تتبّع المخزون: ما لديك، وأين، ومتى تعيد الطلب

إذا كنت تبيع بضائع، يستطيع Kaam360 متابعة كم لديك من كل صنف وأين. ينخفض المخزون تلقائيًا عندما تسلّم إلى عميل، ويرتفع عندما تصل بضائع من مورد. وعند الحاجة تصححه وتجرده يدويًا، وتنقله بين الأماكن، وتُبلَّغ عندما يقترب صنف من النفاد. الصفحات موجودة في وحدة المخزون والمستودعات: المخزون وحركات المخزون والمستودعات.

اختر الأصناف التي تُتتبَّع

يُحتفظ بالمخزون للأصناف الموجودة في قائمة المنتجات (ضمن المبيعات). الخدمات والبنود الأخرى لا تُعدّ أبدًا.

1. افتح المخزون واضغط تتبّع صنفًا.
2. اختر الصنف. اكتب كم لديك الآن في المتوفر الآن (اختياري): يُسجَّل ذلك كجرد.
3. اكتب حد إعادة الطلب إذا أردت أن تُبلَّغ عندما ينخفض المخزون، وتكلفة الوحدة الواحدة.
4. اضغط ابدأ التتبع.

من الآن، كل سطر في أمر بيع أو أمر شراء مختار من المنتجات يحرّك مخزونه. أما السطر الذي كتبته بنفسك (غير مختار من القائمة) فلا يحرّكه.

ما تعرضه صفحة المخزون

لكل صنف متتبَّع:

• المتوفر: كم يوجد في كل مواقعك معًا. وتحت الاسم ترى كم يوجد في كل موقع، عندما يكون هناك أكثر من موقع.
• محجوز للطلبات: كم يجب أن تسلّمه أوامر البيع المؤكدة بعد.
• المتاح: المتوفر ناقص المحجوز: ما يمكنك أن تعد به بعد.
• حد إعادة الطلب والقيمة بالتكلفة (المتوفر مضروبًا في تكلفة الوحدة، بعملتك الرئيسية).

تُعلَّم الأصناف عند حد إعادة الطلب أو أقل بعلامة منخفض، والأصناف تحت الصفر بعلامة أقل من الصفر. حدّد المخزون المنخفض فقط لرؤيتها وحدها. اضغط تصدير إلى Excel لتنزيل القائمة. اضغط صنفًا لفتح صفحته: مخزونه في كل موقع، وأوامر البيع الموعود بها، وإعداداته، وسجله الكامل.

كيف يتحرك المخزون تلقائيًا

• التسليم: عندما تحفظ تسليمًا في أمر بيع، تخرج الكميات المسلَّمة من الموقع الافتراضي. والتراجع عن التسليم يعيدها. عند وجود أكثر من موقع، اختر موقعًا آخر في من المستودع في نموذج التسليم.
• الاستلام: عندما تضغط استلام البضائع في أمر شراء، تدخل الكميات الواصلة إلى الموقع الافتراضي. وإزالة استلام البضائع تُخرجها مرة أخرى. عند وجود أكثر من موقع، اختر موقعًا آخر في إلى المستودع في النموذج.
• التكلفة: في كل مرة تصل فيها بضائع مقابل أمر شراء، تصبح تكلفة الوحدة متوسط ما كان لديك وما وصل (بسعر الأمر بعد الخصم، بعملتك الرئيسية).

تصحيح المخزون وجرده ونقله

تحتاج إلى صلاحية إدارة المخزون. في المخزون، أو في صفحة صنف:

1. اضغط تصحيح المخزون لإضافة مخزون وجدته أو طرح مخزون تلف أو فُقد. اكتب التغيير (مثلًا 5 أو -5) واذكر السبب.
2. اضغط جرد المخزون بعد عدّ الرفوف. اكتب كم لديك فعلًا: يسجّل Kaam360 الفرق.
3. اضغط نقل المخزون لنقل البضائع من موقع إلى آخر، مثلًا من المستودع إلى متجر.

يحصل كلٌّ منها على مرجع (ADJ-0001 للتصحيحات والجرد، وTR-0001 للنقل) ويُحفظ في السجل مع التاريخ والملاحظة ومن قام به.

حركات المخزون

تعرض حركات المخزون كل تغيير في المخزون، الأحدث أولًا: التسليمات، والبضائع المستلمة، والتصحيحات، والجرد، والنقل بين المواقع، مع المخزون المتبقي بعد كل حركة ومن قام بها. صفِّ حسب النوع والموقع والتواريخ، وابحث بالصنف أو المرجع أو الملاحظة، واضغط تصدير إلى Excel. اضغط رقم مذكرة تسليم أو استلام بضائع لفتح المستند الذي جاءت منه.

المستودعات والمواقع الأخرى

افتح المستودعات لعرض الأماكن التي تحتفظ فيها بالمخزون: مستودع أو متجر أو شاحنة. يبدأ Kaam360 معك بموقع اسمه Main warehouse. اضغط موقع جديد لإضافة آخر. أحد المواقع هو افتراضي: تدخل البضائع المستلمة والمسلَّمة وتخرج منه. لا يمكن إيقاف موقع فيه مخزون: انقل المخزون أولًا. يبدأ نموذجا التسليم واستلام البضائع بالموقع الافتراضي، ويمكنك اختيار موقع آخر فيهما.

عندما يصبح المخزون أقل من الصفر

في المستودعات أيضًا، اختر ما يحدث عندما يجعل تسليم أو تصحيح أو نقل أو استلام محذوف المخزون أقل من الصفر:

• اسمح به مع تحذير (الخيار المعتاد): ينبّهك نموذج التسليم مسبقًا، وتُعلَّم الحركة بعلامة أقل من الصفر في السجل، ويُبلَّغ من يديرون المخزون.
• اسمح به دون تحذير: للأعمال التي تسلّم قبل تسجيل دخول البضائع.
• ارفضه: لا يُحفظ التسليم (أو الحركة الأخرى) حتى يتوفر مخزون كافٍ.

تنبيهات انخفاض المخزون

مرة في اليوم يفحص Kaam360 الأصناف التي لها حد إعادة طلب. عندما ينخفض مخزون صنف إلى هذا الحد أو أقل، يُبلَّغ كل من يحق له إدارة المخزون في جرس الإشعارات وبالبريد الإلكتروني. تُبلَّغ مرة واحدة في كل مرة ينخفض فيها: عندما يرتفع المخزون فوق الحد مرة أخرى (مثلًا بعد وصول بضائع)، يُبلَّغ عن الانخفاض التالي من جديد.

من يستطيع فعل ماذا

في الأدوار والصلاحيات، ضمن المخزون والمستودعات: عرض المخزون تفتح الصفحات. وإدارة المخزون تختار الأصناف المتتبَّعة وحدود إعادة الطلب والتكاليف، وتصحح المخزون وتجرده وتنقله، وتهتم بالمواقع وبالإعداد أعلاه، وتتلقى تنبيهات انخفاض المخزون. يملك المديرون الصلاحيتين من البداية. المخزون جزء من الباقات التي تشمل المبيعات.