Hojas de dedicación: reparta su tiempo entre sus proyectos cada semana o mes

No todo el mundo registra horas cada día. Los responsables de proyecto, los directivos y otras personas que trabajan en varios proyectos pueden rellenar en su lugar una Hoja de dedicación: una vez por semana o por mes indican qué parte de su tiempo dedicaron a cada proyecto y añaden los demás gastos del periodo. Al cerrar el periodo, pasa a formar parte del coste de cada proyecto.

Rellenar su hoja de dedicación

1. Abra Hojas de dedicación en el menú, en Gestión de proyectos, Tiempo.
2. Se abre la hoja del periodo actual. Use las flechas para ir a otro periodo.
3. En Su tiempo en cada proyecto, elija un proyecto en Añadir un proyecto y pulse Añadir. Escriba la Parte de su tiempo de cada proyecto. En total como máximo 100 %: el resto es tiempo fuera de proyectos.
4. En Otros gastos del periodo, elija el Proyecto, la Fecha, la Categoría y el Importe, añada una nota y un recibo si lo tiene, y pulse Añadir gasto.
5. Pulse Guardar para conservar su trabajo.
6. Cuando termine el periodo, pulse Cerrar el periodo y luego Sí, cerrarla.

Las listas de proyectos muestran los proyectos de los que es responsable o miembro. Para elegir otro proyecto, marque Mostrar todos los proyectos.

Una vez cerrada, la hoja queda bloqueada. Si algo está mal, pida a quien gestiona las hojas de dedicación que la abra de nuevo.

Cómo se calcula

Para cada proyecto, su parte de sus horas de trabajo del periodo (su turno, menos ausencias y festivos) se cuenta a su coste por hora habitual, menos las horas que ya registró en ese proyecto (esas ya cuentan como mano de obra). Aparece en la pestaña Costes del proyecto en Gestión del proyecto, y en Rentabilidad y Cartera. Los gastos se suman a los Gastos del proyecto. Un periodo cerrado nunca se vuelve a cobrar como tiempo de responsable ni por una parte de su mes. Vea Ver lo que cuesta realmente un proyecto.

Recordatorios

Cuando un periodo ha terminado y su hoja no está cerrada, Kaam360 se lo recuerda en la campana y por correo, y otra vez unos días después si sigue abierta. Para dejar de recibir los correos, desmarque «Enviarme un correo cuando mi hoja de dedicación esté pendiente» en Mi perfil. Los directivos pueden desactivar los recordatorios para todos en Quién y cada cuánto.

Para directivos

Quien tiene el permiso para gestionar hojas de dedicación ve dos pestañas más en Hojas de dedicación:

• Todos: la hoja de cada persona en el periodo, Abierta, Cerrado o Vencida, con su parte en proyectos y sus gastos. Pulse el ojo para abrir una hoja. Para abrir de nuevo una hoja cerrada, escriba ¿Por qué se abre de nuevo? y pulse Abrirla de nuevo. El motivo queda en el registro de auditoría y se avisa a la persona. Nadie puede abrir de nuevo su propia hoja: debe hacerlo otra persona que gestione las hojas de dedicación o un administrador.
• Quién y cada cuánto: elija Semanal (de lunes a domingo) o Mensual, active o desactive los recordatorios y marque a las personas que rellenan hojas de dedicación.

Si algo sale mal

• Hojas de dedicación no está en el menú: pida a quien gestiona las hojas de dedicación que marque su nombre.
• No puede guardar: las partes suman más del 100 %; redúzcalas.
• Se rechaza un gasto: su fecha debe estar dentro del periodo de la hoja.