Usar el panel, los informes y los documentos de CRM

Tres páginas de la sección CRM le ayudan a ver el panorama completo: Panel de CRM, Informes de CRM y Documentos de CRM.

Panel de CRM

Abra Panel de CRM. Tiene tres partes y cada cifra aparece una sola vez. El panel es para mirar; para añadir clientes potenciales u oportunidades use Clientes potenciales y Oportunidades.

Resultados de ventas: elija un periodo arriba a la derecha (Este mes, Últimos 30 días, Este trimestre, Este año o Último año).

• Ocho mosaicos: Valor ganado, Oportunidades ganadas, Tasa de éxito, Oportunidad ganada promedio, Clientes potenciales añadidos, Tasa de conversión, Días hasta ganar (promedio) y Cotizaciones aceptadas. Las flechas comparan con el periodo de la misma duración justo anterior: el verde es mejor, el rojo es peor. Los importes se muestran en su moneda de visualización.
• Objetivo de ventas: pulse el icono de la bandera, escriba un importe y pulse Guardar. Marque Usarlo para todos los meses para mantener el mismo objetivo cada mes. Deje el cuadro vacío y guarde para quitar el objetivo. El mosaico Valor ganado muestra el avance hacia el objetivo (y, para este mes, lo que se necesita cada día). Solo las personas que pueden editar el CRM pueden cambiarlo.
• Debajo: Valor ganado por mes (su objetivo aparece como una línea discontinua), Clientes potenciales por mes, Resultados por persona, De dónde vienen los clientes potenciales y Por qué se perdieron las oportunidades. Pulse Exportar a Excel para descargar estas cifras.

Embudo y seguimiento (tal como está ahora):

• Cuatro mosaicos: Embudo abierto, Previsión ponderada (cada oportunidad cuenta según la probabilidad de ganar de su etapa), Cotizaciones a la espera de respuesta y Actividades vencidas. Pulse un mosaico para abrir la página que hay detrás.
• Requiere atención: oportunidades abiertas pasadas de su fecha de cierre esperada, oportunidades abiertas que nadie ha tocado en tres semanas y clientes potenciales nuevos que llevan tres días esperando sin que nadie los trabaje. Primero las más grandes.
• Embudo abierto por etapa y Se espera cerrar (oportunidades abiertas por el mes en que deberían cerrarse).

Actividades y clientes potenciales nuevos: Mis actividades abiertas, Reuniones y llamadas de esta semana, Clientes potenciales abiertos por estado y Clientes potenciales más recientes.

Informes de CRM

Para los informes listos y los que usted mismo hace, vea Ejecutar y crear informes de CRM.

Documentos de CRM

1. Abra Documentos de CRM. Muestra su biblioteca de CRM y cada archivo adjunto a un cliente potencial, cliente, oportunidad, presupuesto o contrato.
2. Pulse Subir archivos para añadir folletos, listas de precios o plantillas. Escriba antes una categoría si quiere, por ejemplo Folleto. Cada archivo puede pesar hasta 25 MB.
3. Use el cuadro de búsqueda, o la lista de arriba para mostrar solo la biblioteca, los archivos de presupuestos o los de contratos.
4. Pulse el nombre de un archivo o el icono de descarga para abrirlo. Quien añadió un archivo, o cualquiera que pueda eliminar en el CRM, puede quitarlo con el icono de papelera. Los archivos de presupuestos y contratos se quitan en sus propias páginas.

También puede adjuntar un archivo a un cliente potencial, cliente u oportunidad: en su página pulse Adjuntar archivos en el cuadro Adjuntos. Entonces también aparece en Documentos de CRM.

Si algo sale mal

• Si no ve estas páginas, quizá su rol no incluye el CRM. Pregunte al propietario del espacio de trabajo.
• Un archivo de más de 25 MB se omite.
• Eliminar un cliente potencial, un cliente o una oportunidad también elimina los archivos adjuntos.

Objetivos de cada persona y comisión

Abra Objetivos de ventas en el módulo Ventas, o en Resultados por persona del Panel de CRM pulse Objetivos y comisión.

• Escriba un objetivo mensual para cada persona en Objetivo cada mes. El panel añade entonces las columnas Objetivo y Alcanzado: lo que la persona ganó en el periodo como parte de su objetivo para esos meses.
• En Comisión, escriba el Porcentaje del valor ganado y, si quiere, el Porcentaje extra sobre lo ganado por encima del objetivo de la persona. El panel muestra entonces la Comisión de cada persona. Por ejemplo, con 5 % y 3 %, quien tiene un objetivo de 100.000 y gana 150.000 recibe el 5 % de 150.000 más el 3 % de los 50.000 por encima del objetivo.

Los objetivos están en su moneda de visualización. Solo quienes pueden eliminar en el CRM pueden cambiarlos. La comisión mostrada es una guía calculada con los negocios ganados en el periodo que está viendo: compruébela antes de pagar a nadie.

Extractos de comisiones

Abra Extractos de comisiones en el módulo Ventas (o pulse el enlace bajo Comisión en Objetivos de ventas). Muestra la comisión de una persona mes a mes.

1. Elija la Persona (los responsables pueden elegir a cualquiera; los demás solo ven su propio extracto) y los meses en Desde y Hasta.
2. La tabla Mes a mes muestra las oportunidades ganadas, el valor ganado, el objetivo, la Comisión, lo Pagada y lo Pendiente. Debajo están Oportunidades en las que se basa la comisión y Pagos registrados.
3. Un responsable pulsa Marcar como pagado en un mes, escribe la fecha en Pagado el y una Nota, y vuelve a pulsar Marcar como pagado. Esto solo registra que la comisión se pagó (por ejemplo, con la nómina): no se mueve dinero ni se cambia ningún importe. Una marca hecha por error se puede deshacer con el icono de deshacer.
4. Pulse Excel o PDF para descargar el extracto.

La comisión se calcula para cada mes por separado, a partir de las oportunidades de la persona ganadas en ese mes, con la regla y los objetivos tal como están ahora. Nada en esta página cambia la regla, un objetivo ni una oportunidad. Las oportunidades ganadas en embudos que usted no puede ver cuentan en los importes, pero solo se muestran como un número, sin sus nombres.