Politiques de dépenses : plafonds, justificatifs, indemnités journalières et kilométrage

Dans Politiques de dépenses, vous rédigez les règles auxquelles chaque dépense est confrontée dès sa soumission : combien par demande, par jour ou par mois, quand un justificatif est nécessaire, et quels types de dépense certaines personnes ne peuvent pas demander du tout. Vous y tenez aussi les taux d'indemnité journalière et de kilométrage que les gens choisissent. Qui approuve, et en combien d'étapes selon le montant, reste défini sous Règles d'approbation.

Ajouter une règle

1. Ouvrez Politiques de dépenses dans le menu Finance (il vous faut le droit Définir les règles de dépenses).
2. Appuyez sur Nouvelle règle et donnez-lui un Nom, par exemple « Repas : 50 au maximum par jour ».
3. Choisissez le Type de dépense concerné, ou Tous les types.
4. Facultatif : choisissez Uniquement pour le rôle (facultatif) ou Uniquement pour l'équipe (facultatif). Laissée vide, la règle s'applique à tout le monde.
5. Renseignez une ou plusieurs des cases Limite par demande (facultatif), Limite par jour (facultatif), Limite par mois (facultatif) et Justificatif nécessaire au-delà de (facultatif) (saisissez 0 pour toujours exiger un justificatif). Les montants sont exprimés dans votre devise principale ; les dépenses dans d'autres devises sont converties.
6. Sous Quand la règle n'est pas respectée, choisissez Avertir (la dépense peut quand même être soumise, et l'approbateur voit l'avertissement) ou Bloquer (elle ne peut pas être soumise).
7. Ou cochez Ce type n'est pas autorisé pour ces personnes : une telle dépense est toujours bloquée.
8. Appuyez sur Enregistrer.

Ce que voient les gens

Sur Dépenses, le formulaire vérifie les règles au fil de la saisie. Un encadré jaune indique ce que verra l'approbateur ; un encadré rouge explique pourquoi la dépense ne peut pas être soumise en l'état. Les avertissements restent sur la dépense : les approbateurs les voient dans la liste et sur Approbations.

Indemnités journalières et kilométrage

1. Sous Indemnités journalières et barèmes kilométriques, appuyez sur Nouveau taux.
2. Choisissez le Type : Indemnité journalière (un montant par jour, par exemple par ville ou par pays) ou Kilométrage (un montant par kilomètre ou par mile, par exemple « Véhicule personnel »).
3. Saisissez le Nom, le montant et la Devise, et appuyez sur Enregistrer.

Les gens choisissent ensuite le type Indemnité journalière ou Kilométrage sur une dépense, sélectionnent le taux et saisissent les Jours ou la Distance : le montant est calculé pour eux. Un taux déjà utilisé ne peut pas être supprimé ; il est désactivé à la place.

Approbations selon le montant

Pour que les grosses dépenses soient approuvées par davantage de personnes (par exemple au-delà de 1 000 : le manager, puis la finance), ouvrez Règles d'approbation dans Paramètres, ajoutez une règle pour Dépense avec un montant minimal et les étapes. Les règles s'appliquent dans l'ordre ; la première qui correspond est utilisée.

Rembourser ensemble

Sur Dépenses, les personnes qui approuvent les dépenses voient Rembourser ensemble : chaque dépense approuvée pas encore remboursée, par personne. Cochez celles que vous avez remboursées en une fois, choisissez la date, le mode et une référence, et appuyez sur Rembourser celles cochées. Chaque dépense est marquée remboursée et chaque personne est prévenue. Sous Remboursements précédents, Liste pour la banque télécharge ce que chaque personne a reçu, pour le virement groupé de votre banque.