Belege und Lieferantenrechnungen automatisch lesen

Belege von Hand abzutippen ist mühsam. Kaam360 kann ein Foto oder PDF eines Belegs oder einer Lieferantenrechnung lesen und Betrag, Steuer, Datum, Lieferant und Währung für Sie ausfüllen. Sie prüfen die Vorschläge immer zuerst: Nichts wird gespeichert, bevor Sie die Speichern-Schaltfläche des Formulars drücken.

Das Lesen geschieht auf dem eigenen Server von Kaam360. Ihre Belege werden nie an eine andere Firma geschickt, und es wird kein externer Dienst und kein Konto benötigt.

Einen Beleg für eine Ausgabe lesen

1. Öffnen Sie Ausgaben im Modul Finanzen.
2. Drücken Sie oben im Feld Beleg lesen auf Fotos oder PDFs Ihrer Belege wählen. Auf dem Telefon können Sie das Foto direkt aufnehmen. Sie können mehrere auf einmal wählen (bis zu 10).
3. Jede Datei wartet, bis sie an der Reihe ist, und wird gelesen, meist in wenigen Sekunden. Sie können währenddessen weiterarbeiten: Das Feld zeigt Wartet, Wird gelesen und dann Fertig.
4. Ist eine Lesung fertig, öffnen sich ihre Vorschläge neben dem Bild. Jeder sagt, wie sicher sich der Leser ist (Sicher, Ziemlich sicher oder Bitte prüfen) und aus welcher Zeile des Belegs er stammt. Öffnen Sie Was der Leser gesehen hat, um alle Zeilen zu sehen; die verwendeten sind hervorgehoben.
5. Haken Sie an, was übernommen werden soll. Ist die Summe nicht die richtige, wählen Sie einen anderen Betrag vom Beleg. Könnten Tag und Monat vertauscht sein (03/04/2025), wählen Sie das richtige Datum.
6. Drücken Sie Formular ausfüllen. Das Formular rechts wird ausgefüllt: Bezahlt an, Betrag, Enthaltene Steuer, Datum, Währung und Typ.
7. Prüfen Sie jedes Feld, ergänzen Sie Wofür war es? und das Projekt, und drücken Sie Einreichen. Das Foto oder PDF wird als Beleg der Ausgabe angehängt.

Nicht der richtige? Drücken Sie Verwerfen (die Datei wird gelöscht) oder Nicht verwenden über dem Formular.

Um einen Beleg zu lesen, der bereits an einer Ihrer wartenden Ausgaben hängt, drücken Sie daneben unter Meine Ausgaben auf Beleg lesen und Angaben ausfüllen.

Eine Lieferantenrechnung lesen

1. Öffnen Sie Lieferantenrechnungen im Modul Einkauf und drücken Sie Rechnung erfassen.
2. Drücken Sie im Feld Lieferantenrechnung lesen auf Foto oder PDF der Rechnung wählen.
3. Prüfen Sie die Vorschläge und drücken Sie Formular ausfüllen. Der Lieferant wird an seiner Steuernummer, seiner E-Mail oder Website oder seinem Namen erkannt; Ihre Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Währung werden ausgefüllt und bei einer Rechnung ohne Bestellung eine Zeile mit dem Nettobetrag und dem Steuersatz.
4. Ist der Lieferant noch nicht in Ihrer Liste, drücken Sie Als Lieferanten hinzufügen (die Angaben können Sie später ergänzen).
5. Prüfen Sie die Zeilen und drücken Sie Rechnung speichern. Das PDF oder Foto wird bei der Rechnung und auf der Seite des Lieferanten abgelegt.

Bei einer bestehenden Rechnung drücken Sie Bearbeiten: Unter Oder eine bereits bei dieser Rechnung abgelegte Datei lesen wählen Sie eine ihrer Dateien zum Lesen.

Es lernt von Ihnen

Jedes Mal, wenn Sie eine Ausgabe oder Rechnung aus einer Lesung speichern, merkt sich Kaam360 für diesen Lieferanten oder dieses Geschäft: den Namen, welche Zeile Summe und Steuer enthält, ob Datumsangaben mit dem Tag oder dem Monat beginnen, die Währung und die Art der Ausgabe. Der nächste Beleg wird besser gelesen. Es lernt nur aus Gespeichertem, nie aus verworfenen Vorschlägen.

Was es gut liest und was nicht

• Fotos (JPG, PNG, TIFF, BMP, GIF) und PDFs bis 15 MB. Hat ein PDF eigenen Text, wird dieser verwendet (genau und sofort); ein gescanntes PDF wird aus seinem Bild gelesen. Nur die ersten 3 Seiten werden gelesen.
• Summen mit Bezeichnungen wie Total, Grand total, Amount due, Net payable, Balance due, Gesamtbetrag oder Zu zahlen, auf Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Portugiesisch, Indonesisch, Türkisch, Arabisch und Urdu; Steuern wie MwSt, USt, VAT, GST, TVA, KDV oder PPN; Beträge wie 1,234.56, 1.234,56 oder mit arabischen und Urdu-Ziffern; Datumsangaben in den meisten Formaten, auch mit Monatsnamen; Währungen über ihren Code (EUR, GBP...), ihr Zeichen (£, €, $, ₹) oder ihren lokalen Namen (Rs, Dhs, د.إ).
• Nicht gelesen werden: Handschrift, sehr unscharfe oder dunkle Fotos, WEBP- und HEIC-Fotos (nehmen Sie das Foto stattdessen als JPG auf) und die einzelnen Zeilen einer langen Rechnung (nur ihre Summen). Kann etwas nicht gelesen werden, erfahren Sie warum und können die Datei trotzdem anhängen und die Angaben eintippen.
• Tipp: Fotografieren Sie von direkt oben, bei gutem Licht, mit dem ganzen Beleg im Bild.

Für Administratoren: Einstellungen › Belege lesen

Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie Belege lesen (Administratoren oder alle mit dem Recht Belegerkennung verwalten). Dort können Sie:

• das Lesen für die ganze Organisation ein- oder ausschalten;
• auch Arabisch oder Urdu lesen lassen (arabische und Urdu-Ziffern werden immer verstanden);
• sehen, wie es in den letzten 30 Tagen lief, und jede Lesung: wer, wann, welche Datei, wie lange es dauerte und was geändert wurde (nie die Wörter der Belege);
• sehen, was über jeden Lieferanten gelernt wurde, und Diesen Lieferanten vergessen oder Alles vergessen drücken;
• Liste herunterladen drücken, um eine Tabelle der Lesungen zu erhalten.

Gut zu wissen

• Nur die Person, die einen Beleg geschickt hat, sieht seine Lesung. Wer Ausgaben einreichen darf, kann Belege lesen; wer das Recht Bei Lieferanten einkaufen hat, kann Lieferantenrechnungen lesen.
• Die Dateien zählen zum Speicherplatz Ihres Arbeitsbereichs. Eine Lesung, die niemand verwendet, wird nach einer Woche mit ihrer Datei verworfen; die aus verwendeten Belegen gelesenen Wörter werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Lesungen kommen nacheinander dran, eine nach der anderen, damit die Seite für alle schnell bleibt. Eine Lesung dauert höchstens eine Minute; jede Person kann 10 gleichzeitig warten lassen.
• Das Senden, Verwenden und Verwerfen von Lesungen sowie Änderungen der Einstellungen stehen im Aktivitätsprotokoll.