QuickBooks oder Xero verbinden

Wenn Ihre Buchhaltung in QuickBooks Online oder Xero arbeitet, kann Kaam360 dorthin senden, was Sie hier tun: jede ausgestellte Rechnung, ihren Kunden, Gutschriften und die Zahlungen, die Sie erhalten. Das geschieht von selbst etwa jede Minute, in eine Richtung: von Kaam360 zum Buchhaltungsprogramm. Auf Wunsch auch Lieferantenrechnungen, was Sie darauf zahlen, und die Ausgaben, die Sie Ihrem Team erstatten.

Wer es nutzen kann: Administratoren und alle, deren Rolle das Recht Buchhaltungssoftware verbinden hat (siehe Eigene Rollen erstellen). Es gehört zum Business-Paket.

1. Verbinden

1. Drücken Sie Einstellungen und dann die Karte Buchhaltung (unter Finanzen).
2. Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, wählen Sie zuerst das Unternehmen. Jedes Unternehmen verbindet seine eigene QuickBooks-Firma oder Xero-Organisation.
3. Drücken Sie QuickBooks verbinden oder Xero verbinden.
4. Melden Sie sich bei QuickBooks oder Xero an, wählen Sie Ihre Firma (in Xero: Organisation ankreuzen) und drücken Sie Verbinden bzw. Allow access.
5. Sie kommen zu Kaam360 zurück. Reicht Ihre Xero-Anmeldung für mehrere Organisationen, wählen Sie die richtige und drücken Sie Diese Organisation verwenden.

Sie können beide verbinden, zum Beispiel während eines Wechsels. Jedes erhält alles.

2. Zuordnung wählen

Direkt nach dem Verbinden öffnet sich Zuordnung und Einstellungen (Sie können es jederzeit wieder öffnen):

1. Erlöskonto (Xero) oder Produkt oder Leistung (QuickBooks): wohin die Rechnungspositionen gebucht werden. In QuickBooks wird das Erlöskonto des Produkts verwendet.
2. Bankkonto für Zahlungen: wo erhaltene Zahlungen erfasst werden.
3. Belege senden, ausgestellt ab: Ältere Belege bleiben unberührt, weil sie meist schon in Ihrer Buchhaltung sind. Voreingestellt ist der Erste dieses Monats.
4. Kreuzen Sie Erhaltene Zahlungen senden (auch Teilzahlungen und Online-Zahlungen), Gutschriften senden und wofür sie verwendet wurden und Rechnungen in Kaam360 als bezahlt markieren, wenn sie in QuickBooks vollständig bezahlt sind (oder Xero) an oder ab.
5. Wählen Sie unter Steuersätze für jeden Ihrer Kaam360-Steuersätze den passenden Satz im Buchhaltungsprogramm, dazu Keine Steuer und Ältere Rechnungen mit einem Steuersatz. Kaam360 schlägt eine Zuordnung vor (markiert mit Vorschlag): Prüfen Sie sie.
6. Drücken Sie Speichern. Das Senden beginnt innerhalb einer Minute.

3. Was gesendet wird

• Kunden: nach Namen zugeordnet (in Xero auch nach E-Mail-Adresse); gibt es keinen, wird der Kunde angelegt.
• Rechnungen, sobald sie ausgestellt sind (gesendet oder als gesendet markiert), nie Entwürfe. Mit Nummer, Daten, Referenz, Positionen, Steuer und Währung. Die Summen stimmen auf den Cent mit Kaam360 überein.
• Gutschriften und die Rechnungen, auf die sie angewendet wurden.
• Erhaltene Zahlungen, auch Teilzahlungen und Online-Zahlungen. Wird eine Zahlung in Kaam360 entfernt, wird sie auch dort entfernt. Eine Rückerstattung in Stripe verringert oder entfernt diese Zahlung dort, sodass eine wieder geöffnete Rechnung auch dort offen ist (die Rückerstattung selbst wird dort nicht als Rückerstattung gebucht: erfassen Sie sie bei Bedarf im Buchhaltungsprogramm).
• Storniert Rechnungen und Gutschriften werden dort ebenfalls storniert (in QuickBooks wird eine stornierte Gutschrift gelöscht).
• Nichts wird doppelt gesendet: Kaam360 merkt sich, was aus jedem Datensatz wurde, und sucht vor dem Anlegen nach einer Rechnung mit derselben Nummer.
• Wurde eine Rechnung direkt in QuickBooks oder Xero vollständig bezahlt, markiert Kaam360 sie hier einmal als bezahlt (wenn das Kästchen angekreuzt ist). Das Aktivitätsprotokoll vermerkt es.

Rechnungen und Ausgaben

Unter Rechnungen und Ausgaben in Zuordnung und Einstellungen können Sie auch senden, was Sie ausgeben. Beides ist aus, bis Sie es anhaken:

1. Haken Sie Lieferantenrechnungen und ihre Zahlungen senden an. Jeder Lieferant wird dort angelegt (in QuickBooks als Vendor; hat ein Kunde bereits denselben Namen, heißt der Vendor "Name (supplier)"), und jede Rechnung mit Nummer, Referenz des Lieferanten, Daten, Positionen, Versandkosten, Steuer und Währung. Zahlungen, die Sie zu einer Rechnung erfassen, werden als Rechnungszahlungen gesendet; eine entfernte Zahlung wird dort ebenfalls entfernt, und eine stornierte Rechnung wird gelöscht (QuickBooks) oder storniert (Xero).
2. Haken Sie Ausgaben senden, sobald sie der Person erstattet wurden an. Eine Ausgabe wird gesendet, wenn sie als erstattet markiert ist: in QuickBooks als Purchase (Expense), in Xero als Spend-Money-Buchung, über den erstatteten Betrag und mit dem Namen der Person. Wird die Erstattung zurückgenommen, wird sie dort entfernt.
3. Wählen Sie das Aufwandskonto: Rechnungspositionen kommen dorthin, ebenso Ausgaben, deren Art kein eigenes Konto hat.
4. Wählen Sie das Bankkonto, von dem Rechnungen und Ausgaben bezahlt werden.
5. Wählen Sie unter Steuer auf Rechnungen und Ausgaben für jeden Satz auf Rechnungen, für keine Steuer und für die Steuer auf Ausgaben den passenden Vorsteuersatz.
6. Unter Ausgabenart können Sie jeder Art von Ausgabe (zum Beispiel Reisen) ein eigenes Konto geben. Lassen Sie Das Aufwandskonto oben stehen, um das Hauptkonto zu verwenden.
7. Klicken Sie auf Speichern.

4. Verfolgen

Die Karte jedes Programms zeigt die letzte Synchronisation, was Am letzten Tag gesendet wurde, was Wartet und was Fehlgeschlagen ist.

• Jetzt synchronisieren sendet sofort, was wartet.
• Synchronisationsprotokoll listet jeden Datensatz mit seinem Status. Kreuzen Sie Nur Probleme an, um nur Fehlgeschlagenes zu sehen, mit der Erklärung des Buchhaltungsprogramms (zum Beispiel ein gesperrter Zeitraum oder ein fehlender Steuersatz).
• Ein Fehler wird von selbst nach 1, 5 und 30 Minuten, 2 Stunden und 12 Stunden erneut versucht. Danach wartet er auf Sie: Beheben Sie die Ursache und drücken Sie Erneut versuchen in der Zeile oder Alle fehlgeschlagenen erneut versuchen. Auch das Speichern von Zuordnung und Einstellungen versucht alles Fehlgeschlagene erneut.
• Senden pausieren hält das Senden eine Weile an; Senden fortsetzen macht dort weiter.

Trennen

Drücken Sie Trennen (zweimal, zur Bestätigung). Kaam360 gibt seine Berechtigung bei QuickBooks oder Xero zurück und vergisst seine Schlüssel. Was schon gesendet wurde, bleibt in Ihrem Buchhaltungsprogramm. Verbinden Sie später dieselbe Firma wieder, wird nichts doppelt gesendet.

Wenn etwas nicht klappt

• Noch nicht verfügbar: Die Betreiber von Kaam360 haben dieses Programm noch nicht eingeschaltet. Fragen Sie den Support.
• Neu verbinden nötig: Die Berechtigung ist abgelaufen (QuickBooks nach 100 Tagen ohne Nutzung, Xero nach 60) oder wurde im Buchhaltungsprogramm entzogen. Drücken Sie Erneut verbinden; bereits Gesendetes wird nicht doppelt gesendet.
• Eine Zeile im Synchronisationsprotokoll sagt, dass ein Steuersatz keine Zuordnung hat: Wählen Sie ihn unter Steuersätze in Zuordnung und Einstellungen und drücken Sie Speichern.
• Sie brauchen nur eine Datei für Ihre Buchhaltung? Siehe Rechnungen erstellen und senden für den Download (eine Tabelle oder eine Datei für Xero oder QuickBooks), der weiterhin funktioniert.