Portal de clientes: cotizaciones, aprobaciones y archivos compartidos

En el portal de clientes, las personas de sus clientes inician sesión para seguir el trabajo que hacen con usted. Muestra el logotipo y el color de correo de su empresa (se configuran en Empresas, en los Ajustes). Además de sus proyectos, puede mostrar sus cotizaciones, los entregables que esperan su aprobación y los archivos que comparte con ellos. Para añadir personas, consulte Dar a sus clientes su propio acceso (usuarios cliente).

Mostrar cotizaciones a un usuario cliente

1. Abra Usuarios en la sección Administración, elija la pestaña Usuarios cliente y abra a la persona.
2. En En todo el portal de clientes, marque Ver cotizaciones. Necesita el permiso para ver el CRM.
3. Pulse Guardar.

Ahora ve Cotizaciones en su portal: cada cotización enviada a su empresa. Los borradores nunca se muestran. Puede leerla, pulsar Descargar PDF, Aceptar la cotización (escribe su nombre completo y marca que está de acuerdo) o Pedir cambios con un comentario.

Cuando un cliente responde

• Aceptado: la cotización se marca como aceptada al momento y su oportunidad toma su importe, igual que cuando la marca usted.
• Cambios pedidos: la cotización sigue enviada. Cámbiela y envíela de nuevo.
• En ambos casos, el responsable de la cotización y quien la escribió reciben un aviso y un correo.
• En la cotización, Respuestas del portal de clientes muestra quién respondió, cuándo, desde qué dirección de internet, el importe que vio y su comentario. El registro de actividad guarda lo mismo.

Entregables para aprobar

Ponga el archivo en revisión con Revisión de archivos y marque Mostrarlo al cliente en el portal del cliente (puede comentar) y Pedir también la aprobación del cliente. Los usuarios cliente con Revisar archivos en ese proyecto reciben un correo y el entregable aparece en Aprobaciones en su portal. Cada nueva versión les pregunta otra vez. Cuando aprueban o piden cambios, su nombre, la hora y su dirección de internet se guardan con esa versión. Consulte Revisión de archivos: comentar imágenes, PDF y vídeos, y aprobar cada versión.

Compartir archivos con el cliente

1. Abra el proyecto y su pestaña Documentos.
2. Pulse el botón de tienda (Compartir con el cliente en su portal) junto a un archivo. Recibe la etiqueta Compartido con el cliente.
3. Púlselo de nuevo para dejar de compartirlo.

Los archivos compartidos aparecen en Archivos compartidos en la página del proyecto en el portal, para usuarios cliente y enlaces del portal. Los Hitos del proyecto también se muestran allí, con sus fechas.

Facturas y estados de cuenta

1. Abra el usuario cliente como arriba.
2. En En todo el portal de clientes, marque Ver facturas y estados de cuenta. Necesita el permiso para ver facturas.
3. Pulse Guardar.

Ahora ve Facturas: cada factura que emitió a su empresa (enviada o pagada; los borradores y las facturas anuladas nunca se muestran), con lo que queda por pagar, y Ver estado de cuenta para su estado de cuenta. Ambos se descargan en PDF. Cada factura muestra Cómo pagar con las instrucciones de pago de la factura. El pago en línea todavía no se ofrece en el portal.

Soporte en un solo lugar

Los usuarios cliente que pueden crear tickets en alguno de sus proyectos ven Soporte: los tickets de todos esos proyectos juntos, una búsqueda en sus artículos de ayuda y Crear un ticket eligiendo el proyecto. Los tickets llegan a Tickets como siempre. Consulte Permitir que los clientes creen tickets en su portal.

Si algo falla

• El cliente no ve Facturas: marque Ver facturas y estados de cuenta para la persona y compruebe que la factura se envió a su empresa.
• El cliente no ve Cotizaciones: marque Ver cotizaciones para la persona y compruebe que la cotización es para su empresa y fue enviada.
• No se puede aceptar una cotización: puede haber caducado (pasó su fecha Válida hasta) o ya estar aceptada.
• El cliente no ve un entregable: debe mostrarse en el portal y la persona necesita Revisar archivos en el proyecto.
• El cliente no ve una factura o una cotización de un proyecto: solo ve las de los proyectos que se le dieron (y las que no pertenecen a ningún proyecto). Márcale el proyecto.
• Ver estado de cuenta no muestra nada: el estado de cuenta suma todas las facturas de la empresa, así que todos los proyectos de la empresa deben estar marcados para él.