Libro mayor: plan de cuentas, asientos contables e informes financieros

El Libro mayor lleva los libros de su empresa en partida doble, dentro de Kaam360. Cada importe se registra dos veces: una vez como débito en una cuenta y otra como crédito en otra, así que los libros siempre cuadran. Con estos asientos Kaam360 prepara las Pérdidas y ganancias, el Balance general y el Balance de comprobación.

Necesita el permiso Ver el libro mayor para abrirlo, Llevar la contabilidad para escribir asientos y cambiar cuentas, y Cerrar la contabilidad para cerrar un periodo. Los gerentes tienen los dos primeros; el cierre de libros queda en manos de los administradores hasta que se lo den a alguien.

El plan de cuentas

1. Abra Libro mayor en el menú Finanzas y elija Plan de cuentas.
2. La primera vez, Kaam360 le da un plan de cuentas listo, organizado en niveles como en la mayoría de las normas contables: una clase (por ejemplo 1 Assets), un grupo (11 Current assets), un subgrupo (111 Cash and bank) y las cuentas en sí (1000 Bank). Las clases son 1 Activo, 2 Pasivo, 3 Patrimonio, 4 Ingresos, 5 Coste de ventas y 6 Gastos de explotación.
3. Las clases, grupos y subgrupos son encabezados: solo suman las cuentas que tienen debajo. Los asientos siempre van a una cuenta.
4. Pulse Añadir una cuenta para crear una, por ejemplo 6150 Internet como Gasto, y elija el encabezado en Va debajo de. Si lo deja vacío, va debajo de la clase de su tipo.
5. Pulse Añadir un encabezado para crear su propio grupo o subgrupo, por ejemplo 631 Costes de TI debajo de 6 Operating expenses.
6. Pulse el lápiz para renombrar una cuenta o un encabezado o cambiar su código. Marque Es una cuenta de banco o de caja en sus cuentas bancarias y cajas.

Una cuenta con asientos no se puede eliminar: marque Archivada: ya no se usa en asientos nuevos y su historial queda en los informes. Las cuentas que usan los asientos automáticos de Kaam360 (cobros, ventas, impuestos, banco) se pueden renombrar pero no eliminar. Un encabezado se puede eliminar cuando ya no tiene nada debajo.

Escribir un asiento contable

1. Pulse Nuevo asiento contable.
2. Elija la Fecha, escriba una Descripción (por ejemplo "El dueño aportó dinero al negocio") y, si quiere, una Referencia.
3. En cada línea elija la Cuenta y escriba el importe en Debe o Haber. Los encabezados aparecen en gris en la lista para orientarse, pero solo se pueden elegir cuentas. Pulse Añadir una línea para más líneas.
4. Mire los totales: el asiento solo se puede contabilizar cuando muestra Cuadrado (el debe igual al haber).
5. Pulse Contabilizar en los libros, o Guardar como borrador para terminarlo más tarde. Un borrador no cambia nada en los informes.

Cada asiento es un comprobante, y Kaam360 sabe de qué tipo por sus líneas:

• un comprobante de ingreso (RV-0001) cuando entra dinero en una cuenta de banco o caja;
• un comprobante de egreso (PV-0001) cuando sale dinero de una;
• un comprobante de traspaso (CV-0001) cuando el dinero solo se mueve entre sus propias cuentas de banco y caja;
• un comprobante de diario (JV-0001) para todo lo demás, como una venta a crédito.

Cada tipo tiene su propia numeración, sin saltos. Los asientos anteriores a los tipos de comprobante conservan sus números JE-. En el diario, elija un tipo en Todos los comprobantes para ver solo esos.

Los asientos contabilizados no se pueden cambiar ni borrar. Para corregir uno, ábralo y pulse Anular: Kaam360 contabiliza un asiento nuevo con cada debe y haber intercambiados, así ambos se anulan. Luego contabilice el asiento correcto.

Debe y haber en resumen: los activos y los gastos aumentan con el debe; los pasivos, el patrimonio y los ingresos aumentan con el haber. El dinero que entra en el banco es un debe en Bank; una venta es un haber en Sales.

Informes

Elija Informes, luego el informe, la empresa (si tiene varias) y el periodo, y pulse Mostrar.

• Pérdidas y ganancias: los ingresos, luego el Coste de ventas y el Beneficio bruto, luego otros ingresos y los gastos, con el beneficio o la pérdida neta. Marque Comparar con el periodo anterior para ver al lado el periodo justo anterior.
• Balance general: lo que la empresa tiene (activo), debe (pasivo) y la parte de los dueños (patrimonio) en un día. El beneficio de este ejercicio y el de ejercicios anteriores se muestran por separado, así que nunca necesita un asiento de cierre de fin de año. Marque Comparar con un año antes para ver el mismo día un año antes.
• Balance de comprobación: el saldo de cada cuenta en un día, en una columna de debe y otra de haber con totales iguales, con el total de cada encabezado.
• Libro mayor de una cuenta: cada línea contabilizada de una cuenta en un periodo, con el saldo inicial, el saldo acumulado y el saldo final. Pulse el nombre de una cuenta en cualquier informe o en el plan de cuentas para abrirlo. Pulse un encabezado para ver las líneas de todas las cuentas que tiene debajo.

Elija cuánto detalle mostrar: Todas las cuentas, Hasta subgrupos o Solo grupos. Cada encabezado muestra el total de las cuentas que tiene debajo, y los totales del informe nunca cambian. Pulse Excel o PDF para descargar cualquier informe tal como se muestra. Los informes solo cuentan asientos contabilizados, los de cada empresa por separado, en la moneda principal de esa empresa.

Cierre de libros

Cuando termine un periodo (por ejemplo, después del cierre anual de su contador), abra Cierre de libros, elija la fecha en Cerrar hasta y pulse Guardar. Ya no se podrá contabilizar ni anular ningún asiento con esa fecha o anterior. Para volver a abrir un periodo cerrado, elija una fecha anterior (o bórrela), escriba un motivo y pulse Guardar: el motivo queda en el registro de actividad. Aquí también elige el mes en que El ejercicio empieza en (por ejemplo julio), que usan el balance general y el periodo Este ejercicio.

Asientos automáticos

Kaam360 contabiliza sus documentos en el libro mayor por sí solo, para que no los escriba dos veces. En una empresa que nunca eligió, se activó desde el día en que esto llegó a Kaam360. Alguien con el permiso Cerrar la contabilidad puede cambiarlo:

1. Abra Libro mayor y elija Asientos automáticos.
2. En Contabilizar documentos con fecha desde, elija el primer día que se contabiliza (por ejemplo, el día después de sus saldos de apertura), o déjelo vacío para desactivar los asientos automáticos.
3. Si quiere, elija adónde Las ventas van a, adónde El dinero recibido y pagado va a, adónde Las facturas de proveedores van a, y una cuenta para cada tipo de gasto. Si deja La cuenta predeterminada, Kaam360 usa las cuentas del plan listo.
4. Pulse Guardar. Los documentos desde ese día se contabilizan al momento y después cada pocos minutos.

Qué se contabiliza, cada cosa como un comprobante cuadrado en la moneda principal de la empresa:

• Una factura cuando se envía: lo que debe el cliente, las ventas y el impuesto cobrado.
• El dinero recibido por una factura (marcada como pagada, un pago parcial, Pagar ahora o un cheque depositado): un comprobante de ingreso al banco, que reduce lo que debe el cliente.
• El dinero recibido por un pago de proyecto que aún no está facturado: un comprobante de ingreso al banco, guardado en Advances from customers. Cuando el pago se factura, el mismo comprobante pasa a lo que debe el cliente.
• Un anticipo de cliente: un comprobante de ingreso al banco, guardado en Advances from customers. Cuando se usa en una factura, un comprobante de diario lo pasa a la factura; solo el resto de la factura cuenta como dinero nuevo. Devolver un anticipo es un comprobante de egreso.
• Un anticipo pagado a un proveedor: un comprobante de egreso del banco, en Advances paid to suppliers. Cuando se usa en una factura del proveedor, la salda sin tocar el banco.
• Una nota de crédito cuando se emite, y el dinero devuelto de ella como reembolso.
• Una factura de proveedor: el gasto, el impuesto pagado y lo que usted debe al proveedor; y cada pago hecho sobre ella (un cheque emitido cuando el banco lo paga).
• Un gasto cuando se aprueba (se le debe a la persona), y otra vez cuando se le reembolsa.
• Caja chica (petty cash): el efectivo inicial de una caja, cada reposición desde el banco, cada gasto (su cuenta de gasto y su impuesto) y cada diferencia de arqueo, en la cuenta Petty cash.
• Cobros de Pagar ahora que llegan al banco en un pago de Stripe: primero a Stripe clearing; el día que llega el pago, el neto pasa al banco y las comisiones de Stripe a Bank charges (vea Cobre en línea con Pagar ahora).
• Una ganancia o pérdida de cambio realizada (un pago, reembolso o nota de crédito a un tipo distinto al de su documento): a Exchange gains and losses, que Pérdidas y ganancias muestra en Otros ingresos. Solo para el dinero que se movió desde el día en que se añadió, así no cambia nada de lo ya contabilizado.

Los documentos con fecha anterior al primer día forman parte de sus saldos de apertura, así que no se contabilizan. El dinero que llega sobre ellos desde ese día sí se contabiliza, de modo que esos saldos de apertura se cancelan. Cada asiento se convierte con los tipos de cambio de la fecha de su documento, así que los asientos ya registrados no cambian cuando se actualizan los tipos.

Los asientos automáticos aparecen como Automático en el diario y siguen a su documento: si el documento cambia, se anula o se elimina, Kaam360 corrige el asiento. Usted no puede cambiarlos ni anularlos; cambie el documento. Un asiento en un periodo cerrado nunca cambia: la corrección se contabiliza en el periodo abierto (en la fecha del documento si está abierta; si no, el día después de la fecha de cierre; para un documento anulado o eliminado, el día en que se detecta).

Conciliación bancaria

Compare el libro mayor con su extracto bancario, para saber que cada pago está registrado y que nada aparece dos veces.

1. Abra Libro mayor y elija Conciliación bancaria.
2. Elija la cuenta de banco o de caja. Las cuentas de banco y caja que añadió en la Previsión de flujo de caja aparecen solas en el plan de cuentas (bajo Bank y Cash, con códigos como 1000.1), así que nunca lleva dos listas.
3. Elija la Fecha del extracto y escriba el Saldo final del extracto.
4. Marque cada línea que aparece en el extracto. Diferencia con el extracto muestra lo que aún falta.
5. Cuando la diferencia sea cero, pulse Terminar la conciliación.

La siguiente conciliación empieza en el saldo de este extracto. Una línea del extracto que aún no está en el libro mayor (una comisión bancaria, intereses) normalmente falta registrarla: contabilice un asiento y luego márquela. En Conciliaciones anteriores puede deshacer la última. Los asientos automáticos nunca reescriben una línea ya marcada; si su documento cambia, el cambio se contabiliza como corrección.

Para elegir qué cuenta bancaria usan los asientos automáticos, selecciónela en El dinero recibido y pagado va a dentro de Asientos automáticos.

Activos fijos

Reparta el coste de equipos, vehículos y máquinas entre los años en que los usa.

1. Abra Libro mayor, elija Activos fijos y luego Añadir un activo.
2. Escriba su Nombre, la fecha en Comprado el, su Coste, el Valor al final de su vida útil (0 está bien) y su Vida útil (meses), por ejemplo 60 para cinco años.
3. Elija el Método: Lineal amortiza el mismo importe cada mes; Saldo decreciente un porcentaje anual de lo que aún vale, es decir, más en los primeros años.
4. En Pagado con, elija el banco (o Accounts payable, u Opening balances para algo que ya tenía). Elija Ya está en los libros si la compra se contabilizó de otra forma.
5. Pulse Guardar.

Kaam360 contabiliza la compra y, al final de cada mes, una amortización en Depreciation y Accumulated depreciation, de modo que el balance muestra el activo por lo que aún vale. Haga clic en el nombre de un activo para ver su cuadro mes a mes. Cuando lo venda o lo dé de baja, edítelo y rellene Vendido o dado de baja: el activo sale de los libros y se contabiliza la ganancia o la pérdida.

Presupuestos

1. Abra Libro mayor y elija Presupuestos.
2. Elija el ejercicio. Escriba un presupuesto para cada cuenta de ingresos y gastos mes a mes, o escriba un importe anual en Año completo para repartirlo por igual.
3. Pulse Guardar el presupuesto.

Debajo del presupuesto, Presupuesto frente a real lo compara con lo que realmente pasó desde el inicio del año hasta este mes, con la diferencia y el porcentaje usado. Una cuenta de gastos que ya gastó más que su presupuesto se marca como Por encima del presupuesto, y aparece un aviso en el diario.

Lo que aún no incluye

Las diferencias de cambio no se contabilizan automáticamente: regístrelas con un asiento. Para ver quién le debe dinero y desde cuándo, use Estados de cuenta de clientes y los informes de pagos (la página de informes también los enlaza); para lo que debe a proveedores, use los informes de compras. Kaam360 no presenta nada ante la oficina de impuestos: revise sus libros con su contador.