Handkasse: Kassen, Ausgaben mit Beleg, Auffüllungen und Zählungen

Die Handkasse ist das Bargeld, das ein Büro oder eine Person für kleine Ausgaben verwahrt: Briefmarken, ein Taxi, Tee für ein Treffen. Jede Kasse hat eine verantwortliche Person. Kaam360 führt, was in der Kasse sein sollte, jede Ausgabe mit Beleg, die Auffüllungen und die Zählungen.

Eine Kasse anlegen

1. Öffnen Sie Handkasse im Menü Finanzen (dazu brauchen Sie das Recht Handkasse verwalten) und klicken Sie auf Neue Kasse.
2. Geben Sie im Feld Name den Namen ein (zum Beispiel „Büro Karachi“) und optional das Büro oder die Filiale.
3. Wählen Sie unter Betreut von, wer sie führt. Angezeigt werden nur Personen, deren Rolle das Recht Eine Handkasse führen hat.
4. Wählen Sie die Währung, den Üblicher Betrag (Bestand), auf den die Kasse aufgefüllt wird, und Bargeld jetzt darin.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Ausgabe erfassen

1. Öffnen Sie die Kasse und klicken Sie auf Ausgabe erfassen.
2. Um Tipparbeit zu sparen, nutzen Sie Beleg lesen: Wählen Sie ein Foto oder PDF des Belegs und markieren Sie, was ins Formular übernommen werden soll (dasselbe Lesen wie bei Ausgaben).
3. Prüfen Sie Datum, Betrag, Typ und Wofür war es? und hängen Sie den Beleg an, falls er nicht gelesen wurde.
4. Klicken Sie auf Speichern. Der Saldo sinkt. Eine Ausgabe kann nie höher sein als das, was in der Kasse sein sollte.

Eine Auffüllung anfordern

Klicken Sie auf Auffüllung anfordern. Der vorgeschlagene Betrag bringt die Kasse wieder auf ihren üblichen Betrag. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden: Die Auffüllung geht an die unter Genehmigungsregeln gewählten Personen (standardmäßig die Teamleitung der verantwortlichen Person oder jemand mit dem Recht Auffüllungen der Handkasse genehmigen). Das Bargeld zählt, sobald sie genehmigt ist.

Das Bargeld zählen

Klicken Sie auf Bargeld zählen, geben Sie das gezählte Bargeld ein und klicken Sie auf Zählung speichern. Weicht es vom erwarteten Betrag ab, wird die Differenz erfasst (fehlendes Bargeld oder mehr als erwartet) und der Saldo folgt der Zählung. Jede Zählung steht unter Zählungen.

Korrekturen und Berichte

Wer die Handkasse verwaltet, kann eine versehentlich erfasste Ausgabe oder Auffüllung zurücknehmen (der Rückgängig-Pfeil). Die verantwortliche Person kann ihre eigene Auffüllung zurücknehmen, solange sie wartet. Nach Excel exportieren lädt die Einträge der Kasse mit dem Saldo nach jedem Eintrag herunter.