Registre y siga los pagos

Pagos muestra el lado del dinero de sus proyectos. Cada proyecto tiene pagos (también llamados cuotas o condiciones de pago). Cada uno pasa por etapas hasta que el dinero llega al banco. Sus condiciones de pago normalmente vienen del contrato, así que rara vez las escribe desde cero.

Las etapas de un pago

1. Esperando aprobación: el cliente todavía no ha aprobado el trabajo.
2. Conformado: el cliente lo aprobó. El pago ya está listo para facturar.
3. Facturado: usted envió la factura.
4. Cobrado: el dinero está en su banco.

Trabaje con sus pagos

1. Abra Pagos en el módulo Finanzas del menú. Todos los pagos de todos los proyectos están en una lista.
2. Los cuatro recuadros de la parte superior (Esperando aprobación, Conformado, Facturado, Cobrado) muestran cuánto dinero hay en cada etapa. Pulse un recuadro para mostrar u ocultar esa etapa. Los pagos cobrados están ocultos al principio, así que la lista solo muestra lo que todavía necesita atención. Pulse Mostrar pagos recibidos para verlos también.
3. Para hacer avanzar un pago, pulse el botón del final de su fila (Marcar como aprobado, Marcar como facturado o Marcar como cobrado), o elija la etapa en la lista Etapa. Kaam360 le pone la fecha de hoy. Cambie la Fecha si la fecha real fue otra.
4. Haga clic en un Importe, en el nombre de un pago o en una Nota para cambiarlo. Añada en la nota cosas como el número de factura o a quién reclamar.
5. Use el cuadro de búsqueda, Responsable del proyecto y Agrupar por para centrarse. Agrupe por Responsable del proyecto para ver qué responsable espera qué pagos, con sus totales en la parte superior de cada grupo. Agrupe por Proyecto para ver el importe del contrato de un proyecto y editarlo.
6. Para facturar un pago, pulse Escribir una factura para este pago al final de su fila. Si un pago ya tiene factura, se muestra su número. Consulte Crear y enviar facturas.
7. Pulse el botón de descarga para Exportar a Excel la lista que está viendo.

Prueba de aprobación

Un pago no puede salir de Esperando aprobación hasta que se guarde la prueba de que el cliente lo aprobó: una foto, un escaneo, un PDF o cualquier otro archivo (no se permiten programas, 25 MB como máximo).

• Cuando pulsa Marcar como aprobado (o elige otra etapa) en un pago sin prueba, se abre su panel y pide el archivo. Elíjalo y pulse Adjuntar y avanzar; el pago avanza solo.
• Pulse Prueba (n) · Observaciones (n) al final de una fila para ver, abrir, añadir o quitar los archivos de un pago. Un pago aprobado o más avanzado conserva siempre al menos una prueba: adjunte primero el archivo nuevo y luego quite el antiguo.
• Lo mismo vale al añadir un pago que ya esté Conformado, Facturado o Cobrado: se añade como pendiente de aprobación y el panel pide la prueba.
• Un cliente que aprueba en el portal del cliente no necesita archivo: su propia aprobación es el registro.

Observaciones

Cada pago guarda una lista de observaciones con fecha, para que su historia quede escrita mientras ocurre: «cheque recibido, se acredita el lunes», «el cliente pidió una factura nueva». Es sobre todo para el departamento de contabilidad.

• Pulse Prueba (n) · Observaciones (n) al final de la fila de un pago, busque Observaciones, escriba la nota y pulse Añadir observación.
• Las observaciones se muestran de la más reciente a la más antigua, cada una con quién la escribió y cuándo. No se pueden cambiar ni quitar después: si algo estaba mal, añada una observación nueva que lo corrija.
• Necesita el derecho Añadir observaciones de pago para escribirlas (los Gerentes lo tienen; un administrador puede dárselo a otros, como el equipo de contabilidad, en Roles). Todos los que pueden ver pagos pueden leerlas.

Pagos parciales

Los clientes no siempre pagan un pago de una sola vez. Registre cada importe cuando llegue y Kaam360 lleva el saldo.

• Pulse Prueba (n) · Observaciones (n) al final de la fila de un pago y busque Dinero recibido. Muestra el Importe, lo Recibido hasta ahora y el Saldo.
• Cuando el pago esté Conformado o Facturado, escriba el Importe recibido, compruebe la Fecha, añada una Referencia (por ejemplo, un número de cheque o transferencia) y pulse Registrar cobro. Puede indicar menos que el saldo, pero nunca más.
• El pago se queda en su etapa y la fila muestra «Recibido … · saldo …». Los totales, el panel, la previsión de flujo de caja y el beneficio cuentan solo lo que realmente llegó, y solo el saldo queda por cobrar.
• Cuando los cobros suman todo el importe, el pago pasa a Cobrado el día en que llegó el último dinero. Marcar como cobrado registra lo que aún se debe como último cobro. Marcar una factura como pagada hace lo mismo con su pago.
• Cada cobro también escribe una línea en las Observaciones del pago. Para corregir un cobro registrado por error, pulse Quitar junto a él: el saldo vuelve y un pago totalmente cobrado regresa a su etapa anterior. Un pago con dinero recibido no puede volver a pendiente de aprobación, ni reducirse su importe por debajo de lo recibido, hasta quitar los cobros.
• Cuando el pago tiene una factura, el dinero registrado aquí también cuenta en la factura: solo pide lo que aún se debe, los recordatorios y recargos por demora se detienen cuando no queda nada pendiente, y un pago recibido por completo marca su factura como pagada. Quitar un recibo hace que la factura vuelva a deberse. El dinero registrado antes de enviar la factura cuenta en ella al enviarla. Un recibo que vino de un cheque, un anticipo, Pagar ahora o una nota de crédito se deshace donde se originó (el cheque, el anticipo, un reembolso en Stripe o la nota de crédito). Un pago registrado con Recibir pago en la factura se deshace en la factura.

Añada o quite un pago

• Pulse Añadir pago, elija el proyecto, escriba el importe y un nombre opcional (por ejemplo En la puesta en marcha), elija la Etapa y pulse Añadir. Si el proyecto tiene un importe de contrato, Kaam360 muestra cuánto falta por planificar y le ofrece usarlo.
• Use Quitar al final de una fila para eliminar un pago. Se le pide que confirme.

Si los pagos de un proyecto no suman su importe de contrato, Kaam360 le dice cuánto falta por planificar (cuando se agrupa por Proyecto).

Las otras páginas de Finanzas

• Panel: el dinero de un vistazo. Cuatro cifras (Listo para cobrar, Esperando aprobación, Recibido en los últimos 30 días y Valor del contrato), una barra que muestra dónde está el dinero, una tabla con cada responsable del proyecto y lo que espera, y una breve Lista de seguimiento. Pulse una cifra o el nombre de un responsable para abrir los pagos correspondientes.
• Informes: informes sencillos sobre el dinero, uno en cada pestaña. Quién es responsable de qué dinero enumera los proyectos de cada responsable con el dinero en cada etapa. Cuánto tiempo espera el dinero muestra el dinero conformado o facturado pero no pagado, dividido en hasta 30, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90 días. Recibido cada mes muestra lo que entró en los últimos 12 meses. Gasto por responsable (para las personas que pueden ver los costes de los proyectos) muestra lo que han costado hasta ahora los proyectos de cada responsable y lo que se espera que cuesten, frente al dinero del contrato. Previsión de flujo de caja (en el plan Business) muestra cuándo es probable que llegue el dinero en los próximos 6, 12 o 18 meses. Elija un Responsable del proyecto para acotar un informe, y pulse el botón de descarga para abrirlo en Excel.

Las páginas antiguas Por proyecto, Condiciones de pago, Por madurar y Hoja de cálculo son ahora todas parte de Pagos. Los enlaces antiguos siguen funcionando y le llevan allí.

Si algo sale mal

En la hoja de cálculo, poner un importe a 0 elimina esa cuota. Vuelva a escribir el importe para recuperarla.