Kundenportal: Angebote, Freigaben und geteilte Dateien

Im Kundenportal melden sich die Personen bei Ihren Kunden an, um die Zusammenarbeit mit Ihnen zu verfolgen. Es zeigt das Logo und die E-Mail-Farbe Ihres Unternehmens (unter Unternehmen in den Einstellungen festgelegt). Neben ihren Projekten kann es ihre Angebote, die Liefergegenstände, die auf ihre Freigabe warten, und die Dateien zeigen, die Sie mit ihnen teilen. Wie Sie Personen hinzufügen, steht in Ihren Kunden einen eigenen Zugang geben (Kundenbenutzer).

Angebote für einen Kundenbenutzer anzeigen

1. Öffnen Sie Benutzer im Bereich Verwaltung, wählen Sie den Reiter Kundenbenutzer und öffnen Sie die Person.
2. Setzen Sie unter Im gesamten Kundenportal das Häkchen bei Angebote sehen. Dafür brauchen Sie das Recht, das CRM zu sehen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Person sieht nun Angebote in ihrem Portal: jedes gesendete Angebot ihres Unternehmens. Entwürfe werden nie angezeigt. Sie kann es lesen, PDF herunterladen, Angebot annehmen (sie gibt ihren vollständigen Namen ein und bestätigt per Häkchen) oder mit einem Kommentar Änderungen anfragen.

Wenn ein Kunde antwortet

• Angenommen: Das Angebot wird sofort als angenommen markiert, und sein Deal übernimmt den Betrag, wie wenn Sie es selbst markieren.
• Änderungen angefragt: Das Angebot bleibt gesendet. Ändern Sie es und senden Sie es erneut.
• In beiden Fällen erhalten der Verantwortliche des Angebots und die Person, die es geschrieben hat, eine Benachrichtigung und eine E-Mail.
• Beim Angebot zeigt Antworten aus dem Kundenportal, wer wann von welcher Internetadresse geantwortet hat, den gesehenen Betrag und den Kommentar. Das Aktivitätsprotokoll hält dasselbe fest.

Liefergegenstände zur Freigabe

Stellen Sie die Datei mit Proofing zur Prüfung bereit und setzen Sie die Häkchen bei Dem Kunden im Kundenportal zeigen (er kann kommentieren) und Auch den Kunden um Genehmigung bitten. Kundenbenutzer mit Proofs prüfen für dieses Projekt erhalten eine E-Mail, und der Liefergegenstand erscheint unter Genehmigungen in ihrem Portal. Jede neue Version fragt erneut. Wenn sie freigeben oder Änderungen anfragen, werden ihr Name, die Uhrzeit und ihre Internetadresse bei dieser Version festgehalten. Siehe Proofing: Bilder, PDFs und Videos kommentieren und jede Version genehmigen.

Dateien mit dem Kunden teilen

1. Öffnen Sie das Projekt und seinen Reiter Dokumente.
2. Klicken Sie neben einer Datei auf die Laden-Schaltfläche (Mit dem Kunden in seinem Portal teilen). Sie erhält die Kennzeichnung Mit dem Kunden geteilt.
3. Klicken Sie erneut darauf, um das Teilen zu beenden.

Geteilte Dateien erscheinen unter Geteilte Dateien auf der Projektseite im Portal, für Kundenbenutzer und Portal-Links. Auch die Meilensteine des Projekts werden dort mit ihren Daten angezeigt.

Rechnungen und Kontoauszüge

1. Öffnen Sie den Kundenbenutzer wie oben.
2. Setzen Sie unter Im gesamten Kundenportal das Häkchen bei Rechnungen und Kontoauszüge sehen. Dafür brauchen Sie das Recht, Rechnungen zu sehen.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Person sieht nun Rechnungen: jede Rechnung, die Sie ihrem Unternehmen ausgestellt haben (gesendet oder bezahlt; Entwürfe und stornierte Rechnungen nie), mit dem, was noch zu zahlen ist, und Kontoauszug ansehen für ihren Kontoauszug. Beides lässt sich als PDF herunterladen. Jede Rechnung zeigt So zahlen Sie mit den Zahlungshinweisen der Rechnung. Online-Zahlung wird im Portal noch nicht angeboten.

Support an einem Ort

Kundenbenutzer, die bei einem ihrer Projekte Tickets erstellen dürfen, sehen Support: die Tickets all dieser Projekte zusammen, eine Suche in Ihren Hilfeartikeln und Ticket erstellen mit Auswahl des Projekts. Die Tickets kommen wie gewohnt unter Tickets an. Siehe Kunden Tickets in ihrem Portal erstellen lassen.

Wenn etwas nicht klappt

• Der Kunde sieht keine Rechnungen: Setzen Sie für die Person Rechnungen und Kontoauszüge sehen und prüfen Sie, ob die Rechnung an ihr Unternehmen gesendet wurde.
• Der Kunde sieht keine Angebote: Setzen Sie für die Person Angebote sehen und prüfen Sie, ob das Angebot für ihr Unternehmen ist und gesendet wurde.
• Ein Angebot kann nicht angenommen werden: Es ist vielleicht abgelaufen (das Datum Gültig bis ist vorbei) oder schon angenommen.
• Der Kunde sieht einen Liefergegenstand nicht: Er muss im Portal angezeigt werden, und die Person braucht Proofs prüfen für das Projekt.
• Der Kunde sieht eine Rechnung oder ein Angebot eines Projekts nicht: Er sieht nur die der Projekte, die er erhalten hat (und die, die zu keinem Projekt gehören). Kreuzen Sie das Projekt für ihn an.
• Kontoauszug ansehen zeigt nichts: Der Kontoauszug zählt alle Rechnungen der Firma zusammen, daher müssen alle Projekte der Firma für ihn angekreuzt sein.