Recordatorios de pago: reclamar facturas impagadas automáticamente

Kaam360 puede recordar a sus clientes las facturas impagadas por usted: un aviso amable unos días antes del vencimiento, otro ese mismo día y luego otros más firmes mientras siga sin pagarse. En el paso que elija, el responsable de la cuenta recibe una tarea de seguimiento y se puede cobrar un recargo. Su equipo también puede recibir recordatorios de las facturas de proveedores por pagar. Las páginas son Recordatorios de pago (en el módulo Finanzas) y Recordatorios de facturas (en el módulo Compras).

Activar los recordatorios

1. Abra Recordatorios de pago y pulse Ajustes y planes.
2. Marque Recordar automáticamente a los clientes las facturas sin pagar.
3. Elija cuándo pueden salir los recordatorios: Desde y Hasta (en la zona horaria de su organización) y Como máximo estos al día. Marque Solo en días laborables si no quiere recordatorios en días libres ni festivos.
4. Pulse Guardar.

Solo se reclaman las facturas enviadas por correo desde Kaam360, a la dirección a la que se enviaron. Marque Recordar también las facturas marcadas como enviadas a mano para usar el correo del cliente (o de su contacto principal) en las demás.

Planes de recordatorios

Un plan es la lista de pasos, contados desde el vencimiento de cada factura. Los espacios nuevos empiezan con: 3 días antes, el día del vencimiento y luego 3, 7, 14 y 30 días de retraso.

1. En Planes de recordatorios, pulse un plan para cambiarlo o pulse Nuevo plan.
2. Para cada paso elija Antes del vencimiento, El día del vencimiento o Después del vencimiento, y el número de días.
3. Después del vencimiento, elija lo firme que suena: Amable, Firme o Último aviso.
4. Marque Adjuntar la factura (PDF) y, si quiere, Adjuntar el estado de cuenta del cliente (PDF).
5. Pulse + Añadir paso para más pasos (hasta 12) o la papelera para quitar uno. Pulse Guardar plan.

Un plan es el plan predeterminado: todo cliente lo sigue salvo que se le haya dado otro. Para dar otro plan a un cliente (por ejemplo, uno más suave para clientes clave), abra el cliente en el CRM y pulse Cambiar en la tarjeta Recordatorios de pago.

El texto, en el idioma de cada cliente

• Deje el texto en blanco para usar el texto incorporado de cada paso. Se traduce al idioma del cliente: el indicado en el contacto del cliente o, si no, el Idioma si el cliente no tiene ninguno del plan.
• Para escribir el suyo, abra Texto en un paso. Cualquier idioma sirve para todos; pulse un idioma para escribir una versión para los clientes que lo hablan.
• Puede usar estas palabras entre llaves, que se rellenan para cada factura: {customer}, {invoice}, {amount} (lo pendiente tras las notas de crédito), {due_date}, {days_late}, {organization}, {late_fee} y {fee_invoice}. {pay_link} es la página en línea de la factura donde el cliente puede pagarla, una vez configurado el pago en línea (vea Cobre en línea con Pagar ahora); hasta entonces queda vacío.
• Elija un idioma y pulse Vista previa para ver el recordatorio tal como lo recibiría un cliente.
• La Frase adicional en cada recordatorio se añade al final de cada uno.

Seguimientos y recargos

• Marque Pedir al responsable de la cuenta que haga seguimiento (una tarea y un correo) en un paso posterior al vencimiento. El responsable del cliente (o la persona elegida en Quién hace el seguimiento si el cliente no tiene responsable) recibe una tarea en Actividades para ese día y un correo.
• Elija un Recargo en un paso posterior al vencimiento: un importe o % de lo pendiente. El recargo se cobra con una factura propia (la factura del cliente nunca cambia), con vencimiento a los Días para pagar un recargo. Se adjunta al recordatorio. Nunca se cobra un recargo sobre otro recargo.
• Para retirar un recargo, abra la factura y pulse Retirar junto a él en la tarjeta Recordatorios de pago. Su factura se anula.
• Un paso alcanzado más de 7 días después de su fecha (por ejemplo tras una pausa o al acabar de activar los recordatorios) envía su recordatorio, pero nunca pide seguimiento ni cobra recargo.

Cuándo se detienen

• Se detienen solos cuando la factura se paga, se abona por completo o se anula.
• En la factura, marque Pausar los recordatorios de esta factura o El cliente disputa esta factura (sin recordatorios ni recargo hasta que lo desmarque) y pulse Guardar.
• En la página del cliente, pulse Cambiar y marque Pausar los recordatorios de este cliente, con una fecha de fin si quiere.
• Un cliente nunca recibe más de un recordatorio por factura al día, ni fuera de su horario de envío.

Seguir lo que pasa

En Recordatorios de pago:

• Próximos: lo que sale en los próximos días, con el paso y si pide seguimiento o cobra recargo.
• Enviado: cada recordatorio, seguimiento y recargo. Busque, filtre por tipo y fechas, y pulse Excel o PDF para descargarlo.
• En espera: facturas en disputa y en pausa, y clientes en pausa.
• Informe: recordatorios enviados por paso, cuántas facturas se pagaron dentro de los días elegidos tras su último recordatorio, los días medios hasta el pago y el importe cobrado. Pulse Excel o PDF para descargarlo.

Cada factura muestra sus propios recordatorios en la tarjeta Recordatorios de pago.

Recordatorios de facturas de proveedores

1. Abra Recordatorios de facturas.
2. Marque Recordar al equipo las facturas de proveedores por pagar. Elija los Días antes del vencimiento, si avisar También el día del vencimiento y Si está vencida: al día siguiente y luego cada (días).
3. Elija A quién se avisa: El responsable de la factura (quien lleva al proveedor o quien registró la factura), Todos los que pueden comprar a proveedores o Ambos.
4. Marque el resumen diario para recibir un correo al día con todas las facturas en lugar de uno por factura. Pulse Guardar.

Las pestañas Próximos y Enviado muestran lo previsto y lo enviado. La página de cada factura muestra sus recordatorios. Se detienen cuando la factura se paga por completo o se anula.

Quién puede hacer qué

En Roles y permisos, en Finanzas: Ver facturas abre Recordatorios de pago y el informe. Configurar recordatorios de pago los activa, cambia los planes, textos, recargos y horario de envío, y da otro plan a un cliente. Escribir y enviar facturas pausa facturas y clientes, marca facturas en disputa y retira recargos. Recordatorios de facturas necesita Ver las compras; cambiarlos necesita Comprar a proveedores. Cada cambio queda en el registro de auditoría.