Freigabelinks: Projekt, Aufgabe, Seite oder Dokument ohne Konto zeigen

Ein Freigabelink ist eine private Webadresse, die einer Person ohne Konto genau eine Sache schreibgeschützt zeigt: ein Projekt (als Board, Liste, Gantt-Diagramm, Tabelle oder Dashboard), eine Aufgabe, eine Wiki-Seite, ein Projektdokument, ein Aufgabenformular, einen Proof oder eine Bildschirmaufnahme. Er zeigt nur, was Sie ankreuzen, und sonst nichts aus Ihrer Organisation.

Etwas teilen

1. Suchen Sie das, was Sie teilen möchten:- ein Projekt: Öffnen Sie es, drücken Sie oben die drei Punkte und wählen Sie Per Link teilen;- eine Aufgabe: Öffnen Sie sie und drücken Sie oben das Teilen-Symbol;- eine Wiki-Seite: Öffnen Sie sie, drücken Sie die drei Punkte und wählen Sie Per Link teilen;- ein Dokument: Öffnen Sie den Reiter Dokumente des Projekts und drücken Sie das Teilen-Symbol neben der Datei;- ein Aufgabenformular: Öffnen Sie es und drücken Sie Per Link teilen;- einen Proof: Öffnen Sie ihn und drücken Sie oben das Teilen-Symbol (siehe Proofing);- eine Aufnahme: Öffnen Sie sie und drücken Sie Per Link teilen (siehe Aufnahmen).
2. Drücken Sie Neuer Link und geben Sie einen Namen ein, den nur Ihr Team sieht, zum Beispiel für wen er ist.
3. Bei einem Projekt kreuzen Sie die Ansichten, die man öffnen kann an.
4. Wählen Sie unter Außerdem zeigen, ob Verantwortliche, Beschreibungen, Stunden und (mit dem Recht, Kosten zu sehen) die Kosten der Stunden gezeigt werden. Bei einer Aufgabe können Sie auch ihre Kommentare zeigen.Bei einem Proof haken Sie Bereits gemachte Kommentare sehen an, und Die Datei kommentieren, damit der Besucher unter dem eingegebenen Namen Kommentare anheften kann (und genehmigen oder um Änderungen bitten, wenn die Genehmigung des Kunden erbeten ist).
5. Wählen Sie optional einen Letzten gültigen Tag und optional ein Passwort (mindestens 6 Zeichen).
6. Drücken Sie Link erstellen und dann Kopieren, um die Adresse zu kopieren. Sie wird aus Sicherheitsgründen nur einmal gezeigt; wenn Sie sie verlieren, erstellen Sie einen neuen Link.

Was Besucher sehen

Besucher öffnen die Adresse in jedem Browser. Mit Passwort geben sie es einmal ein. Sie sehen die Ansichten, die Sie erlaubt haben, mit einem Hinweis, dass die Seite schreibgeschützt ist. In der Ansicht Gantt stehen die Meilensteine des Projekts in einer eigenen Zeile ganz oben, als Rauten an ihren Terminen: lila, solange sie noch bevorstehen, grün, wenn erledigt, und rot, wenn der Termin verstrichen ist. Kosten, eigene Felder, andere Projekte und alles, was Sie nicht angekreuzt haben, werden nie gezeigt. Suchmaschinen werden gebeten, diese Seiten nicht aufzunehmen.

Links verfolgen und ändern

• Im Teilen-Fenster zeigt jeder Link, ob er aktiv ist, sein Enddatum, wie viele Besuche er hatte und wann. Drücken Sie Besuche für die Liste der Besuche (wann, was angesehen wurde, von welcher Website der Besucher kam).
• Drücken Sie Ändern, um zu ändern, was er zeigt, sein Enddatum oder sein Passwort (ein neues Passwort wird von jedem Besucher erneut abgefragt).
• Drücken Sie Ausschalten, um ihn sofort zu stoppen. Ein ausgeschalteter Link kann danach entfernt werden.
• Freigabelinks im Modul Projektmanagement des Menüs listet alle Links Ihrer Organisation. Suchen, filtern (aktiv, mit Passwort, nie geöffnet, ausgeschaltet), sortieren und CSV herunterladen drücken.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Besucher sieht „Dieser Link ist nicht aktiv“: Der Link wurde ausgeschaltet, sein letzter Tag ist vorbei, oder das Geteilte wurde gelöscht.
• Eine Wiki-Seite lässt sich nicht teilen: Nur veröffentlichte Seiten können geteilt werden, und zwar von Personen, die im Bereich der Seite schreiben dürfen.
• Kosten lassen sich nicht ankreuzen: Kosten zu zeigen braucht das Recht, Projektkosten zu sehen, und die Stunden müssen auch gezeigt werden.