Formularios de tareas: solicitudes que se convierten en tareas

Un formulario de tareas es un formulario de solicitud. Cada vez que alguien lo rellena, Kaam360 crea una tarea en el proyecto elegido, pone las respuestas en los campos de la tarea y avisa a las personas adecuadas. Úselo para solicitudes de TI, de diseño, avisos de errores, cambios pedidos por clientes y todo lo que empieza por "¿podrían...?".

Crear un formulario

1. Pulse Formularios de tareas en el módulo Gestión de proyectos del menú y luego Nuevo formulario. (O abra un proyecto, pulse los tres puntos y elija Formularios de tareas.)
2. Ponga un nombre (solo lo ve su equipo) y el título que verá la gente.
3. En Quién puede rellenarlo, elija Cualquiera con el enlace o Solo personas con sesión en su Kaam360.
4. Marque Ofrecerlo también a los clientes en el portal del proyecto si sus clientes deben usarlo en su portal.
5. Decida si se piden nombre y correo y si se pueden adjuntar archivos.

Añadir las preguntas

1. Cada pregunta tiene Rellena: el nombre de la tarea, la descripción, la prioridad, la fecha de inicio o de vencimiento, las horas estimadas o uno de sus campos personalizados.
2. Una pregunta debería rellenar el nombre de la tarea; si no, la tarea se llama como el formulario y el remitente.
3. Las respuestas que no rellenan nada se listan en la descripción.
4. Elija el tipo de respuesta (texto corto o largo, número, fecha, desplegable, casilla, correo o teléfono). Si rellena un campo, toma su tipo y sus opciones.
5. Cambie el orden con las flechas y marque Respuesta obligatoria donde haga falta.

Cómo es la tarea

• Proyecto y Lista de tareas: dónde van. Tipo: por ejemplo Solicitud o Error.
• Prioridad y Vence tantos días después de llegar: se usan si ninguna pregunta las pide.
• A quién va la tarea: nadie, siempre la misma persona, Por turnos entre personas o el responsable del proyecto.
• Avisar al responsable del proyecto de cada solicitud nueva y Enviar al remitente una copia de lo que envió.

Pulse Guardar.

Compartir el formulario

1. Tras guardar, a la derecha aparecen el Enlace y, si es público, el Código para pegar en tu sitio web.
2. Pulse Copiar el enlace o pegue el código en su web.
3. Para una contraseña o una fecha de fin, pulse Compartir con un enlace (vea Enlaces compartidos).

En el portal del cliente

Los clientes lo ven en Enviar una solicitud de su portal si el formulario se ofrece en el portal y su enlace o usuario puede enviar solicitudes (marque en el enlace del portal que el cliente puede enviar solicitudes, o Enviar solicitudes en un usuario cliente). Su solicitud se convierte en una tarea de su proyecto.

Ver lo que llegó

Abra el formulario y pulse Respuestas: quién, cuándo, por dónde (formulario, portal o enlace) y qué tarea se creó. Descargar CSV da una hoja. La tarea muestra Llegó por un formulario.

Cuando el proyecto del formulario usa el Triaje, una respuesta espera en el triaje hasta que alguien la acepta, y solo entonces se convierte en tarea.

Protección contra spam

Los formularios públicos tienen una trampa oculta para robots, limitan solicitudes por visitante y por formulario cada hora, rechazan solicitudes llenas de direcciones web y no aceptan programas ni archivos demasiado grandes.

Si algo falla

• El formulario no está disponible: está desactivado. Marque El formulario está activo.
• Los clientes no lo ven: debe ofrecerse en el portal y el enlace debe permitir solicitudes.
• Las respuestas van al sitio equivocado: revise Proyecto y Lista de tareas, y qué pregunta rellena cada campo.