Portail client : devis, approbations et fichiers partagés

Le portail client est l'endroit où les personnes de vos clients se connectent pour suivre le travail réalisé avec vous. Il affiche le logo et la couleur d'e-mail de votre société (définissez-les sous Entreprises dans Paramètres). En plus de leurs projets, il peut afficher leurs devis, les livrables qui attendent leur approbation et les fichiers que vous partagez avec eux. Voir Donner à vos clients leur propre connexion (utilisateurs clients) pour ajouter des personnes.

Montrer des devis à un utilisateur client

1. Ouvrez Utilisateurs dans la section Administration, choisissez l'onglet Utilisateurs clients et ouvrez la personne.
2. Sous Dans tout le portail client, cochez Voir les devis. Il vous faut le droit de voir le CRM.
3. Appuyez sur Enregistrer.

La personne voit désormais Devis dans son portail : chaque devis envoyé à son entreprise. Les brouillons ne sont jamais affichés. Elle peut le lire, appuyer sur Télécharger le PDF, Accepter le devis (elle saisit son nom complet et coche son accord) ou Demander des modifications avec un commentaire.

Quand un client répond

• Accepté : le devis est immédiatement marqué Accepté, et son affaire prend son montant, comme lorsque vous le marquez vous-même.
• Modifications demandées : le devis reste Envoyé. Modifiez-le et renvoyez-le.
• Dans les deux cas, le responsable du devis et la personne qui l'a rédigé reçoivent une notification et un e-mail.
• Sur le devis, Réponses du portail client indique qui a répondu, quand, depuis quelle adresse internet, le montant qu'il a vu et son commentaire. Le journal d'activité conserve le même enregistrement.

Livrables à approuver

Soumettez le fichier à la relecture avec Épreuves et cochez Montrer au client dans le portail client et Demander aussi l'approbation du client. Les utilisateurs clients disposant de Relire les épreuves sur ce projet reçoivent un e-mail, et le livrable apparaît sous Approbations dans leur portail. Chaque nouvelle version leur est de nouveau soumise. Lorsqu'ils approuvent ou demandent des modifications, leur nom, l'heure et leur adresse internet sont conservés avec cette version. Voir Épreuves : commenter des images, des PDF et des vidéos, et approuver chaque version.

Partager des fichiers avec le client

1. Ouvrez le projet et son onglet Documents.
2. Appuyez sur le bouton de boutique (Partager avec le client dans son portail) à côté d'un fichier. Il reçoit l'étiquette Partagé avec le client.
3. Appuyez de nouveau pour arrêter le partage.

Les fichiers partagés apparaissent sous Fichiers partagés sur la page du projet dans le portail, pour les utilisateurs clients et les liens de portail. Les Jalons du projet y apparaissent aussi, avec leurs dates.

Factures et relevés

1. Ouvrez l'utilisateur client comme ci-dessus.
2. Sous Dans tout le portail client, cochez Voir les factures et relevés. Il vous faut le droit de voir les factures.
3. Appuyez sur Enregistrer.

La personne voit désormais Factures : chaque facture émise à son entreprise (envoyée ou payée ; les brouillons et les factures annulées n'apparaissent jamais), avec ce qui reste à payer, et Voir le relevé pour son relevé de compte. Les deux se téléchargent en PDF. Chaque facture affiche Comment payer avec les instructions de paiement de la facture. Le paiement en ligne n'est pas encore proposé dans le portail.

Le support au même endroit

Les utilisateurs clients qui peuvent ouvrir des tickets sur l'un de leurs projets voient Support : les tickets de tous ces projets ensemble, une recherche dans vos articles d'aide, et Ouvrir un ticket avec un choix de projet. Les tickets arrivent dans Tickets comme d'habitude. Voir Permettre aux clients d'ouvrir des tickets dans leur portail.

En cas de problème

• Le client ne voit pas Factures : cochez Voir les factures et relevés pour la personne, et vérifiez que la facture a bien été envoyée à son entreprise.
• Le client ne voit pas Devis : cochez Voir les devis pour la personne, et vérifiez que le devis concerne son entreprise et a été envoyé.
• Un devis ne peut pas être accepté : il a peut-être expiré (sa date Valable jusqu'au est dépassée) ou a déjà été accepté.
• Le client ne voit pas un livrable : il doit être montré dans le portail, et la personne doit disposer de Relire les épreuves sur le projet.
• Le client ne voit pas une facture ou un devis d'un projet : il ne voit que ceux des projets qui lui ont été donnés (et ceux liés à aucun projet). Cochez le projet pour lui.
• Voir le relevé n'affiche rien : le relevé additionne toutes les factures de l'entreprise, donc tous les projets de l'entreprise doivent être cochés pour lui.