Angebote mit Abschnitten und Vorlagen schreiben

Ein Angebot kann ein kurzer Preis auf einer Seite sein oder ein vollständiges Angebotsdokument aus Abschnitten: ein Deckblatt, Ihr Unternehmen, der Leistungsumfang Modul für Modul, eine oder mehrere Preistabellen, die Zahlungsbedingungen, Ihre Geschäftsbedingungen und Ihre Kontaktdaten. Jeder Teil wird einmal als Vorlage geschrieben und in jedem Angebot wiederverwendet.

1. Vorlagen einrichten (einmal)

1. Öffnen Sie im Menü Verkauf die Seite Angebotsvorlagen.
2. Drücken Sie auf der Registerkarte Abschnitte auf Die üblichen Abschnitte hinzufügen. Kaam360 fügt die üblichen Abschnitte hinzu, jeden mit einem kurzen Beispiel: Deckblatt, über uns, Leistungsumfang, Kosten der Softwareeinführung, Cloud-Hosting-Kosten, laufender Support, Zahlungsbedingungen, Auslagen, Werkzeuge und Technologien, Schulung und Einführungszeitraum, weitere Geschäftsbedingungen und Kontakt.
3. Drücken Sie auf einen Abschnitt, schreiben Sie ihn in eigenen Worten und drücken Sie Speichern. Der Editor funktioniert wie eine Textverarbeitung: Überschriften, Fettdruck, Listen, Tabellen und Farben. Drücken Sie Bild in der Werkzeugleiste, wählen Sie ein Bild, seinen Platz (links oder rechts vom Text, in der Mitte oder über die ganze Breite) und seine Größe und drücken Sie Bild einfügen.
4. Haken Sie „Zu jedem neuen Angebot hinzufügen“ bei den Abschnitten an, die Sie jedes Mal verwenden. Drücken Sie Neuer Abschnitt für einen eigenen Abschnitt.
5. Arbeiten Sie für mehrere Firmen, wählen Sie die Firma jeder Vorlage: zum Beispiel ein „Über uns“ pro Firma. Vorlagen für alle Firmen werden überall angeboten.

2. Module des Leistungsumfangs schreiben

1. Drücken Sie auf der Registerkarte Module des Leistungsumfangs auf Neues Modul.
2. Geben Sie einen Titel (zum Beispiel Lohnabrechnung), eine optionale Gruppe (zum Beispiel Personal) ein und beschreiben Sie, was es umfasst.
3. Drücken Sie Speichern. Jedes Angebot listet dann nur die gewählten Module, jedes unter einer eigenen Überschrift.

3. Das Angebotsdokument in einem Angebot aufbauen

1. Öffnen Sie ein Angebot unter Angebote (oder erstellen Sie eines aus einem Deal) und drücken Sie Bearbeiten.
2. Drücken Sie unter Angebotsabschnitte auf Die üblichen Abschnitte hinzufügen, wählen Sie Abschnitte in + Abschnitt aus den Vorlagen hinzufügen… oder beginnen Sie einen in + Leeren Abschnitt hinzufügen….
3. Öffnen Sie einen Abschnitt, um seinen Text für diesen Kunden anzupassen. Die Änderungen bleiben in diesem Angebot; die Vorlage bleibt unverändert.
4. Wählen Sie im Abschnitt Leistungsumfang Module in + Modul aus den Vorlagen hinzufügen….
5. Ändern Sie die Reihenfolge mit den Pfeilen und entfernen Sie einen Abschnitt mit dem Kreuz. Wählen Sie das Aussehen des Deckblatt (klassisch, Farbband oder großes Logo).

4. Preise: einmalig, wiederkehrend und enthalten

In der Positionsliste sagt die Spalte Abrechnung, wie jede Position berechnet wird:

• Einmalig: einmal bezahlt. Nur einmalige Positionen bilden die Summe des Angebots und seine Zahlungsbedingungen.
• Wiederkehrend: monatlich, quartalsweise oder jährlich berechnet, etwa Hosting oder Support. Sie werden mit ihrem Zeitraum gezeigt, ihre Summe steht unter den Positionen, sie sind aber nicht in der Summe.
• Enthalten: ohne Preis aufgeführt, etwa Sicherungen, die beim Hosting dabei sind.

Hat das Angebotsdokument Preisabschnitte (zum Beispiel „Kosten der Softwareeinführung“ und „Cloud-Hosting-Kosten“), sagt die Spalte Abschnitt, in welcher Preistabelle jede Position steht. Jede Tabelle hat im PDF ihre eigene Summe.

5. Geschäftsbedingungen

Allgemeine Geschäftsbedingungen wird mit demselben Editor geschrieben und kann Überschriften, Listen und Tabellen enthalten. Wählen Sie in Vorlage verwenden… eine gespeicherte Vorlage „Weitere Geschäftsbedingungen“, um davon auszugehen.

6. Das PDF

Drücken Sie im Angebot auf PDF herunterladen. Mit Abschnitten ist das PDF ein Angebotsdokument: ein Deckblatt mit Ihrem Logo, dem Kunden, Nummer und Datum des Angebots und wer es einreicht, ab drei Abschnitten ein Inhaltsverzeichnis, dann jeder Abschnitt der Reihe nach, mit den Preistabellen und Zahlungsbedingungen dort, wo Sie sie hingesetzt haben. Ohne Abschnitte behält das Angebot sein übliches einseitiges Layout.