Conectar QuickBooks o Xero

Si su contable trabaja en QuickBooks Online o Xero, Kaam360 puede enviarle lo que usted hace aquí: cada factura que emite, su cliente, las notas de crédito y los cobros que recibe. Ocurre solo, más o menos cada minuto, en un solo sentido: de Kaam360 al programa contable. Si quieres, también las facturas de proveedores, lo que pagas en ellas y los gastos que reembolsas a tu equipo.

Quién puede usarlo: los administradores y cualquier persona cuyo rol tenga el permiso Conectar software contable (vea Cree sus propios roles). Forma parte del paquete Business.

1. Conectar

1. Pulse Ajustes y luego la tarjeta Contabilidad (en Finanzas).
2. Si tiene varias empresas, elija primero la Empresa. Cada empresa conecta su propia empresa de QuickBooks u organización de Xero.
3. Pulse Conectar QuickBooks o Conectar Xero.
4. Inicie sesión en QuickBooks o Xero, elija su empresa (en Xero, marque su organización) y pulse Conectar o Allow access.
5. Vuelve a Kaam360. En Xero, si su inicio de sesión da acceso a varias organizaciones, elija la correcta y pulse Usar esta organización.

Puede conectar los dos, por ejemplo mientras pasa de uno a otro. Cada uno recibe todo.

2. Elegir las correspondencias

Justo después de conectar se abre Correspondencias y ajustes (puede volver a abrirlo cuando quiera):

1. Cuenta de ventas (Xero) o Producto o servicio (QuickBooks): dónde van las líneas de la factura. En QuickBooks se usa la cuenta de ingresos del producto.
2. Cuenta bancaria para los cobros: dónde se registran los cobros recibidos.
3. Enviar documentos emitidos desde: los documentos anteriores no se tocan, porque normalmente ya están en su contabilidad. Empieza el primer día de este mes.
4. Marque o desmarque Enviar los cobros recibidos (también pagos parciales y en línea), Enviar las notas de crédito y dónde se usaron y Marcar las facturas como pagadas en Kaam360 cuando se paguen por completo en QuickBooks (o Xero).
5. En Tipos de impuesto, elija para cada tipo de Kaam360 el tipo correspondiente del programa contable, además de Sin impuesto y Facturas antiguas con un solo tipo de impuesto. Kaam360 sugiere una correspondencia (marcada como Sugerido): revísela.
6. Pulse Guardar. El envío empieza en menos de un minuto.

3. Qué se envía

• Clientes: se buscan por nombre (en Xero también por correo electrónico); si no existe, se añade.
• Facturas en cuanto se emiten (enviadas o marcadas como enviadas), nunca borradores. Con su número, fechas, referencia, líneas, impuestos y moneda. Los totales coinciden con Kaam360 al céntimo.
• Notas de crédito, y las facturas en que se usaron.
• Pagos recibidos, también pagos parciales y pagos en línea. Si un cobro se quita en Kaam360, se quita allí también. Un reembolso hecho en Stripe reduce o quita ese cobro allí, de modo que una factura reabierta también queda abierta allí (el reembolso en sí no se registra allí como reembolso: anótelo en su programa contable si lo necesita).
• Las facturas y notas de crédito Anulada se anulan allí también (en QuickBooks una nota de crédito anulada se elimina).
• Nunca se envía nada dos veces: Kaam360 recuerda en qué se convirtió cada registro y busca una factura con el mismo número antes de añadirla.
• Si una factura se pagó por completo directamente en QuickBooks o Xero, Kaam360 la marca como pagada aquí una vez (si la casilla está marcada). El Registro de actividad lo indica.

Facturas y gastos

En Facturas y gastos, dentro de Correspondencias y ajustes, también puedes enviar lo que gastas. Las dos opciones están desactivadas hasta que las marques:

1. Marca Enviar las facturas de proveedores y sus pagos. Cada proveedor se añade allí (en QuickBooks como proveedor; si un cliente ya tiene el mismo nombre, se llama "Nombre (supplier)"), y cada factura con su número, la referencia del proveedor, fechas, líneas, gastos de envío, impuesto y moneda. Los pagos que registras en una factura se envían como pagos de factura; un pago eliminado también se elimina allí, y una factura anulada se borra (QuickBooks) o se anula (Xero).
2. Marca Enviar los gastos una vez reembolsados a la persona. Un gasto se envía cuando se marca como reembolsado: en QuickBooks como compra (Expense), en Xero como transacción de pago (Spend Money), por el importe reembolsado y con el nombre de la persona. Si se deshace el reembolso, se elimina allí.
3. Elige la Cuenta de gastos: allí van las líneas de las facturas y los gastos cuyo tipo no tiene cuenta propia.
4. Elige la Cuenta bancaria desde la que se pagan facturas y gastos.
5. En Impuesto en facturas y gastos, elige el tipo de impuesto de compras que corresponde a cada tipo usado en facturas, a sin impuesto y al impuesto de los gastos.
6. En Tipo de gasto puedes dar a cada clase de gasto (por ejemplo Viajes) su propia cuenta. Deja La cuenta de gastos de arriba para usar la principal.
7. Pulsa Guardar.

4. Seguimiento

La tarjeta de cada programa muestra la última sincronización, lo Enviados en el último día, lo que está En espera y lo Fallido.

• Sincronizar ahora envía de inmediato lo que espera.
• Registro de sincronización lista cada registro con su estado. Marque Solo problemas para ver solo lo que falló, con la explicación del propio programa contable (por ejemplo un periodo bloqueado o un tipo de impuesto que falta).
• Un fallo se reintenta solo tras 1, 5 y 30 minutos, 2 horas y 12 horas. Después le espera a usted: corrija la causa y pulse Reintentar en la línea o Reintentar todo lo fallido. Guardar Correspondencias y ajustes también reintenta todo lo que falló.
• Pausar el envío lo detiene un tiempo; Reanudar el envío sigue donde se quedó.

Desconectar

Pulse Desconectar (dos veces, para confirmar). Kaam360 retira su permiso en QuickBooks o Xero y olvida sus claves. Lo ya enviado se queda en su programa contable. Si más adelante vuelve a conectar la misma empresa, nada se envía dos veces.

Si algo sale mal

• Aún no disponible: quienes gestionan Kaam360 todavía no han activado ese programa. Pregunte al soporte.
• Hay que volver a conectar: el permiso caducó (QuickBooks tras 100 días sin uso, Xero tras 60) o alguien lo retiró en el programa contable. Pulse Volver a conectar; nada de lo ya enviado se envía dos veces.
• Una línea del Registro de sincronización dice que un tipo de impuesto no tiene correspondencia: elíjalo en Tipos de impuesto dentro de Correspondencias y ajustes y pulse Guardar.
• ¿Solo necesita un archivo para su contable? Vea Crear y enviar facturas para la descarga (una hoja de cálculo o un archivo para Xero o QuickBooks), que sigue funcionando.