Zahlungserinnerungen: unbezahlte Rechnungen automatisch anmahnen

Kaam360 kann Ihre Kunden für Sie an unbezahlte Rechnungen erinnern: ein freundlicher Hinweis einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum, ein weiterer am Tag selbst, danach bestimmtere, solange die Rechnung offen bleibt. An einem Schritt Ihrer Wahl erhält der Kundenbetreuer eine Nachfass-Aufgabe, und eine Mahngebühr kann berechnet werden. Auch Ihr Team kann an zu zahlende Lieferantenrechnungen erinnert werden. Die Seiten heißen Zahlungserinnerungen (im Modul Finanzen) und Rechnungserinnerungen (im Modul Einkauf).

Erinnerungen einschalten

1. Öffnen Sie Zahlungserinnerungen und klicken Sie auf Einstellungen und Pläne.
2. Setzen Sie das Häkchen bei Kunden automatisch an unbezahlte Rechnungen erinnern.
3. Wählen Sie, wann Erinnerungen gehen dürfen: Von und Bis (in der Zeitzone Ihrer Organisation) sowie Höchstens so viele pro Tag. Setzen Sie Nur an Arbeitstagen, wenn an freien Tagen und Feiertagen nichts gehen soll.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Angemahnt werden nur Rechnungen, die aus Kaam360 per E-Mail gesendet wurden, an die Adresse, an die sie gingen. Setzen Sie Auch an Rechnungen erinnern, die von Hand als gesendet markiert wurden, damit für die übrigen die E-Mail-Adresse des Kunden (oder seines Hauptkontakts) verwendet wird.

Erinnerungspläne

Ein Plan ist die Liste der Schritte, gezählt ab dem Fälligkeitsdatum jeder Rechnung. Neue Arbeitsbereiche beginnen mit: 3 Tage vorher, am Fälligkeitstag, dann 3, 7, 14 und 30 Tage überfällig.

1. Klicken Sie unter Erinnerungspläne auf einen Plan, um ihn zu ändern, oder auf Neuer Plan.
2. Wählen Sie für jeden Schritt Vor dem Fälligkeitsdatum, Am Fälligkeitstag oder Nach dem Fälligkeitsdatum und die Anzahl der Tage.
3. Wählen Sie nach dem Fälligkeitsdatum, wie bestimmt er klingt: Freundlich, Bestimmt oder Letzte Mahnung.
4. Setzen Sie Rechnung anhängen (PDF) und, wenn Sie möchten, Kontoauszug des Kunden anhängen (PDF).
5. Klicken Sie auf + Schritt hinzufügen für weitere Schritte (bis zu 12) oder auf den Papierkorb, um einen zu entfernen. Klicken Sie auf Plan speichern.

Ein Plan ist der Standardplan: Jeder Kunde folgt ihm, sofern ihm kein anderer gegeben wurde. Um einem Kunden einen anderen Plan zu geben (zum Beispiel einen sanfteren für Schlüsselkunden), öffnen Sie den Kunden im CRM und klicken Sie auf der Karte Zahlungserinnerungen auf Ändern.

Der Text, in der Sprache jedes Kunden

• Lassen Sie den Text leer, um den eingebauten Text jedes Schritts zu verwenden. Er wird in die Sprache des Kunden übersetzt: die Sprache, die beim Kontakt des Kunden eingestellt ist, sonst die Sprache, wenn der Kunde keine hat des Plans.
• Um eigene Texte zu schreiben, öffnen Sie Text bei einem Schritt. Jede Sprache gilt für alle; klicken Sie auf eine Sprache, um eine Fassung für Kunden zu schreiben, die sie sprechen.
• Diese Wörter in geschweiften Klammern werden für jede Rechnung ausgefüllt: {customer}, {invoice}, {amount} (was nach Gutschriften noch offen ist), {due_date}, {days_late}, {organization}, {late_fee} und {fee_invoice}. {pay_link} ist die Online-Seite der Rechnung, auf der der Kunde sie bezahlen kann, sobald die Online-Zahlung eingerichtet ist (siehe Online bezahlt werden mit „Jetzt bezahlen“); bis dahin bleibt es leer.
• Wählen Sie eine Sprache und klicken Sie auf Vorschau, um die Erinnerung so zu sehen, wie ein Kunde sie erhält.
• Der Zusätzlicher Satz in jeder Erinnerung wird am Ende jeder Erinnerung angefügt.

Nachfassen und Mahngebühren

• Setzen Sie bei einem Schritt nach dem Fälligkeitsdatum Den Kundenbetreuer nachfassen lassen (eine Aufgabe und eine E-Mail). Der Betreuer des Kunden (oder die Person unter Wer nachfasst, wenn ein Kunde keinen Kundenbetreuer hat) erhält für diesen Tag eine Aufgabe in Aktivitäten und eine E-Mail.
• Wählen Sie bei einem Schritt nach dem Fälligkeitsdatum eine Mahngebühr: einen Betrag oder % des offenen Betrags. Die Gebühr wird als eigene Rechnung berechnet (die Rechnung des Kunden ändert sich nie), fällig nach der Frist unter Tage zum Bezahlen einer Mahngebühr. Sie wird der Erinnerung angehängt. Auf eine Gebühr wird nie eine Gebühr berechnet.
• Um eine Gebühr zurückzunehmen, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf der Karte Zahlungserinnerungen daneben auf Zurücknehmen. Ihre Rechnung wird storniert.
• Ein Schritt, der mehr als 7 Tage nach seinem Datum erreicht wird (zum Beispiel nach einer Pause oder wenn Erinnerungen gerade eingeschaltet wurden), sendet seine Erinnerung, verlangt aber nie ein Nachfassen und berechnet keine Gebühr.

Wann Erinnerungen enden

• Sie enden von selbst, wenn die Rechnung bezahlt, voll gutgeschrieben oder storniert ist.
• Setzen Sie auf der Rechnung Erinnerungen für diese Rechnung pausieren oder Der Kunde bestreitet diese Rechnung (keine Erinnerungen und keine Mahngebühr, bis Sie das Häkchen entfernen) und klicken Sie auf Speichern.
• Klicken Sie auf der Seite des Kunden auf Ändern und setzen Sie Erinnerungen für diesen Kunden pausieren, auf Wunsch mit Enddatum.
• Ein Kunde erhält nie mehr als eine Erinnerung pro Rechnung und Tag und nie außerhalb Ihrer Sendezeiten.

Verfolgen, was passiert

Auf Zahlungserinnerungen:

• Anstehend: was in den nächsten Tagen rausgeht, mit dem Schritt und ob nachgefasst oder eine Gebühr berechnet wird.
• Gesendet: jede Erinnerung, jedes Nachfassen und jede Mahngebühr. Suchen, nach Art und Datum filtern und mit Excel oder PDF herunterladen.
• Zurückgestellt: strittige und pausierte Rechnungen sowie pausierte Kunden.
• Bericht: gesendete Erinnerungen nach Schritt, wie viele Rechnungen innerhalb der gewählten Tage nach ihrer letzten Erinnerung bezahlt wurden, die durchschnittlichen Tage bis zur Zahlung und der eingenommene Betrag. Mit Excel oder PDF herunterladen.

Jede Rechnung zeigt ihre eigenen Erinnerungen auf der Karte Zahlungserinnerungen.

Erinnerungen an Lieferantenrechnungen

1. Öffnen Sie Rechnungserinnerungen.
2. Setzen Sie Das Team an zu zahlende Lieferantenrechnungen erinnern. Wählen Sie die Tage vor Fälligkeit, ob Auch am Fälligkeitstag erinnert wird, und Wenn überfällig: am Tag danach, dann alle (Tage).
3. Wählen Sie, Wer erinnert wird: Der Verantwortliche der Rechnung (wer den Lieferanten betreut oder die Rechnung erfasst hat), Alle, die bei Lieferanten einkaufen dürfen oder Beide.
4. Setzen Sie die Tageszusammenfassung, um eine E-Mail pro Tag mit allen Rechnungen statt einer E-Mail pro Rechnung zu erhalten. Klicken Sie auf Speichern.

Die Registerkarten Anstehend und Gesendet zeigen, was geplant ist und was rausging. Die Seite jeder Rechnung zeigt ihre Erinnerungen. Die Erinnerungen enden, wenn die Rechnung voll bezahlt oder storniert ist.

Wer was darf

In Rollen & Rechte unter Finanzen: Rechnungen sehen öffnet Zahlungserinnerungen und den Bericht. Zahlungserinnerungen einrichten schaltet sie ein, ändert Pläne, Texte, Mahngebühren und Sendezeiten und gibt einem Kunden einen anderen Plan. Rechnungen schreiben und senden pausiert Rechnungen und Kunden, markiert Rechnungen als strittig und nimmt Mahngebühren zurück. Rechnungserinnerungen brauchen Einkäufe ansehen; zum Ändern braucht es Bei Lieferanten einkaufen. Jede Änderung wird im Prüfprotokoll festgehalten.