Scope Guard: evite el trabajo gratuito fuera del contrato

Scope Guard ayuda a los equipos de servicios a cobrar el trabajo extra. En un proyecto con un contrato firmado, Kaam360 compara el trabajo nuevo con lo que cubre el contrato y avisa a su equipo cuando algo queda fuera. Su cliente no ve nada de esto.

Qué se comprueba

• El trabajo nuevo que espera en Triaje, las tareas que su cliente pide en la pestaña Solicitudes del cliente del proyecto y las peticiones de clientes sobre el proyecto se comprueban solos en pocos minutos.
• Cualquier tarea se puede comprobar cuando lo pida: abra la tarea y pulse Comprobar con el contrato en su recuadro Scope Guard.

Cada trabajo recibe una pequeña etiqueta:

• Dentro del alcance: el contrato lo cubre. Se muestra la cláusula, por ejemplo «Schedule A, A3, page 9».
• Fuera del alcance: el contrato lo excluye. Se muestran el motivo y la cláusula.
• Dudoso: el contrato no lo dice claramente. Una persona debe decidir.

Cuando su organización tiene activado el asistente de IA, la IA compara el trabajo con el contrato y debe citar la cláusula en la que se basa: una respuesta sin cláusula se muestra como Dudoso. Sin la IA, Kaam360 compara las palabras del trabajo con los entregables y las exclusiones del contrato. Solo dice Fuera del alcance cuando una exclusión del contrato nombra el trabajo; si no, dice Dudoso.

Cambiar un veredicto

1. Pulse Cambiar el veredicto en el recuadro Scope Guard.
2. Elija Dentro del alcance, Fuera del alcance o Dudoso y escriba por qué.
3. Pulse Guardar. Se guardan su nombre, su motivo y el veredicto anterior, y se escriben en la Actividad del proyecto y en el registro de auditoría.

Necesita el permiso para editar proyectos para comprobar trabajo, cambiar un veredicto o crear una solicitud de cambio.

Una solicitud de cambio en un clic

1. En un trabajo Fuera del alcance o Dudoso, pulse Crear una solicitud de cambio. En la pestaña Cambios del proyecto también puede marcar varios trabajos y pulsar una sola vez Crear una solicitud de cambio para todos.
2. Kaam360 rellena el título y los detalles a partir del trabajo, y:- las Horas extra: la mediana de las horas que de verdad llevaron tareas similares terminadas o, si no, la estimación propia del trabajo. Si no se terminó nada similar antes, escriba su estimación en Horas extra.- el Precio extra: las horas por la tarifa de facturación del proyecto. La tarifa es la media de las personas previstas en la pestaña Recursos del proyecto o, si no, la media de las tarifas de facturación propias de las personas del proyecto. El formulario dice cuál se usó. Las tarifas de facturación solo se muestran a quienes pueden ver los costes del proyecto; los demás escriben el precio.- los Días extra en la fecha de fin: las horas en días laborables, redondeadas hacia arriba.
3. Cambie lo que quiera y pulse Guardar como borrador.
4. Después siga los pasos habituales en la pestaña Cambios: Enviar al cliente, registrar la respuesta y Facturarlo. Vea Gestione cambios, presupuesto y el cierre de un proyecto.

Cuando el cliente aprueba, el valor del contrato y la fecha de fin se actualizan como siempre, y el trabajo que aún no era una tarea (un elemento de Triaje, una solicitud del cliente o una petición de cliente) se añade al plan, en una lista de tareas llamada «Change requests».

Trabajo gratuito

El recuadro Trabajo gratuito, en las pestañas Cambios y Costes del proyecto, muestra las horas registradas en trabajo marcado Fuera del alcance que aún no cubre ninguna solicitud de cambio aprobada. Quienes pueden ver los costes del proyecto ven también lo que valen esas horas: cada hora a la tarifa de facturación de quien la registró (si no, a la tarifa habitual del proyecto). La Cartera muestra el mismo número en su columna Trabajo gratuito.

Para reducirlo, cree una solicitud de cambio para ese trabajo o márquelo Dentro del alcance si el contrato sí lo cubre.

Compromisos del contrato

En la pestaña Cambios, Compromisos del contrato enumera lo que promete el contrato según su resumen: entregables e hitos con sus fechas, tiempos de respuesta y cláusulas de penalización. Cada entregable o hito muestra cuántas de sus tareas están hechas y si va En buen camino, En riesgo (vence en dos semanas y va atrasado), Con retraso o Hecho. Una cláusula de penalización muestra lo que podría costar cuando el contrato da un importe o un porcentaje del valor del contrato (solo para quienes pueden ver los costes del proyecto).

El responsable del proyecto recibe un aviso en la campana cuando un compromiso está en riesgo o con retraso, como mucho una vez al día por compromiso.

Si algo sale mal

• No hay recuadro Scope Guard: el proyecto no tiene un contrato firmado. Scope Guard funciona en los proyectos creados al firmar un contrato en la página Contratos.
• Casi todo es Dudoso: Kaam360 tiene poco con qué comparar. Escriba los entregables y lo que no está incluido en las notas del contrato, o revise y guarde el resumen con Plan desde el contrato.
• No se rellena ningún precio: no hay tarifa de facturación para las personas del proyecto, o usted no puede ver los costes del proyecto. Escriba el precio.