Grand livre : plan comptable, écritures comptables et états financiers

Grand livre tient la comptabilité de votre société en partie double, dans Kaam360. Chaque montant est enregistré deux fois : une fois au débit d'un compte et une fois au crédit d'un autre, pour que les comptes soient toujours équilibrés. À partir de ces écritures, Kaam360 établit le Compte de résultat, le Bilan et la Balance générale.

Il vous faut le droit Voir le grand livre pour l'ouvrir, Tenir la comptabilité pour passer des écritures et modifier les comptes, et Clôturer les comptes pour clôturer une période. Les managers ont les deux premiers ; la clôture des comptes reste réservée aux administrateurs tant qu'ils ne la confient pas à quelqu'un.

Le plan comptable

1. Ouvrez Grand livre dans le menu Finance et choisissez Plan comptable.
2. La première fois, Kaam360 vous fournit un plan tout prêt organisé en niveaux, comme le font la plupart des normes comptables : une classe (par exemple 1 Assets), un groupe (11 Current assets), un sous-groupe (111 Cash and bank) et les comptes eux-mêmes (1000 Bank). Les classes sont 1 Actif, 2 Passif, 3 Capitaux propres, 4 Produits, 5 Coût des ventes et 6 Charges d'exploitation.
3. Les classes, groupes et sous-groupes sont des intitulés : ils ne font qu'additionner les comptes placés en dessous. Les écritures vont toujours sur un compte.
4. Appuyez sur Ajouter un compte pour en ajouter un, par exemple 6150 Internet en tant que Dépense, et choisissez l'intitulé sous lequel il Se place sous. Laissé vide, il se place sous la classe de son type.
5. Appuyez sur Ajouter un intitulé pour ajouter votre propre groupe ou sous-groupe, par exemple 631 Frais informatiques sous 6 Operating expenses.
6. Appuyez sur le crayon pour renommer un compte ou un intitulé ou changer son code. Cochez C'est un compte de banque ou de caisse pour vos comptes bancaires et vos caisses.

Un compte qui a déjà des écritures ne peut pas être supprimé : cochez plutôt Archivé : n'est plus utilisé pour les nouvelles écritures, et son historique reste dans les états. Les comptes utilisés par les écritures automatiques de Kaam360 (clients, ventes, taxe, banque) peuvent être renommés mais pas supprimés. Un intitulé peut être supprimé une fois que plus rien n'est placé en dessous.

Passer une écriture comptable

1. Appuyez sur Nouvelle écriture comptable.
2. Choisissez la Date, saisissez une Description (par exemple « Apport du dirigeant ») et, si vous le souhaitez, une Référence.
3. Sur chaque ligne, choisissez le Compte et saisissez le montant sous Débit ou Crédit. Les intitulés apparaissent en gris dans la liste pour vous repérer, mais seuls les comptes peuvent être choisis. Appuyez sur Ajouter une ligne pour ajouter des lignes.
4. Surveillez les totaux : l'écriture ne peut être comptabilisée que lorsqu'elle affiche Équilibrée (les débits égalent les crédits).
5. Appuyez sur Comptabiliser, ou sur Enregistrer comme brouillon pour la terminer plus tard. Un brouillon ne change rien dans les états.

Chaque écriture est une pièce, et Kaam360 en déduit le type à partir de ses lignes :

• une pièce d'encaissement (RV-0001) lorsque de l'argent entre sur un compte de banque ou de caisse ;
• une pièce de décaissement (PV-0001) lorsque de l'argent en sort ;
• une pièce de virement interne (CV-0001) lorsque de l'argent passe seulement entre vos propres comptes de banque et de caisse ;
• une pièce d'opérations diverses (JV-0001) pour tout le reste, comme une vente à crédit.

Chaque type a sa propre numérotation, sans trou. Les écritures comptabilisées avant l'apparition des types de pièces conservent leur numéro JE-. Dans le journal, choisissez un type sous Toutes les pièces pour n'afficher que celles-ci.

Les écritures comptabilisées ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Pour en corriger une, ouvrez-la et appuyez sur Contre-passer : Kaam360 comptabilise une nouvelle écriture dont chaque débit et chaque crédit est inversé, pour que les deux s'annulent. Comptabilisez ensuite l'écriture correcte.

Débits et crédits en bref : les actifs et les charges augmentent par un débit ; les passifs, les capitaux propres et les produits augmentent par un crédit. L'argent qui entre en banque est un débit sur Banque ; une vente est un crédit sur Ventes.

États

Choisissez Rapports, puis l'état, la société (si vous en avez plusieurs) et la période, et appuyez sur Afficher.

• Compte de résultat : les produits, puis le Coût des ventes et la Marge brute, puis les autres produits et les charges, avec le bénéfice ou la perte net. Cochez Comparer avec la période précédente pour voir la période précédente à côté.
• Bilan : ce que la société possède (actif), ce qu'elle doit (passif) et la part des propriétaires (capitaux propres) à une date. Le résultat de l'exercice en cours et les résultats des exercices précédents sont présentés séparément : vous n'avez donc jamais besoin d'une écriture de clôture d'exercice. Cochez Comparer avec l'année précédente pour voir la même date un an plus tôt.
• Balance générale : le solde de chaque compte à une date, dans une colonne de débit et une colonne de crédit dont les totaux sont égaux, avec le total de chaque intitulé.
• Grand livre d'un compte : chaque ligne comptabilisée d'un compte sur une période, avec le solde d'ouverture, le solde progressif et le solde de clôture. Cliquez sur le nom d'un compte dans n'importe quel état ou dans le plan comptable pour l'ouvrir. Cliquez sur un intitulé pour voir les lignes de tous les comptes placés en dessous.

Choisissez le niveau de détail : Chaque compte, Jusqu'aux sous-groupes ou Groupes uniquement. Chaque intitulé affiche le total des comptes placés en dessous, et les totaux de l'état ne changent jamais. Appuyez sur Excel ou PDF pour télécharger n'importe quel état tel qu'il est affiché. Les états ne comptent que les écritures comptabilisées, séparément pour chaque société, dans la devise principale de cette société.

Clôture des comptes

Lorsqu'une période est terminée (par exemple après la clôture d'exercice de votre comptable), ouvrez Clôture des comptes, choisissez la date dans Clôturer jusqu'au et appuyez sur Enregistrer. Aucune écriture datée de ce jour ou d'avant ne peut plus être comptabilisée ni contre-passée. Pour rouvrir une période clôturée, choisissez une date antérieure (ou effacez-la), saisissez une raison et appuyez sur Enregistrer : la raison est conservée dans le journal d'activité. C'est aussi ici que vous choisissez le mois où L'exercice commence en (par exemple juillet), utilisé par le bilan et la période Cet exercice.

Écritures automatiques

Kaam360 comptabilise vos documents de lui-même dans le grand livre, pour que vous ne les saisissiez pas deux fois. Pour une société qui n'a jamais fait de choix, la fonction a été activée à partir du jour où elle a été ajoutée à Kaam360. Une personne disposant du droit Clôturer les comptes peut le modifier :

1. Ouvrez Grand livre et choisissez Écritures automatiques.
2. Sous Comptabiliser les documents datés à partir du, choisissez le premier jour à comptabiliser (par exemple le lendemain de vos soldes d'ouverture), ou effacez-le pour désactiver les écritures automatiques.
3. Si vous le souhaitez, choisissez où Les ventes vont sur, où L'argent reçu et payé va sur, où Les factures fournisseurs vont sur, et un compte pour chaque type de dépense. Laissé sur Le compte tout prêt, Kaam360 utilise les comptes du plan tout prêt.
4. Appuyez sur Enregistrer. Les documents à partir de ce jour sont comptabilisés immédiatement, puis toutes les quelques minutes.

Ce qui est comptabilisé, chaque fois sous forme de pièce équilibrée dans la devise principale de la société :

• Une facture lorsqu'elle est envoyée : ce que doit le client, les ventes et la taxe collectée.
• L'argent reçu sur une facture (marquée payée, paiement partiel, Payer maintenant ou chèque remis en banque) : une pièce d'encaissement vers la banque, en diminution de ce que doit le client.
• L'argent reçu sur un paiement de projet pas encore facturé : une pièce d'encaissement vers la banque, conservée sous Advances from customers. Une fois le paiement facturé, la même pièce passe sur ce que doit le client.
• Un acompte client : une pièce d'encaissement vers la banque, conservée sous Advances from customers. Lorsqu'il est utilisé sur une facture, une pièce d'opérations diverses le transfère sur la facture ; seul le reste de la facture compte comme argent nouveau. Rembourser un acompte est une pièce de décaissement.
• Un acompte versé à un fournisseur : une pièce de décaissement depuis la banque, sous Advances paid to suppliers. Lorsqu'il est utilisé sur une facture fournisseur, il règle la facture sans toucher à la banque.
• Un avoir lors de son émission, et l'argent reversé à partir de celui-ci sous forme de remboursement.
• Une facture fournisseur : la charge, la taxe payée et ce que vous devez au fournisseur ; et chaque paiement effectué dessus (un chèque émis lorsque la banque le paie).
• Une dépense lorsqu'elle est approuvée (due à la personne), puis de nouveau lorsqu'elle est remboursée.
• La petite caisse : les espèces de départ d'une caisse, chaque réapprovisionnement depuis la banque, chaque dépense (son compte de charges et sa taxe) et chaque écart de comptage, sur le compte Petite caisse.
• Les paiements Payer maintenant qui arrivent en banque par un virement Stripe : d'abord sur Stripe clearing ; le jour de l'arrivée du virement, le montant net passe en banque et les frais de Stripe en Bank charges (voir Être payé en ligne avec Payer maintenant).
• Un gain ou une perte de change réalisé (un paiement, un remboursement ou un avoir à un autre taux que celui de son document) : sur Exchange gains and losses, que le Compte de résultat présente sous Autres produits. Uniquement pour l'argent qui a circulé à partir du jour où cela a été ajouté : rien de déjà comptabilisé ne change.

Les documents datés avant le premier jour font partie de vos soldes d'ouverture : ils ne sont donc pas comptabilisés. L'argent qui arrive sur ces documents à partir de ce jour est comptabilisé, pour que ces soldes d'ouverture se soldent. Chaque écriture est convertie aux taux de change de la date de son propre document : les écritures déjà présentes dans le grand livre ne changent donc pas lorsque les taux sont actualisés.

Les écritures automatiques sont marquées Automatique dans le journal et suivent leur document : si le document change, est annulé ou supprimé, Kaam360 corrige l'écriture. Vous ne pouvez pas les modifier ni les contre-passer vous-même ; modifiez plutôt le document. Une écriture d'une période clôturée n'est jamais modifiée : la correction est comptabilisée dans la période ouverte (à la date du document si elle est ouverte, sinon le lendemain de la date de clôture ; pour un document annulé ou retiré, le jour où cela est constaté).

Rapprochement bancaire

Comparez le grand livre à votre relevé bancaire, pour savoir que chaque paiement est enregistré et que rien n'y figure deux fois.

1. Ouvrez Grand livre et choisissez Rapprochement bancaire.
2. Choisissez le compte de banque ou de caisse. Les comptes bancaires et de caisse ajoutés dans la Prévision de trésorerie apparaissent d'eux-mêmes dans le plan comptable (sous Banque et Espèces, avec des codes comme 1000.1) : vous ne tenez donc jamais deux listes.
3. Choisissez la Date du relevé et saisissez le Solde de clôture du relevé figurant sur votre relevé bancaire.
4. Cochez chaque ligne qui apparaît sur le relevé. Écart avec le relevé indique ce qui manque encore.
5. Lorsque l'écart est nul, appuyez sur Terminer le rapprochement.

Le rapprochement suivant part du solde de ce relevé. Une ligne du relevé qui ne figure pas encore dans le grand livre (des frais bancaires, des intérêts) reste généralement à enregistrer : comptabilisez une écriture pour elle, puis cochez-la. Sous Rapprochements précédents, vous pouvez annuler le dernier. Une ligne déjà pointée n'est jamais réécrite par les écritures automatiques ; si son document change, la modification est comptabilisée sous forme de correction.

Pour choisir le compte bancaire utilisé par les écritures automatiques, sélectionnez-le sous L'argent reçu et payé va sur dans Écritures automatiques.

Immobilisations

Répartissez le coût des équipements, véhicules et machines sur les années pendant lesquelles vous les utilisez.

1. Ouvrez Grand livre et choisissez Immobilisations, puis Ajouter une immobilisation.
2. Saisissez son Nom, le jour où elle a été Acheté le, son Coût, sa Valeur en fin de vie (0 convient) et sa Durée d'utilité (mois), par exemple 60 pour cinq ans.
3. Choisissez la Méthode : Linéaire prend le même montant chaque mois ; Dégressive prend chaque année un pourcentage de ce qu'elle vaut encore, donc davantage les premières années.
4. Sous Payé avec, choisissez la banque (ou Accounts payable, ou Opening balances pour un bien que vous possédiez déjà). Choisissez Déjà dans les comptes si son achat a été comptabilisé autrement.
5. Appuyez sur Enregistrer.

Kaam360 comptabilise l'achat, puis une écriture d'amortissement à la fin de chaque mois, sur Amortissement et Accumulated depreciation, pour que le bilan présente l'immobilisation à sa valeur restante. Cliquez sur le nom d'une immobilisation pour voir son plan d'amortissement mois par mois. Lorsque vous la vendez ou la mettez au rebut, modifiez-la et renseignez Cédé ou mis au rebut : l'immobilisation sort des comptes et la plus-value ou la moins-value est comptabilisée.

Budgets

1. Ouvrez Grand livre et choisissez Budgets.
2. Choisissez l'exercice. Saisissez un budget pour chaque compte de produits et de charges, mois par mois, ou saisissez un montant annuel sous Toute l'année pour le répartir uniformément.
3. Appuyez sur Enregistrer le budget.

Sous le budget, Budget par rapport au réel le compare à ce qui s'est réellement passé du début de l'exercice jusqu'à ce mois, avec l'écart et le pourcentage consommé. Un compte de charges qui a dépensé plus que son budget à ce jour est marqué Budget dépassé, et un avertissement apparaît sur le journal.

Pas encore inclus

Les gains et pertes de change ne sont pas comptabilisés automatiquement : enregistrez-les par une écriture comptable. Pour voir qui vous doit de l'argent et depuis combien de temps, utilisez Relevés clients et les rapports de paiements (la page des états renvoie aussi vers eux) ; pour ce que vous devez aux fournisseurs, utilisez les rapports d'achats. Kaam360 ne dépose rien auprès de l'administration fiscale : vérifiez votre comptabilité avec votre comptable.