Feuilles d'effort : répartir votre temps sur vos projets chaque semaine ou chaque mois

Tout le monde ne saisit pas ses heures chaque jour. Les responsables de projet, les managers et les autres personnes qui travaillent sur plusieurs projets peuvent remplir une Feuille d'effort à la place : une fois par semaine ou par mois, ils indiquent la part de leur temps passée sur chaque projet et ajoutent les autres dépenses de la période. Quand ils clôturent la période, elle entre dans le coût de chaque projet.

Remplir votre feuille d'effort

1. Ouvrez Feuilles d'effort dans le menu, sous Gestion de projet, Heure.
2. La feuille de la période en cours s'ouvre. Utilisez les flèches pour changer de période.
3. Sous Votre temps sur chaque projet, choisissez un projet dans Ajouter un projet et cliquez sur Ajouter. Saisissez la Part de votre temps pour chaque projet. Au total 100 % au plus : le reste est du temps hors projets.
4. Sous Autres dépenses de la période, choisissez le Projet, la Date, la Catégorie et le Montant, ajoutez une note et un justificatif si vous en avez, et cliquez sur Ajouter la dépense.
5. Cliquez sur Enregistrer pour garder votre travail.
6. Quand la période est terminée, cliquez sur Clôturer la période, puis sur Oui, clôturer.

Les listes de projets montrent les projets dont vous êtes responsable ou membre. Pour choisir un autre projet, cochez Afficher tous les projets.

Une fois clôturée, la feuille est verrouillée. En cas d'erreur, demandez à la personne qui gère les feuilles d'effort de la rouvrir.

Comment elle est chiffrée

Pour chaque projet, votre part de vos heures de travail de la période (votre horaire, moins les congés et jours fériés) est comptée à votre coût horaire habituel, moins les heures que vous avez saisies sur ce projet de toute façon (elles comptent déjà comme main-d'œuvre). Elle apparaît dans l'onglet Coûts du projet sous Gestion de projet, ainsi que dans Rentabilité et Portefeuille. Les dépenses s'ajoutent aux Dépenses du projet. Une période clôturée n'est jamais comptée une seconde fois comme temps de responsable ou par une part de votre mois. Voir Voir ce que coûte vraiment un projet.

Rappels

Quand une période est terminée et que votre feuille n'est pas clôturée, Kaam360 vous le rappelle dans la cloche et par e-mail, puis une seconde fois quelques jours plus tard si elle est toujours ouverte. Pour ne plus recevoir les e-mails, décochez « M'envoyer un e-mail quand ma feuille d'effort est due » sur Mon profil. Les managers peuvent désactiver les rappels pour tous sous Qui et à quelle fréquence.

Pour les managers

Les personnes autorisées à gérer les feuilles d'effort voient deux onglets de plus dans Feuilles d'effort :

• Tout le monde : la feuille de chaque personne pour la période, Ouvert, Clôturé ou En retard, avec sa part sur les projets et ses dépenses. Cliquez sur l'œil pour ouvrir une feuille. Pour rouvrir une feuille clôturée, remplissez Pourquoi est-elle rouverte ? et cliquez sur La rouvrir. Le motif est inscrit au journal d'audit et la personne est prévenue. Personne ne peut rouvrir sa propre feuille : une autre personne qui gère les feuilles d'effort, ou un administrateur, doit le faire.
• Qui et à quelle fréquence : choisissez Hebdomadaire (du lundi au dimanche) ou Mensuelle, activez ou non les rappels, et cochez les personnes qui remplissent des feuilles d'effort.

En cas de problème

• Feuilles d'effort n'est pas dans le menu : demandez à la personne qui gère les feuilles d'effort de cocher votre nom.
• Vous ne pouvez pas enregistrer : les parts dépassent 100 % ; réduisez-les.
• Une dépense est refusée : sa date doit être dans la période de la feuille.