Controlar existencias: qué tiene, dónde y cuándo volver a pedir

Si vende productos, Kaam360 puede seguir cuántas unidades de cada artículo tiene y dónde. Las existencias bajan solas cuando entrega a un cliente y suben cuando llegan mercancías de un proveedor. Cuando hace falta, las corrige y las cuenta a mano, las mueve entre lugares, y se le avisa cuando un artículo se está agotando. Las páginas están en el módulo Inventario: Existencias, Movimientos de existencias y Almacenes.

Elija los artículos que se controlan

Las existencias se llevan para los artículos de su lista de Productos (en Ventas). Los servicios y otras partidas nunca se cuentan.

1. Abra Existencias y pulse Controlar un artículo.
2. Elija el artículo. Escriba cuántas unidades tiene ahora en En existencias ahora (opcional): se registra como un recuento.
3. Escriba un Punto de pedido si quiere que se le avise cuando queden pocas, y el Coste de una unidad.
4. Pulse Empezar a controlar.

A partir de ahora, cada línea de pedido de venta y de pedido de compra elegida de Productos mueve sus existencias. Una línea que escribió usted mismo (no elegida de la lista) no lo hace.

Qué muestra la página Existencias

Para cada artículo controlado:

• Disponible en almacén: cuántas hay en todas sus ubicaciones juntas. Bajo el nombre ve cuántas hay en cada ubicación, cuando hay más de una.
• Comprometido: cuántas deben entregar todavía los pedidos de venta confirmados.
• Disponible: lo que hay menos lo comprometido: lo que aún puede prometer.
• Punto de pedido y Valor al coste (lo que hay por el coste de una unidad, en su moneda principal).

Los artículos en su punto de pedido o por debajo se marcan como Bajo, y los que están por debajo de cero como Por debajo de cero. Marque Solo existencias bajas para ver solo esos. Pulse Exportar a Excel para descargar la lista. Pulse un artículo para abrir su propia página: sus existencias en cada ubicación, los pedidos de venta a los que está prometido, su configuración y todo su historial.

Cómo se mueven solas las existencias

• Entregar: cuando guarda una entrega de un pedido de venta, las cantidades entregadas salen de la ubicación predeterminada. Deshacer entrega las devuelve. Si tiene más de una ubicación, elija otra en Desde el almacén en el formulario de entrega.
• Recibir: cuando pulsa Recibir mercancía en un pedido de compra, las cantidades que llegaron entran en la ubicación predeterminada. Eliminar una recepción de mercancías las vuelve a sacar. Si tiene más de una ubicación, elija otra en Al almacén en el formulario.
• Coste: cada vez que llegan mercancías de un pedido de compra, el coste de una unidad pasa a ser el promedio entre lo que tenía y lo que llegó (al precio del pedido tras el descuento, en su moneda principal).

Corregir, contar y mover existencias

Necesita el permiso Gestionar existencias. En Existencias, o en la página de un artículo:

1. Pulse Corregir existencias para añadir existencias que encontró o quitar las que se dañaron o perdieron. Escriba el cambio (por ejemplo 5 o -5) y diga por qué.
2. Pulse Contar existencias después de contar las estanterías. Escriba cuántas tiene de verdad: Kaam360 registra la diferencia.
3. Pulse Mover existencias para llevar mercancías de una ubicación a otra, por ejemplo del almacén a una tienda.

Cada uno recibe una referencia (ADJ-0001 para correcciones y recuentos, TR-0001 para movimientos) y queda en el historial con la fecha, la nota y quién lo hizo.

Movimientos de existencias

Movimientos de existencias lista cada cambio de existencias, primero lo más reciente: entregas, mercancías recibidas, correcciones, recuentos y movimientos entre ubicaciones, con las existencias que quedaron tras cada uno y quién lo hizo. Filtre por tipo, ubicación y fechas, busque por artículo, referencia o nota, y pulse Exportar a Excel. Pulse el número de un albarán o de una recepción de mercancías para abrir el documento del que viene.

Almacenes y otras ubicaciones

Abra Almacenes para ver los lugares donde guarda existencias: un almacén, una tienda, una furgoneta. Kaam360 empieza con uno llamado Main warehouse. Pulse Nueva ubicación para añadir otro. Una ubicación es la Predeterminado: las mercancías recibidas y entregadas entran y salen de ella. Una ubicación con existencias no se puede desactivar: mueva antes las existencias. Los formularios de entrega y de recepción de mercancía empiezan con la ubicación predeterminada, y allí puede elegir otra.

Cuando las existencias bajarían de cero

También en Almacenes, elija qué pasa cuando una entrega, una corrección, un movimiento o una recepción eliminada dejaría las existencias por debajo de cero:

• Permitirlo, pero avisar (la opción habitual): el formulario de entrega le avisa antes, el movimiento se marca como Por debajo de cero en el historial y se avisa a quienes gestionan las existencias.
• Permitirlo sin aviso: para empresas que entregan antes de registrar la entrada de la mercancía.
• Rechazarlo: la entrega (u otro movimiento) no se guarda hasta que haya existencias suficientes.

Avisos de existencias bajas

Una vez al día Kaam360 revisa los artículos que tienen punto de pedido. Cuando las existencias de un artículo han bajado a ese nivel o por debajo, se avisa a todas las personas que pueden gestionar existencias en la campana de notificaciones y por email. Se le avisa una vez cada vez que baja: cuando las existencias vuelven a superar el nivel (por ejemplo, al llegar mercancía), la siguiente bajada se avisa de nuevo.

Quién puede hacer qué

En Roles y permisos, en Inventario: Ver existencias abre las páginas. Gestionar existencias elige los artículos controlados, los puntos de pedido y los costes, corrige, cuenta y mueve existencias, cuida de las ubicaciones y de la opción anterior, y recibe los avisos de existencias bajas. Los responsables tienen ambos al principio. El inventario forma parte de los planes que incluyen Ventas.