Políticas de gastos: límites, recibos, dietas y kilometraje

En Políticas de gastos escribe las reglas con las que se comprueba cada gasto en el momento en que alguien lo envía: cuánto por gasto, por día o por mes, cuándo hace falta un recibo y qué tipos de gasto algunas personas no pueden reclamar. También mantiene las dietas y tarifas por kilometraje que se eligen. Quién aprueba, y en cuántos pasos según el importe, sigue en Reglas de aprobación.

Añadir una regla

1. Abra Políticas de gastos en el menú Finanzas (necesita el derecho Definir reglas de gastos).
2. Pulse Nueva regla y póngale un Nombre, por ejemplo «Comidas: máximo 50 al día».
3. Elija el Tipo de gasto al que se refiere, o Todos los tipos.
4. Opcional: elija Solo para el rol (opcional) o Solo para el equipo (opcional). Si lo deja vacío, la regla es para todos.
5. Rellene uno o varios de Límite por gasto (opcional), Límite por día (opcional), Límite por mes (opcional) y Recibo obligatorio a partir de (opcional) (escriba 0 para pedir siempre recibo). Los importes están en su moneda principal; los gastos en otras monedas se convierten.
6. En Cuando se incumple la regla elija Avisar (el gasto se puede enviar y quien aprueba ve el aviso) o Bloquear (no se puede enviar).
7. O marque Este tipo no está permitido para estas personas: ese gasto se bloquea siempre.
8. Pulse Guardar.

Lo que ve la gente

En Gastos, el formulario comprueba las reglas mientras se rellena. Un recuadro amarillo indica lo que verá quien aprueba; uno rojo explica por qué el gasto no se puede enviar tal como está. Los avisos se quedan en el gasto: quien aprueba los ve en la lista y en Aprobaciones.

Dietas y kilometraje

1. En Dietas y tarifas por kilometraje pulse Nueva tarifa.
2. Elija el Tipo: Dieta (un importe por día, por ejemplo por ciudad o país) o Kilometraje (un importe por kilómetro o milla, por ejemplo «Coche propio»).
3. Escriba el Nombre, el importe y la Moneda, y pulse Guardar.

Después, en un gasto se elige el tipo Dieta o Kilometraje, la tarifa, y se escriben los Días o la Distancia: el importe se calcula. Una tarifa ya usada no se puede eliminar; se desactiva.

Aprobaciones por importe

Para que los gastos grandes los aprueben varias personas (por ejemplo, más de 1.000: el responsable y luego finanzas), abra Reglas de aprobación en Ajustes y añada una regla para Gasto con un importe mínimo y los pasos. Las reglas se aplican en orden; se usa la primera que coincide.

Reembolsar juntos

En Gastos, quien aprueba gastos ve Reembolsar juntos: todos los gastos aprobados aún sin reembolsar, por persona. Marque los que reembolsó de una vez, elija la fecha, cómo y una referencia, y pulse Reembolsar los marcados. Cada gasto queda reembolsado y se avisa a cada persona. En Pagos anteriores, Lista para el banco descarga lo pagado a cada persona, para la transferencia masiva de su banco.