Hauptbuch: Kontenplan, Buchungen und Finanzberichte

Das Hauptbuch führt die Bücher Ihrer Firma in doppelter Buchführung, direkt in Kaam360. Jeder Betrag wird zweimal erfasst: einmal im Soll eines Kontos und einmal im Haben eines anderen, sodass die Bücher immer ausgeglichen sind. Aus diesen Buchungen erstellt Kaam360 die Gewinn- und Verlustrechnung, die Bilanz und die Saldenliste.

Zum Öffnen brauchen Sie das Recht Hauptbuch ansehen, zum Buchen und Ändern von Konten Buchhaltung führen und zum Abschließen eines Zeitraums Bücher abschließen. Manager haben die ersten beiden; das Abschließen bleibt bei den Administratoren, bis sie es jemandem geben.

Der Kontenplan

1. Öffnen Sie Hauptbuch im Menü Finanzen und wählen Sie Kontenplan.
2. Beim ersten Mal erhalten Sie einen fertigen Kontenplan in Ebenen, wie es die meisten Rechnungslegungsstandards vorsehen: eine Klasse (zum Beispiel 1 Assets), eine Gruppe (11 Current assets), eine Untergruppe (111 Cash and bank) und die eigentlichen Konten (1000 Bank). Die Klassen sind 1 Aktiva, 2 Verbindlichkeiten, 3 Eigenkapital, 4 Erträge, 5 Umsatzkosten und 6 Betriebsaufwand.
3. Klassen, Gruppen und Untergruppen sind Überschriften: Sie addieren nur die Konten darunter. Buchungen gehen immer auf ein Konto.
4. Mit Konto hinzufügen legen Sie ein Konto an, zum Beispiel 6150 Internet als Ausgabe, und wählen bei Gehört unter die Überschrift. Bleibt das Feld leer, kommt es unter die Klasse seiner Art.
5. Mit Überschrift hinzufügen legen Sie eine eigene Gruppe oder Untergruppe an, zum Beispiel 631 IT-Kosten unter 6 Operating expenses.
6. Mit dem Stift benennen Sie ein Konto oder eine Überschrift um oder ändern den Code. Haken Sie Dies ist ein Bank- oder Kassenkonto bei Ihren Bankkonten und Kassen an.

Ein Konto mit Buchungen kann nicht entfernt werden: Haken Sie stattdessen Archiviert: wird für neue Buchungen nicht mehr verwendet an, seine Historie bleibt in den Berichten. Konten, die Kaam360 für automatische Buchungen nutzt (Forderungen, Umsatz, Steuer, Bank), können umbenannt, aber nicht entfernt werden. Eine Überschrift kann entfernt werden, sobald nichts mehr darunter liegt.

Eine Buchung erfassen

1. Klicken Sie auf Neue Buchung.
2. Wählen Sie das Datum, geben Sie eine Beschreibung ein (zum Beispiel „Inhaber hat Geld eingelegt“) und bei Bedarf eine Referenz.
3. Wählen Sie in jeder Zeile das Konto und tragen Sie den Betrag unter Soll oder Haben ein. Überschriften erscheinen grau in der Liste, damit Sie sich zurechtfinden, auswählen lassen sich aber nur Konten. Mit Zeile hinzufügen kommen weitere Zeilen dazu.
4. Achten Sie auf die Summen: Gebucht werden kann erst, wenn Ausgeglichen erscheint (Soll gleich Haben).
5. Klicken Sie auf In die Bücher buchen oder auf Als Entwurf speichern, um später weiterzumachen. Ein Entwurf ändert nichts an den Berichten.

Jede Buchung ist ein Beleg, und Kaam360 erkennt die Art an ihren Zeilen:

• ein Einnahmebeleg (RV-0001), wenn Geld auf ein Bank- oder Kassenkonto kommt;
• ein Ausgabebeleg (PV-0001), wenn Geld davon abgeht;
• ein Umbuchungsbeleg (CV-0001), wenn Geld nur zwischen Ihren eigenen Bank- und Kassenkonten wandert;
• ein Buchungsbeleg (JV-0001) für alles andere, etwa einen Verkauf auf Rechnung.

Jede Art hat ihre eigenen, lückenlosen Nummern. Buchungen von vor den Belegarten behalten ihre JE--Nummern. Wählen Sie im Journal unter Alle Belege eine Art, um nur diese zu sehen.

Gebuchte Einträge können nicht geändert oder gelöscht werden. Zum Korrigieren öffnen Sie den Eintrag und klicken auf Stornieren: Kaam360 bucht einen neuen Eintrag mit vertauschtem Soll und Haben, sodass sich beide aufheben. Buchen Sie dann den richtigen Eintrag.

Soll und Haben in Kürze: Aktiva und Aufwand steigen im Soll; Verbindlichkeiten, Eigenkapital und Erträge steigen im Haben. Geld auf der Bank ist Soll auf Bank; ein Verkauf ist Haben auf Sales.

Berichte

Wählen Sie Berichte, dann den Bericht, die Firma (bei mehreren Firmen) und den Zeitraum, und klicken Sie auf Anzeigen.

• Gewinn- und Verlustrechnung: die Erträge, dann Umsatzkosten und Bruttogewinn, dann sonstige Erträge und die Aufwendungen, mit dem Gewinn oder Verlust. Haken Sie Mit dem vorherigen Zeitraum vergleichen an, um den Zeitraum davor daneben zu sehen.
• Bilanz: was die Firma besitzt (Aktiva), schuldet (Verbindlichkeiten) und was den Eigentümern gehört (Eigenkapital), an einem Tag. Der Gewinn dieses Geschäftsjahres und der früherer Jahre werden getrennt gezeigt, daher brauchen Sie nie eine Abschlussbuchung zum Jahresende. Haken Sie Mit dem Vorjahr vergleichen an, um denselben Tag ein Jahr früher zu sehen.
• Saldenliste: der Saldo jedes Kontos an einem Tag, in einer Soll- und einer Haben-Spalte mit gleichen Summen, mit der Summe jeder Überschrift.
• Hauptbuch eines Kontos: jede gebuchte Zeile eines Kontos in einem Zeitraum, mit Anfangssaldo, laufendem Saldo und Endsaldo. Klicken Sie in einem Bericht oder im Kontenplan auf einen Kontonamen, um es zu öffnen. Ein Klick auf eine Überschrift zeigt die Zeilen aller Konten darunter.

Wählen Sie, wie genau der Bericht ist: Jedes Konto, Bis zu Untergruppen oder Nur Gruppen. Jede Überschrift zeigt die Summe der Konten darunter, und die Summen des Berichts ändern sich nie. Mit Excel oder PDF laden Sie jeden Bericht so herunter, wie er angezeigt wird. Berichte zählen nur gebuchte Einträge, jede Firma für sich, in deren Hauptwährung.

Die Bücher abschließen

Wenn ein Zeitraum abgeschlossen ist (zum Beispiel nach dem Jahresabschluss Ihres Steuerberaters), öffnen Sie Bücher abschließen, wählen das Datum bei Abschließen bis und klicken auf Speichern. Keine Buchung mit diesem Datum oder früher kann dann noch gebucht oder storniert werden. Um einen abgeschlossenen Zeitraum wieder zu öffnen, wählen Sie ein früheres Datum (oder leeren das Feld), geben einen Grund ein und klicken auf Speichern: Der Grund wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten. Hier wählen Sie auch, in welchem Monat das Geschäftsjahr beginnt im (zum Beispiel Juli), was die Bilanz und der Zeitraum Dieses Geschäftsjahr verwenden.

Automatische Buchungen

Kaam360 bucht Ihre Belege selbst ins Hauptbuch, damit Sie nichts doppelt eingeben. Für eine Firma, die nie etwas gewählt hat, wurde es ab dem Tag eingeschaltet, an dem diese Funktion zu Kaam360 kam. Wer das Recht Bücher abschließen hat, kann es ändern:

1. Öffnen Sie Hauptbuch und wählen Sie Automatische Buchungen.
2. Wählen Sie bei Belege buchen ab den ersten Tag, der gebucht wird (zum Beispiel den Tag nach Ihren Eröffnungssalden), oder leeren Sie das Feld, um automatische Buchungen auszuschalten.
3. Wählen Sie bei Bedarf, wohin Umsätze gehen auf, wohin Eingehendes und ausgehendes Geld geht auf, wohin Lieferantenrechnungen gehen auf, und ein Konto für jede Ausgabenart. Bei Das vorgegebene Konto nutzt Kaam360 die Konten des fertigen Kontenplans.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die Belege ab diesem Tag werden sofort gebucht, danach alle paar Minuten.

Was gebucht wird, jeweils als ausgeglichener Beleg in der Hauptwährung der Firma:

• Eine Rechnung, wenn sie versendet wird: was der Kunde schuldet, der Umsatz und die eingenommene Steuer.
• Geld, das auf eine Rechnung eingeht (als bezahlt markiert, eine Teilzahlung, Jetzt bezahlen oder ein eingereichter Scheck): ein Einnahmebeleg auf die Bank, abzüglich dessen, was der Kunde schuldet.
• Geld, das auf eine Projektzahlung eingeht, die noch nicht in Rechnung gestellt ist: ein Einnahmebeleg auf die Bank, gehalten unter Advances from customers. Sobald die Zahlung in Rechnung gestellt ist, wandert derselbe Beleg zu dem, was der Kunde schuldet.
• Eine Kundenanzahlung: ein Einnahmebeleg auf die Bank, gehalten unter Advances from customers. Wird sie auf eine Rechnung angerechnet, verschiebt ein Buchungsbeleg sie auf die Rechnung; nur der Rest der Rechnung zählt als neues Geld. Eine zurückgezahlte Anzahlung ist ein Ausgabebeleg.
• Eine Anzahlung an einen Lieferanten: ein Ausgabebeleg von der Bank, unter Advances paid to suppliers. Wird sie auf eine Rechnung angerechnet, begleicht sie die Rechnung, ohne die Bank zu berühren.
• Eine Gutschrift, wenn sie ausgestellt wird, und daraus zurückgezahltes Geld als Erstattung.
• Eine Lieferantenrechnung: der Aufwand, die gezahlte Steuer und was Sie dem Lieferanten schulden; und jede Zahlung darauf (ein ausgestellter Scheck, wenn die Bank ihn einlöst).
• Eine Ausgabe, wenn sie genehmigt wird (der Person geschuldet), und noch einmal, wenn sie erstattet wird.
• Handkasse (petty cash): der Anfangsbestand einer Kasse, jede Auffüllung von der Bank, jede Ausgabe (ihr Aufwandskonto und die Steuer) und jede Zähldifferenz, auf dem Konto Petty cash.
• Pay-now-Zahlungen, die in einer Stripe-Auszahlung auf die Bank kommen: zuerst auf Stripe clearing; am Eingangstag der Auszahlung geht der Nettobetrag auf die Bank und die Stripe-Gebühren auf Bank charges (siehe Online bezahlt werden mit Pay now).
• Ein realisierter Kursgewinn oder -verlust (eine Zahlung, Erstattung oder Gutschrift zu einem anderen Kurs als dem ihres Dokuments): auf Exchange gains and losses, das die Gewinn- und Verlustrechnung unter Sonstige Erträge zeigt. Nur für Geld, das sich ab dem Tag bewegt hat, an dem dies hinzukam, damit nichts bereits Gebuchtes geändert wird.

Belege mit einem Datum vor dem ersten Tag gehören zu Ihren Eröffnungssalden und werden nicht gebucht. Geld, das ab diesem Tag auf sie eingeht, wird gebucht, sodass diese Eröffnungssalden ausgeglichen werden. Jede Buchung wird zu den Wechselkursen am Datum ihres Belegs umgerechnet, sodass sich Buchungen im Hauptbuch nicht ändern, wenn die Kurse aktualisiert werden.

Automatische Buchungen sind im Journal als Automatisch markiert und folgen ihrem Beleg: Wird der Beleg geändert, storniert oder gelöscht, korrigiert Kaam360 die Buchung. Sie können sie selbst weder ändern noch stornieren; ändern Sie stattdessen den Beleg. Eine Buchung in einem abgeschlossenen Zeitraum wird nie geändert: Die Korrektur wird stattdessen im offenen Zeitraum gebucht (am Belegdatum, wenn es offen ist, sonst am Tag nach dem Abschlussdatum; bei einem stornierten oder entfernten Beleg an dem Tag, an dem es bemerkt wird).

Bankabstimmung

Vergleichen Sie das Hauptbuch mit Ihrem Kontoauszug, damit jede Zahlung erfasst ist und nichts doppelt vorkommt.

1. Öffnen Sie Hauptbuch und wählen Sie Bankabstimmung.
2. Wählen Sie das Bank- oder Kassenkonto. Die Bank- und Kassenkonten, die Sie in der Cashflow-Prognose angelegt haben, erscheinen von selbst im Kontenplan (unter Bank und Cash, mit Nummern wie 1000.1), sodass Sie nie zwei Listen führen.
3. Wählen Sie das Datum des Kontoauszugs und geben Sie den Endsaldo laut Kontoauszug ein.
4. Haken Sie jede Zeile ab, die auf dem Auszug steht. Differenz zum Kontoauszug zeigt, was noch fehlt.
5. Wenn die Differenz null ist, klicken Sie auf Abstimmung abschließen.

Die nächste Abstimmung beginnt beim Saldo dieses Auszugs. Eine Zeile auf dem Auszug, die noch nicht im Hauptbuch steht (Bankgebühren, Zinsen), ist meist noch zu erfassen: Buchen Sie sie mit einer Buchung und haken Sie sie dann ab. Unter Frühere Abstimmungen können Sie die letzte rückgängig machen. Eine bereits abgehakte Zeile wird von automatischen Buchungen nie umgeschrieben; ändert sich ihr Beleg, wird die Änderung als Korrektur gebucht.

Welches Bankkonto die automatischen Buchungen verwenden, wählen Sie unter Eingehendes und ausgehendes Geld geht auf in Automatische Buchungen.

Anlagen

Verteilen Sie die Kosten von Geräten, Fahrzeugen und Maschinen auf die Jahre, in denen Sie sie nutzen.

1. Öffnen Sie Hauptbuch, wählen Sie Anlagen und dann Anlage hinzufügen.
2. Geben Sie den Name, das Datum bei Gekauft am, die Kosten, den Wert am Ende der Nutzungsdauer (0 ist in Ordnung) und die Nutzungsdauer (Monate) ein, zum Beispiel 60 für fünf Jahre.
3. Wählen Sie die Methode: Linear schreibt jeden Monat denselben Betrag ab; Degressiv einen jährlichen Prozentsatz des Restwerts, also mehr in den ersten Jahren.
4. Wählen Sie bei Bezahlt mit die Bank (oder Accounts payable, oder Opening balances für etwas, das Sie schon besaßen). Wählen Sie Bereits in den Büchern, wenn der Kauf auf anderem Weg gebucht wurde.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Kaam360 bucht den Kauf und am Ende jedes Monats eine Abschreibung auf Depreciation und Accumulated depreciation, sodass die Bilanz die Anlage mit ihrem Restwert zeigt. Klicken Sie auf den Namen einer Anlage, um ihren Plan Monat für Monat zu sehen. Wenn Sie sie verkaufen oder ausbuchen, bearbeiten Sie sie und füllen Verkauft oder ausgebucht aus: Die Anlage verlässt die Bücher und der Gewinn oder Verlust wird gebucht.

Budgets

1. Öffnen Sie Hauptbuch und wählen Sie Budgets.
2. Wählen Sie das Geschäftsjahr. Geben Sie für jedes Ertrags- und Aufwandskonto ein Budget Monat für Monat ein, oder geben Sie bei Ganzes Jahr einen Jahresbetrag ein, um ihn gleichmäßig zu verteilen.
3. Klicken Sie auf Budget speichern.

Unter dem Budget vergleicht Budget gegen Ist es mit dem, was vom Jahresbeginn bis zu diesem Monat tatsächlich passiert ist, mit Differenz und verbrauchtem Prozentsatz. Ein Aufwandskonto, das bisher mehr als sein Budget ausgegeben hat, wird mit Über Budget markiert, und im Journal erscheint eine Warnung.

Noch nicht enthalten

Kursgewinne und -verluste werden nicht automatisch gebucht: Erfassen Sie sie mit einer Buchung. Wer Ihnen wie lange Geld schuldet, sehen Sie in Kundenkontoauszüge und den Zahlungsberichten (die Berichtsseite verlinkt sie auch); was Sie Lieferanten schulden, in den Einkaufsberichten. Kaam360 reicht nichts beim Finanzamt ein: Prüfen Sie Ihre Bücher mit Ihrem Steuerberater.