Connecter QuickBooks ou Xero

Si votre comptable travaille dans QuickBooks Online ou Xero, Kaam360 peut lui envoyer ce que vous faites ici : chaque facture émise, son client, les avoirs et les paiements reçus, et (si vous le choisissez) les factures fournisseurs, ce que vous payez dessus et les dépenses que vous remboursez à votre équipe. Cela se fait tout seul environ chaque minute, dans un seul sens : de Kaam360 vers le logiciel comptable.

Qui peut l'utiliser : les administrateurs, et toute personne dont le rôle a le droit Connecter un logiciel comptable (voir Créer vos propres rôles). Cela fait partie de la formule Business.

1. Connecter

1. Appuyez sur Paramètres, puis sur la carte Comptabilité (sous Finance).
2. Si vous avez plusieurs sociétés, choisissez d'abord l'Entreprise. Chaque société connecte sa propre société QuickBooks ou son organisation Xero.
3. Appuyez sur Connecter QuickBooks ou Connecter Xero.
4. Connectez-vous à QuickBooks ou Xero, choisissez votre société (dans Xero, cochez votre organisation) et appuyez sur Relier ou Autoriser l'accès.
5. Vous revenez dans Kaam360. Dans Xero, si votre connexion donne accès à plusieurs organisations, choisissez la bonne et appuyez sur Utiliser cette organisation.

Vous pouvez connecter les deux, par exemple pendant que vous passez de l'un à l'autre. Chacun reçoit tout.

2. Choisir les correspondances

Juste après la connexion, Correspondances et paramètres s'ouvre (vous pouvez y revenir à tout moment) :

1. Compte de ventes (Xero) ou Produit ou service (QuickBooks) : la destination des lignes de facture. Dans QuickBooks, c'est le compte de produits de l'article qui est utilisé.
2. Compte bancaire des paiements : où sont enregistrés les paiements reçus.
3. Envoyer les documents émis à partir du : les documents plus anciens sont laissés de côté, car ils figurent généralement déjà dans vos comptes. La date de départ est le premier jour du mois en cours.
4. Cochez ou décochez Envoyer les paiements reçus (y compris les paiements partiels et en ligne), Envoyer les avoirs et leurs imputations et Marquer les factures comme payées dans Kaam360 lorsqu'elles sont entièrement payées dans QuickBooks (ou Xero).
5. Sous Taux de taxe, choisissez pour chacun de vos taux de taxe Kaam360 le taux correspondant dans le logiciel comptable, ainsi que Pas de taxe et Anciennes factures à taux de taxe unique. Kaam360 suggère une correspondance (marquée Suggéré) : vérifiez-la.
6. Appuyez sur Enregistrer. L'envoi démarre en moins d'une minute.

3. Ce qui est envoyé

• Clients : rapprochés par nom (dans Xero, aussi par adresse e-mail) ; s'il n'y en a pas, le client est ajouté.
• Factures dès leur émission (envoyées ou marquées comme envoyées), jamais les brouillons. Avec leur numéro, leurs dates, leur référence, leurs lignes, leur taxe et leur devise. Les totaux sont les mêmes que dans Kaam360, au centime près.
• Avoirs, et les factures sur lesquelles ils ont été imputés.
• Paiements reçus, y compris les paiements partiels et les paiements en ligne. Si un paiement est retiré dans Kaam360, il est aussi retiré là-bas. Un remboursement effectué dans Stripe diminue ou retire ce paiement là-bas, pour qu'une facture rouverte le soit aussi là-bas (le remboursement lui-même n'y est pas enregistré comme remboursement : enregistrez-le dans votre logiciel comptable si vous en avez besoin).
• Les factures et avoirs Annulée y sont aussi annulés (dans QuickBooks, un avoir annulé est supprimé).
• Rien n'est jamais envoyé deux fois : Kaam360 retient ce que chaque enregistrement est devenu, et recherche une facture portant le même numéro avant d'en ajouter une.
• Si une facture a été entièrement payée directement dans QuickBooks ou Xero, Kaam360 la marque une fois comme payée ici (lorsque la case est cochée). Le Journal d'activité l'indique.

Factures fournisseurs et dépenses

Sous Factures fournisseurs et dépenses dans Correspondances et paramètres, vous pouvez aussi envoyer ce que vous dépensez. Les deux sont désactivés tant que vous ne les cochez pas :

1. Cochez Envoyer les factures fournisseurs et les paiements effectués dessus. Chaque fournisseur y est ajouté (dans QuickBooks en tant que fournisseur ; si un client porte déjà le même nom, le fournisseur s'appelle « Nom (fournisseur) »), ainsi que chaque facture avec son numéro, la référence du fournisseur, ses dates, ses lignes, ses frais de livraison, sa taxe et sa devise. Les paiements que vous enregistrez sur une facture sont envoyés comme paiements de facture fournisseur ; un paiement retiré l'est aussi là-bas, et une facture annulée est supprimée (QuickBooks) ou annulée (Xero).
2. Cochez Envoyer les dépenses une fois remboursées à la personne. Une dépense est envoyée lorsqu'elle est marquée comme remboursée : dans QuickBooks en tant qu'achat (Expense), dans Xero en tant que transaction de dépense, pour le montant remboursé et en nommant la personne. Si elle n'est plus marquée comme remboursée, elle est retirée là-bas.
3. Choisissez le Compte de charges : les lignes des factures fournisseurs y vont, ainsi que les dépenses dont le type n'a pas de compte propre.
4. Choisissez le Compte bancaire depuis lequel les factures fournisseurs et dépenses sont payées.
5. Sous Taxe sur les factures fournisseurs et les dépenses, choisissez le taux de taxe d'achat correspondant pour chaque taux utilisé sur les factures fournisseurs, pour l'absence de taxe, et pour la taxe sur les dépenses.
6. Sous Type de dépense, vous pouvez donner à chaque type de dépense (par exemple Déplacements) son propre compte. Laissez Le compte de charges ci-dessus pour utiliser le compte principal.
7. Appuyez sur Enregistrer.

4. Suivre l'envoi

La carte de chaque logiciel indique la date de la dernière synchronisation, ce qui a été Envoyés au cours de la dernière journée, ce qui est En attente et ce qui est en Échec.

• Synchroniser maintenant envoie immédiatement ce qui attend.
• Journal de synchronisation liste chaque enregistrement avec son statut. Cochez Uniquement les problèmes pour ne voir que ce qui a échoué, avec l'explication du logiciel comptable lui-même (par exemple une période verrouillée ou un taux de taxe manquant).
• Un échec est retenté automatiquement après 1, 5 et 30 minutes, 2 heures et 12 heures. Ensuite, il vous attend : corrigez la cause, puis appuyez sur Réessayer sur la ligne ou sur Réessayer tous les échecs. Enregistrer Correspondances et paramètres retente aussi tout ce qui a échoué.
• Suspendre l'envoi arrête l'envoi un moment ; Reprendre l'envoi reprend là où il s'était arrêté.

Déconnecter

Appuyez sur Déconnecter (deux fois, pour confirmer). Kaam360 retire son autorisation chez QuickBooks ou Xero et oublie ses clés. Ce qui a déjà été envoyé reste dans votre logiciel comptable. Si vous reconnectez plus tard la même société, rien n'est envoyé deux fois.

En cas de problème

• Pas encore disponible : les personnes qui exploitent Kaam360 n'ont pas encore activé ce logiciel. Demandez au support.
• Reconnexion nécessaire : l'autorisation a expiré (QuickBooks après 100 jours sans utilisation, Xero après 60) ou quelqu'un l'a retirée dans le logiciel comptable. Appuyez sur Reconnecter ; rien de ce qui a déjà été envoyé ne l'est deux fois.
• Une ligne du Journal de synchronisation indique qu'un taux de taxe n'a pas de correspondance : choisissez-le sous Taux de taxe dans Correspondances et paramètres et appuyez sur Enregistrer.
• Vous avez seulement besoin d'un fichier pour votre comptable ? Voir Créer et envoyer des factures pour le téléchargement (un tableur, ou un fichier pour Xero ou QuickBooks), qui fonctionne toujours.