Scope Guard: keine unbezahlte Arbeit außerhalb des Vertrags

Scope Guard hilft Dienstleistungsteams, für zusätzliche Arbeit bezahlt zu werden. Bei einem Projekt mit unterschriebenem Vertrag prüft Kaam360 neue Arbeit gegen das, was der Vertrag abdeckt, und sagt Ihrem Team, wenn etwas außerhalb liegt. Ihr Kunde sieht nichts davon.

Was geprüft wird

• Neue Arbeit, die in Triage wartet, Aufgaben, die Ihr Kunde im Tab Kundenanfragen des Projekts wünscht, und Kundenwünsche zum Projekt werden innerhalb weniger Minuten von selbst geprüft.
• Jede Aufgabe kann auf Wunsch geprüft werden: Öffnen Sie die Aufgabe und drücken Sie im Feld Scope Guard auf Gegen den Vertrag prüfen.

Jede Arbeit bekommt ein kleines Abzeichen:

• Im Umfang: Der Vertrag deckt sie ab. Die Klausel wird gezeigt, zum Beispiel „Schedule A, A3, page 9“.
• Nicht im Umfang: Der Vertrag schließt sie aus. Grund und Klausel werden gezeigt.
• Unklar: Der Vertrag sagt es nicht eindeutig. Eine Person sollte entscheiden.

Wenn in Ihrer Organisation der KI-Assistent eingeschaltet ist, vergleicht die KI die Arbeit mit dem Vertrag und muss die Klausel nennen, auf die sie sich stützt: Eine Antwort ohne Klausel wird als Unklar gezeigt. Ohne KI vergleicht Kaam360 die Wörter der Arbeit mit den Liefergegenständen und Ausschlüssen des Vertrags. Es sagt nur dann Nicht im Umfang, wenn ein Ausschluss des Vertrags die Arbeit nennt; sonst sagt es Unklar.

Eine Einstufung ändern

1. Drücken Sie im Feld Scope Guard auf Einstufung ändern.
2. Wählen Sie Im Umfang, Nicht im Umfang oder Unklar und schreiben Sie, warum.
3. Drücken Sie Speichern. Ihr Name, Ihr Grund und die frühere Einstufung werden gespeichert und in die Aktivität des Projekts und das Audit-Protokoll geschrieben.

Sie brauchen das Recht, Projekte zu bearbeiten, um Arbeit zu prüfen, eine Einstufung zu ändern oder eine Änderungsanfrage zu erstellen.

Eine Änderungsanfrage mit einem Klick

1. Drücken Sie bei Arbeit, die Nicht im Umfang oder Unklar ist, auf Änderungsanfrage erstellen. Im Tab Änderungen des Projekts können Sie auch mehrere Arbeiten anhaken und einmal Änderungsanfrage erstellen für alle drücken.
2. Kaam360 füllt Titel und Details aus der Arbeit aus, und:- das Feld Zusätzliche Stunden: der Median der Stunden, die ähnliche erledigte Aufgaben wirklich gebraucht haben, sonst die eigene Schätzung der Arbeit. Wurde bisher nichts Ähnliches erledigt, geben Sie Ihre Schätzung in Zusätzliche Stunden ein.- das Feld Zusätzlicher Preis: die Stunden mal der Verrechnungssatz des Projekts. Der Satz ist der Durchschnitt der im Tab Ressourcen des Projekts eingeplanten Personen, sonst der Durchschnitt der eigenen Verrechnungssätze der Projektpersonen. Das Formular sagt, welcher genutzt wurde. Verrechnungssätze sehen nur Personen, die Projektkosten sehen dürfen; andere geben den Preis ein.- das Feld Zusätzliche Tage am Enddatum: die Stunden in Arbeitstagen, aufgerundet.
3. Ändern Sie, was Sie möchten, und drücken Sie Als Entwurf speichern.
4. Folgen Sie dann den üblichen Schritten im Tab Änderungen: An Kunden senden, die Antwort erfassen und Abrechnen. Siehe Änderungen, Budget und Projektabschluss.

Wenn der Kunde zustimmt, werden Vertragswert und Enddatum wie gewohnt angepasst, und Arbeit, die noch keine Aufgabe war (ein Triage-Eintrag, eine Kundenanfrage oder ein Kundenwunsch), kommt in den Plan, in eine Aufgabenliste namens „Change requests“.

Unbezahlte Arbeit

Das Feld Unbezahlte Arbeit in den Tabs Änderungen und Kostenrechnung des Projekts zeigt die Stunden auf Arbeit, die als Nicht im Umfang markiert ist und die noch keine genehmigte Änderungsanfrage abdeckt. Wer Projektkosten sehen darf, sieht auch, was diese Stunden wert sind: jede Stunde zum Verrechnungssatz der Person, die sie erfasst hat (sonst zum üblichen Satz des Projekts). Das Portfolio zeigt dieselbe Zahl in der Spalte Unbezahlte Arbeit.

Um sie zu senken, erstellen Sie für diese Arbeit eine Änderungsanfrage oder markieren Sie die Arbeit als Im Umfang, wenn der Vertrag sie doch abdeckt.

Vertragszusagen

Im Tab Änderungen listet Vertragszusagen auf, was der Vertrag laut seiner Zusammenfassung zusagt: Liefergegenstände und Meilensteine mit ihren Terminen, Reaktionszeiten und Vertragsstrafen. Jeder Liefergegenstand und Meilenstein zeigt, wie viele seiner Aufgaben erledigt sind und ob er Im Plan, Gefährdet (innerhalb von zwei Wochen fällig und im Rückstand), Verspätet oder Erledigt ist. Eine Vertragsstrafe zeigt, was sie kosten könnte, wenn der Vertrag einen Betrag oder einen Prozentsatz des Vertragswerts nennt (nur für Personen, die Projektkosten sehen dürfen).

Der Projektverantwortliche wird in der Glocke informiert, wenn eine Zusage gefährdet oder verspätet ist, höchstens einmal am Tag je Zusage.

Wenn etwas nicht klappt

• Es gibt kein Feld Scope Guard: Das Projekt hat keinen unterschriebenen Vertrag. Scope Guard funktioniert für Projekte, die durch Unterschreiben eines Vertrags auf der Seite Verträge entstanden sind.
• Fast alles ist Unklar: Kaam360 hat wenig zum Vergleichen. Schreiben Sie die Liefergegenstände und was nicht enthalten ist in die Notizen des Vertrags, oder prüfen und speichern Sie die Zusammenfassung mit Plan aus dem Vertrag.
• Kein Preis ist ausgefüllt: Für die Personen des Projekts ist kein Verrechnungssatz festgelegt, oder Sie dürfen keine Projektkosten sehen. Geben Sie den Preis ein.