez Relancer automatiquement les clients pour les factures impayées.
3. Choisissez quand les rappels peuvent partir : De et Jusqu'au (dans le fuseau horaire de votre organisation), et Au maximum ce nombre par jour. Cochez Uniquement les jours ouvrés si vous ne voulez pas de rappels les jours de repos hebdomadaires ni les jours fériés.
4. Appuyez sur Enregistrer.

Seules les factures envoyées par e-mail depuis Kaam360 sont relancées, à l'adresse à laquelle elles ont été envoyées. Cochez Relancer aussi les factures marquées comme envoyées à la main pour utiliser l'adresse e-mail du client (ou celle de son contact principal) pour les autres.

Plans de relance

Un plan est la liste des étapes, comptées à partir de l'échéance de chaque facture. Les nouveaux espaces de travail démarrent avec : 3 jours avant, le jour de l'échéance, puis 3, 7, 14 et 30 jours de retard.

1. Sous Plans de relance, appuyez sur un plan pour le modifier, ou sur Nouveau plan.
2. Pour chaque étape, choisissez Avant l'échéance, Le jour de l'échéance ou Après l'échéance, et le nombre de jours.
3. Après l'échéance, choisissez le ton : Aimable, Ferme ou Dernier avis.
4. Cochez Joindre la facture (PDF) et, si vous le souhaitez, Joindre le relevé du client (PDF).
5. Appuyez sur + Ajouter une étape pour d'autres étapes (jusqu'à 12), ou sur la corbeille pour en retirer une. Appuyez sur Enregistrer le plan.

Un plan est le plan par défaut : chaque client le suit, sauf s'il en a reçu un autre. Pour donner un autre plan à un client (par exemple un plan plus doux pour les grands comptes), ouvrez le client dans le CRM et appuyez sur Modifier sur la carte Rappels de paiement.

Le texte, dans la langue de chaque client

• Laissez le texte vide pour utiliser le texte intégré de chaque étape. Il est traduit dans la langue du client : la langue définie sur le contact du client, ou à défaut la Langue quand le client n'en a pas du plan.
• Pour rédiger le vôtre, ouvrez Formulation sur une étape. N'importe quelle langue est utilisé pour tout le monde ; appuyez sur une langue pour rédiger une version destinée aux clients qui la parlent.
• Vous pouvez utiliser ces mots entre accolades, remplis pour chaque facture : {customer}, {invoice}, {amount} (ce qui reste dû, après les avoirs), {due_date}, {days_late}, {organization}, {late_fee} et {fee_invoice}. {pay_link} est la page en ligne de la facture où le client peut la payer, une fois le paiement en ligne configuré (voir Être payé en ligne avec Payer maintenant) ; d'ici là, il reste vide.
• Choisissez une langue et appuyez sur Aperçu pour voir le rappel tel qu'un client le recevrait.
• La Phrase supplémentaire dans chaque rappel est ajoutée à la fin de chacun.

Suivis et pénalités de retard

• Cochez Demander au chargé de compte de relancer (une tâche et un e-mail) sur une étape postérieure à l'échéance. Le responsable du client (ou la personne choisie dans Qui assure le suivi quand un client n'a pas de chargé de compte) reçoit une tâche dans Activités pour ce jour-là et un e-mail.
• Choisissez une Pénalité de retard sur une étape postérieure à l'échéance : un montant ou un % de ce qui est dû. La pénalité est facturée par une facture distincte (la facture du client ne change jamais), payable dans le Délai de paiement d'une pénalité de retard. Elle est jointe au rappel. Une pénalité n'est jamais appliquée sur une pénalité.
• Pour reprendre une pénalité, ouvrez la facture et appuyez sur Reprendre à côté de celle-ci dans la carte Rappels de paiement. Sa facture est annulée.
• Une étape atteinte plus de 7 jours après sa date (par exemple après une pause, ou lorsque les rappels viennent d'être activés) envoie quand même son rappel, mais ne demande jamais de suivi et ne facture jamais de pénalité.

Quand les rappels s'arrêtent

• Ils s'arrêtent d'eux-mêmes lorsque la facture est payée, entièrement créditée ou annulée.
• Sur la facture, cochez Mettre en pause les rappels pour cette facture, ou Le client conteste cette facture (aucun rappel et aucune pénalité tant que vous ne décochez pas), et appuyez sur Enregistrer.
• Sur la page du client, appuyez sur Modifier et cochez Mettre en pause les rappels pour ce client, avec une date de fin si vous le souhaitez.
• Un client ne reçoit jamais plus d'un rappel par facture et par jour, ni en dehors de vos heures d'envoi.

Suivre ce qui se passe

Sur Rappels de paiement :

• À venir : ce qui part dans les prochains jours, avec l'étape et l'indication d'un suivi demandé ou d'une pénalité facturée.
• Envoyé : chaque rappel, suivi et pénalité de retard. Recherchez, filtrez par type et par dates, et appuyez sur Excel ou PDF pour télécharger.
• En pause : les factures contestées et en pause, et les clients en pause.
• Rapport : les rappels envoyés par étape, le nombre de factures payées dans les jours choisis après leur dernier rappel, le délai moyen de paiement, et le montant encaissé. Appuyez sur Excel ou PDF pour le télécharger.

Chaque facture affiche ses propres rappels dans la carte Rappels de paiement.

Rappels pour les factures fournisseurs

1. Ouvrez Rappels de factures.
2. Cochez Rappeler à l'équipe les factures fournisseurs à payer. Choisissez les Jours avant l'échéance, si un rappel est envoyé Aussi le jour de l'échéance, et En cas de retard : le lendemain, puis tous les (jours).
3. Choisissez Qui est relancé : Le responsable de la facture (la personne qui suit le fournisseur, ou celle qui a saisi la facture), Toute personne autorisée à acheter auprès des fournisseurs, ou Les deux.
4. Cochez le récapitulatif quotidien pour recevoir un seul e-mail par jour listant toutes les factures, au lieu d'un e-mail par facture. Appuyez sur Enregistrer.

Les onglets À venir et Envoyé montrent ce qui est prévu et ce qui est parti. La page de chaque facture affiche ses rappels. Les rappels s'arrêtent lorsque la facture est entièrement payée ou annulée.

Qui peut faire quoi

Dans Rôles et droits, sous Finance : Voir les factures ouvre Rappels de paiement et le rapport. Configurer les relances de paiement les active, modifie les plans, le texte, les pénalités de retard et les heures d'envoi, et attribue un autre plan à un client. Rédiger et envoyer des factures met en pause des factures et des clients, marque des factures comme contestées et reprend des pénalités de retard. Rappels de factures demande Voir les achats ; les modifier demande Acheter auprès des fournisseurs. Chaque modification est inscrite dans le journal d'audit.