Aufwandsbögen: Ihre Zeit jede Woche oder jeden Monat auf Ihre Projekte verteilen

Nicht jeder erfasst jeden Tag Stunden. Projektverantwortliche, Führungskräfte und andere, die an mehreren Projekten arbeiten, können stattdessen einen Aufwandsbogen ausfüllen: einmal pro Woche oder Monat geben sie an, welcher Teil ihrer Zeit in jedes Projekt ging, und fügen die sonstigen Ausgaben des Zeitraums hinzu. Wenn sie den Zeitraum abschließen, wird er Teil der Kosten jedes Projekts.

Ihren Aufwandsbogen ausfüllen

1. Öffnen Sie Aufwandsbögen im Menü unter Projektmanagement, Zeit.
2. Der Bogen des aktuellen Zeitraums öffnet sich. Mit den Pfeilen wechseln Sie zu einem anderen Zeitraum.
3. Wählen Sie unter Ihre Zeit für jedes Projekt ein Projekt bei Projekt hinzufügen und klicken Sie auf Hinzufügen. Geben Sie den Anteil Ihrer Zeit für jedes Projekt ein. Zusammen höchstens 100 %: der Rest ist Zeit, die nicht auf Projekte entfiel.
4. Wählen Sie unter Sonstige Ausgaben des Zeitraums das Projekt, das Datum, die Kategorie und den Betrag, fügen Sie eine Notiz und einen Beleg hinzu, falls vorhanden, und klicken Sie auf Ausgabe hinzufügen.
5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Arbeit zu sichern.
6. Wenn der Zeitraum vorbei ist, klicken Sie auf Zeitraum abschließen und dann auf Ja, abschließen.

Die Projektlisten zeigen die Projekte, die Ihnen gehören oder in denen Sie Mitglied sind. Um ein anderes Projekt zu wählen, setzen Sie das Häkchen bei Alle Projekte anzeigen.

Nach dem Abschließen ist der Bogen gesperrt. Wenn etwas nicht stimmt, bitten Sie die Person, die Aufwandsbögen verwaltet, ihn wieder zu öffnen.

Wie er berechnet wird

Für jedes Projekt wird Ihr Anteil an Ihren Arbeitsstunden im Zeitraum (Ihre Schicht, abzüglich Urlaub und Feiertagen) zu Ihren üblichen Stundenkosten berechnet, abzüglich der Stunden, die Sie auf diesem Projekt ohnehin erfasst haben (die zählen bereits als Arbeit). Das steht im Tab Kostenrechnung des Projekts unter Projektmanagement sowie in Gewinn und Portfolio. Die Ausgaben kommen zu den Ausgaben des Projekts. Ein abgeschlossener Zeitraum wird nie noch einmal als Zeit einer verantwortlichen Person oder über einen Anteil Ihres Monats berechnet. Siehe Was ein Projekt wirklich kostet.

Erinnerungen

Wenn ein Zeitraum zu Ende ist und Ihr Bogen nicht abgeschlossen ist, erinnert Kaam360 Sie in der Glocke und per E-Mail, und einige Tage später noch einmal, wenn er noch offen ist. Um die E-Mails abzustellen, entfernen Sie auf Mein Profil den Haken bei „E-Mail an mich, wenn mein Aufwandsbogen fällig ist“. Führungskräfte können die Erinnerungen unter Wer und wie oft für alle ausschalten.

Für Führungskräfte

Wer das Recht hat, Aufwandsbögen zu verwalten, sieht auf Aufwandsbögen zwei weitere Tabs:

• Alle: der Bogen jeder Person für den Zeitraum, Offen, Geschlossen oder Überfällig, mit Anteil auf Projekten und Ausgaben. Klicken Sie auf das Auge, um einen Bogen zu öffnen. Um einen abgeschlossenen Bogen wieder zu öffnen, füllen Sie Warum wird er wieder geöffnet? aus und klicken Sie auf Wieder öffnen. Der Grund kommt ins Audit-Protokoll und die Person wird benachrichtigt. Niemand kann den eigenen Bogen wieder öffnen: Das muss eine andere Person tun, die Aufwandsbögen verwaltet, oder eine Administratorin bzw. ein Administrator.
• Wer und wie oft: Wählen Sie Wöchentlich (Montag bis Sonntag) oder Monatlich, schalten Sie die Erinnerungen ein oder aus und haken Sie die Personen an, die Aufwandsbögen ausfüllen.

Wenn etwas schiefgeht

• Aufwandsbögen fehlt im Menü: Bitten Sie die Person, die Aufwandsbögen verwaltet, Ihren Namen anzuhaken.
• Sie können nicht speichern: Die Anteile ergeben mehr als 100 %; senken Sie sie.
• Eine Ausgabe wird abgelehnt: Ihr Datum muss im Zeitraum des Bogens liegen.