Caja chica: cajas, gastos con recibo, reposiciones y arqueos

La Caja chica es el efectivo que guarda una oficina o una persona para gastos pequeños: sellos, un taxi, té para una reunión. Cada caja tiene una persona responsable. Kaam360 lleva lo que debería haber en la caja, cada gasto con su recibo, las reposiciones y los arqueos.

Añadir una caja

1. Abra Caja chica en el menú Finanzas (necesita el derecho Gestionar la caja chica) y pulse Nueva caja.
2. Escriba el Nombre (por ejemplo «Oficina de Karachi») y, si quiere, la oficina o sucursal.
3. Elija quién la lleva en A cargo de. Solo aparecen las personas cuyo rol tiene el derecho Llevar una caja chica.
4. Elija la Moneda, el Importe habitual (fondo fijo) hasta el que se repone la caja, y el Efectivo que tiene ahora.
5. Pulse Guardar.

Registrar un gasto

1. Abra la caja y pulse Registrar un gasto.
2. Para escribir menos, use Leer un recibo: elija una foto o un PDF del recibo y marque lo que quiere pasar al formulario (la misma lectura que en los gastos).
3. Revise la Fecha, el Importe, el Tipo y ¿Para qué fue?, y adjunte el recibo si no se leyó.
4. Pulse Guardar. El saldo baja. Un gasto nunca puede superar lo que debería haber en la caja.

Pedir una reposición

Pulse Pedir una reposición. El importe sugerido devuelve la caja a su importe habitual. Pulse Enviar a aprobación: la reposición va a quienes aprueban según Reglas de aprobación (por defecto, el jefe de equipo de la persona responsable, o alguien con el derecho Aprobar reposiciones de caja chica). El efectivo cuenta cuando se aprueba.

Contar el efectivo

Pulse Contar el efectivo, escriba el efectivo contado y pulse Guardar el arqueo. Si difiere de lo que debería haber, se registra la diferencia (falta efectivo o hay más de lo esperado) y el saldo sigue al arqueo. Cada arqueo aparece en Arqueos.

Correcciones e informes

Quien gestiona la caja chica puede retirar un gasto o una reposición registrados por error (la flecha de deshacer). La persona responsable puede retirar su propia reposición mientras espera. Exportar a Excel descarga los movimientos de la caja con el saldo tras cada uno.