Zahlungen erfassen und verfolgen

Zahlungen zeigt die Geldseite Ihrer Projekte. Jedes Projekt hat Zahlungen (auch Raten oder Zahlungsbedingungen genannt). Jede durchläuft mehrere Phasen, bis das Geld auf der Bank ist. Ihre Zahlungsbedingungen kommen normalerweise aus dem Vertrag, Sie müssen sie also selten von Hand eintippen.

Die Phasen einer Zahlung

1. Wartet auf Freigabe: Der Kunde hat die Arbeit noch nicht genehmigt.
2. Freigegeben: Der Kunde hat sie genehmigt. Die Zahlung kann nun in Rechnung gestellt werden.
3. In Rechnung gestellt: Sie haben die Rechnung verschickt.
4. Eingegangen: Das Geld ist auf Ihrer Bank.

An Ihren Zahlungen arbeiten

1. Öffnen Sie Zahlungen im Modul Finanzen des Menüs. Jede Zahlung jedes Projekts steht in einer Liste.
2. Die vier Felder oben (Wartet auf Freigabe, Freigegeben, In Rechnung gestellt, Eingegangen) zeigen, wie viel Geld sich in welcher Phase befindet. Klicken Sie auf ein Feld, um diese Phase ein- oder auszublenden. Eingegangene Zahlungen sind zunächst ausgeblendet, sodass die Liste nur zeigt, was noch Aufmerksamkeit braucht. Klicken Sie auf Eingegangene Zahlungen anzeigen, um sie ebenfalls zu sehen.
3. Um eine Zahlung weiterzubringen, klicken Sie auf die Schaltfläche am Ende ihrer Zeile (Als abgenommen markieren, Als in Rechnung gestellt markieren oder Als eingegangen markieren) oder wählen Sie die Phase in der Liste Phase. Kaam360 trägt das heutige Datum ein. Ändern Sie das Datum, wenn das tatsächliche Datum ein anderes war.
4. Klicken Sie auf einen Betrag, einen Zahlungsnamen oder einen Hinweis, um ihn zu ändern. Tragen Sie im Hinweis zum Beispiel die Rechnungsnummer ein oder wen Sie nachfragen sollten.
5. Nutzen Sie das Suchfeld, Projektleitung und Gruppieren nach, um sich zu konzentrieren. Gruppieren Sie nach Projektleitung, um zu sehen, welche Projektleitung auf welche Zahlungen wartet, mit den Summen oben in jeder Gruppe. Gruppieren Sie nach Projekt, um den Vertragsbetrag eines Projekts zu sehen und zu bearbeiten.
6. Um eine Zahlung abzurechnen, drücken Sie am Ende ihrer Zeile auf Rechnung für diese Zahlung schreiben. Hat eine Zahlung schon eine Rechnung, wird stattdessen deren Nummer angezeigt. Siehe Rechnungen erstellen und senden.
7. Klicken Sie auf die Download-Schaltfläche, um die Liste, die Sie gerade ansehen, Nach Excel exportieren.

Nachweis der Abnahme

Eine Zahlung kann Wartet auf Freigabe erst verlassen, wenn ein Nachweis der Abnahme durch den Kunden dazu abgelegt ist: ein Foto, ein Scan, eine PDF oder eine beliebige andere Datei (Programme sind nicht erlaubt, höchstens 25 MB).

• Wenn Sie bei einer Zahlung ohne Nachweis auf Als abgenommen markieren klicken (oder eine andere Phase wählen), öffnet sich ihr Bereich und fragt nach der Datei. Wählen Sie sie und klicken Sie auf Anhängen und weiter; die Zahlung geht dann von selbst weiter.
• Klicken Sie am Zeilenende auf Nachweis (n) · Bemerkungen (n), um die Dateien einer Zahlung zu sehen, zu öffnen, hinzuzufügen oder zu entfernen. Eine Zahlung, die abgenommen oder weiter ist, behält immer mindestens einen Nachweis: Hängen Sie zuerst die neue Datei an und entfernen Sie dann die alte.
• Dasselbe gilt, wenn Sie eine Zahlung hinzufügen, die schon Freigegeben, In Rechnung gestellt oder Eingegangen sein soll: Sie wird als wartend auf Freigabe angelegt, und der Bereich fragt nach dem Nachweis.
• Ein Kunde, der im Kundenportal abnimmt, braucht keine Datei: Seine eigene Abnahme ist der Nachweis.

Bemerkungen

Jede Zahlung führt eine Liste datierter Bemerkungen, damit ihre Geschichte festgehalten wird, während sie passiert: „Scheck eingegangen, wird am Montag gutgeschrieben“, „Kunde bat um eine neue Rechnung“. Das ist vor allem für die Buchhaltung gedacht.

• Klicken Sie am Zeilenende einer Zahlung auf Nachweis (n) · Bemerkungen (n), suchen Sie Bemerkungen, tippen Sie die Notiz und klicken Sie auf Bemerkung hinzufügen.
• Bemerkungen werden mit der neuesten zuerst angezeigt, jeweils mit Verfasser und Zeitpunkt. Sie lassen sich danach weder ändern noch entfernen: Wenn etwas falsch war, fügen Sie eine neue Bemerkung hinzu, die es richtigstellt.
• Zum Schreiben brauchen Sie das Recht Zahlungsvermerke hinzufügen (Manager haben es; ein Administrator kann es unter Rollen anderen geben, etwa dem Buchhaltungsteam). Alle, die Zahlungen sehen dürfen, können sie lesen.

Teilzahlungen

Kunden bezahlen eine Zahlung nicht immer auf einmal. Erfassen Sie jeden Betrag, wenn er eingeht, und Kaam360 führt den Restbetrag.

• Klicken Sie am Zeilenende einer Zahlung auf Nachweis (n) · Bemerkungen (n) und suchen Sie Eingegangenes Geld. Dort stehen der Betrag, was Bisher eingegangen ist und der Restbetrag.
• Sobald die Zahlung Freigegeben oder In Rechnung gestellt ist, tippen Sie den Eingegangener Betrag, prüfen das Datum, ergänzen eine Referenz (etwa eine Scheck- oder Überweisungsnummer) und klicken auf Eingang erfassen. Sie können weniger als den Restbetrag eintragen, aber nie mehr.
• Die Zahlung bleibt in ihrer Phase, und die Zeile zeigt „Eingegangen … · Rest …“. Summen, Dashboard, Liquiditätsprognose und Gewinn zählen nur, was wirklich eingegangen ist, und nur der Restbetrag ist noch einzuziehen.
• Wenn die Eingänge den ganzen Betrag erreichen, wird die Zahlung Eingegangen, und zwar an dem Tag, an dem das letzte Geld kam. Als eingegangen markieren erfasst den noch offenen Rest als letzten Eingang. Eine Rechnung als bezahlt zu markieren, tut dasselbe für ihre Zahlung.
• Jeder Eingang schreibt auch eine Zeile in die Bemerkungen der Zahlung. Um einen irrtümlich erfassten Eingang zu korrigieren, klicken Sie daneben auf Entfernen: Der Restbetrag kommt zurück, und eine vollständig eingegangene Zahlung geht in ihre frühere Phase zurück. Eine Zahlung mit eingegangenem Geld lässt sich nicht auf „Wartet auf Freigabe“ zurücksetzen und ihr Betrag nicht unter das Eingegangene senken, bis die Eingänge entfernt sind.
• Hat die Zahlung eine Rechnung, zählt das hier erfasste Geld auch auf der Rechnung: Sie fordert nur noch, was offen ist, Erinnerungen und Mahngebühren hören auf, sobald nichts mehr offen ist, und eine vollständig erhaltene Zahlung markiert ihre Rechnung als bezahlt. Wird ein Zahlungseingang entfernt, ist die Rechnung wieder offen. Geld, das vor dem Versand der Rechnung erfasst wurde, zählt beim Versand mit. Ein Zahlungseingang aus einem Scheck, einer Vorauszahlung, Jetzt bezahlen oder einer Gutschrift wird dort rückgängig gemacht, woher er kam (beim Scheck, bei der Vorauszahlung, durch eine Erstattung in Stripe oder bei der Gutschrift). Eine auf der Rechnung mit Zahlung erfassen erfasste Zahlung wird auf der Rechnung rückgängig gemacht.

Eine Zahlung hinzufügen oder entfernen

• Klicken Sie auf Zahlung hinzufügen, wählen Sie das Projekt, geben Sie den Betrag und einen optionalen Namen ein (zum Beispiel Bei Go-live), wählen Sie die Phase und klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn das Projekt einen Vertragsbetrag hat, zeigt Kaam360 an, wie viel noch nicht eingeplant ist, und bietet an, diesen Betrag zu verwenden.
• Mit Entfernen am Ende einer Zeile löschen Sie eine Zahlung. Sie werden um Bestätigung gebeten.

Wenn die Zahlungen eines Projekts nicht dem Vertragsbetrag entsprechen, sagt Kaam360 Ihnen, wie viel noch nicht eingeplant ist (bei Gruppierung nach Projekt).

Die anderen Seiten von Finanzen

• Dashboard: das Geld auf einen Blick. Vier Zahlen (Bereit zum Einziehen, Wartet auf Freigabe, In den letzten 30 Tagen eingegangen und Vertragswert), ein Balken, der zeigt, wo das Geld steht, eine Tabelle mit jeder Projektleitung und dem, worauf sie wartet, und eine kurze Nachfassliste. Klicken Sie auf eine Zahl oder den Namen einer Projektleitung, um die passenden Zahlungen zu öffnen.
• Berichte: einfache Berichte rund ums Geld, jeweils in einem eigenen Reiter. Wer welches Geld verantwortet listet die Projekte jeder Projektleitung mit dem Geld in jeder Phase auf. Wie lange Geld wartet zeigt Geld, das freigegeben oder in Rechnung gestellt, aber nicht bezahlt ist, aufgeteilt in bis zu 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage. Monatlich eingegangen zeigt, was in den letzten 12 Monaten eingegangen ist. Ausgaben je Verantwortlichem (für Personen, die Projektkosten sehen dürfen) zeigt, was die Projekte jeder Projektleitung bisher gekostet haben und voraussichtlich kosten werden, im Vergleich zum Vertragsgeld. Cashflow-Prognose (im Business-Tarif) zeigt, wann Geld voraussichtlich in den nächsten 6, 12 oder 18 Monaten eintrifft. Wählen Sie eine Projektleitung, um einen Bericht einzugrenzen, und klicken Sie auf die Download-Schaltfläche, um ihn in Excel zu öffnen.

Die älteren Seiten Nach Projekt, Zahlungsbedingungen, Zu reifen und Tabelle sind jetzt alle Teil von Zahlungen. Alte Links funktionieren weiterhin und führen Sie dorthin.

Wenn etwas schiefgeht

In der Tabelle entfernt das Setzen eines Betrags auf 0 diese Rate. Geben Sie den Betrag erneut ein, um sie zurückzubekommen.