Ausgabenrichtlinien: Grenzen, Belege, Tagespauschalen und Kilometergeld

Unter Ausgabenrichtlinien schreiben Sie die Regeln, gegen die jede Ausgabe in dem Moment geprüft wird, in dem jemand sie einreicht: wie viel pro Ausgabe, pro Tag oder pro Monat, wann ein Beleg nötig ist und welche Arten von Ausgaben manche Personen gar nicht abrechnen dürfen. Außerdem pflegen Sie die Tagespauschalen und Kilometersätze, die man auswählt. Wer genehmigt und in wie vielen Schritten je nach Betrag, bleibt unter Genehmigungsregeln.

Eine Regel anlegen

1. Öffnen Sie Ausgabenrichtlinien im Menü Finanzen (dazu brauchen Sie das Recht Ausgabenregeln festlegen).
2. Klicken Sie auf Neue Regel und geben Sie ihr einen Namen (Name), zum Beispiel „Essen: höchstens 50 pro Tag“.
3. Wählen Sie die Art der Ausgabe, um die es geht, oder Jede Art.
4. Optional: Wählen Sie Nur für die Rolle (optional) oder Nur für das Team (optional). Leer gelassen gilt die Regel für alle.
5. Füllen Sie eines oder mehrere der Felder Grenze pro Ausgabe (optional), Grenze pro Tag (optional), Grenze pro Monat (optional) und Beleg nötig ab (optional) aus (0 bedeutet: immer ein Beleg). Beträge gelten in Ihrer Hauptwährung; Ausgaben in anderen Währungen werden umgerechnet.
6. Wählen Sie unter Wenn die Regel verletzt wird Warnen (die Ausgabe kann trotzdem eingereicht werden, und die genehmigende Person sieht die Warnung) oder Blockieren (sie kann nicht eingereicht werden).
7. Oder markieren Sie Diese Art ist für diese Personen nicht erlaubt: Eine solche Ausgabe wird immer blockiert.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Was die Mitarbeitenden sehen

Unter Ausgaben prüft das Formular die Regeln beim Ausfüllen. Ein gelber Kasten zeigt, was die genehmigende Person sieht; ein roter Kasten sagt, warum die Ausgabe so nicht eingereicht werden kann. Warnungen bleiben an der Ausgabe: Genehmigende sehen sie in der Liste und unter Genehmigungen.

Tagespauschalen und Kilometergeld

1. Klicken Sie unter Tagespauschalen und Kilometersätze auf Neuer Satz.
2. Wählen Sie die Art: Tagespauschale (ein Betrag pro Tag, zum Beispiel pro Stadt oder Land) oder Kilometergeld (ein Betrag pro Kilometer oder Meile, zum Beispiel „Eigenes Auto“).
3. Geben Sie den Name, den Betrag und die Währung ein und klicken Sie auf Speichern.

Man wählt dann bei einer Ausgabe die Art Tagespauschale oder Kilometergeld, den Satz, und gibt die Tage oder die Strecke ein: Der Betrag wird berechnet. Ein bereits verwendeter Satz kann nicht gelöscht werden; er wird stattdessen ausgeschaltet.

Genehmigungen nach Betrag

Damit große Ausgaben von mehreren Personen genehmigt werden (zum Beispiel über 1.000: die Führungskraft, dann die Buchhaltung), öffnen Sie Genehmigungsregeln in den Einstellungen und legen eine Regel für Ausgabe mit Mindestbetrag und den Schritten an. Die Regeln gelten der Reihe nach; die erste passende wird verwendet.

Gemeinsam erstatten

Unter Ausgaben sehen Personen, die Ausgaben genehmigen, den Bereich Gemeinsam erstatten: alle genehmigten, noch nicht erstatteten Ausgaben, nach Person. Markieren Sie die auf einmal erstatteten, wählen Sie Datum, Zahlungsart und Referenz und klicken Sie auf Markierte erstatten. Jede Ausgabe wird als erstattet markiert und jede Person informiert. Unter Frühere Auszahlungen lädt Liste für die Bank herunter, was jede Person erhalten hat, für die Sammelüberweisung Ihrer Bank.